Zasadniczo podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu pracownikowi tworzy przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej, ustala się ją z faktycznego okresu zatrudnienia, za pełne miesiące kalendarzowe. Wynagrodzeniem jest tu przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe (zwykle 13,71 proc. łącznie).

Zwolnienie ze składek na ZUS

Jednak w przypadku pracowników wykonujących pracę za granicą, nie zawsze przychód faktycznie otrzymany jest przyjmowany do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, w tym ubezpieczenie chorobowe. Należy mieć tu na względzie zwolnienie ze składek na ZUS części wynagrodzenia delegowanego.

Z podstawy składkowej wyłączona jest część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców. Dotyczy to osób, których przychód jest wyższy niż prognozowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. Wyłączenie obejmuje kwotę równą diecie przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu. Wysokość tej diety określają przepisy dotyczące należności dla pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Zastrzeżono przy tym, że miesięczny przychód stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia.

Jeżeli faktyczny przychód pracownika przekracza przeciętne wynagrodzenie, to przy ustalaniu kwoty, która zostanie wykazana jako podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, przyjmuje się wspomniany przychód po odjęciu równowartości urzędowych diet przysługujących z tytułu zagranicznych podróży służbowych, za każdy dzień pobytu. Tak ustalony miesięczny przychód tych osób, który stanowi podstawę wymiaru składek, nie może być niższy od przeciętnego wynagrodzenia.

Minimalny próg

Minimalna podstawa wymiaru składek jest w każdym przypadku równa pełnej kwocie przeciętnego wynagrodzenia i nie ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do okresu przebywania pracownika za granicą, jeżeli był on tam tylko przez część miesiąca, ani za okres, za który nie otrzymywał wynagrodzenia, np. w związku z pobieraniem przez część miesiąca zasiłku.

Jeżeli miesięczny przychód pracownika nie przewyższa kwoty przeciętnego wynagrodzenia, to podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika wykonującego pracę za granicą stanowi jego faktyczny przychód (bez pomniejszania o równowartość diet). Przy tego typu ustaleniach brany jest pod uwagę łączny przychód pracownika uzyskany w danym miesiącu, a więc zarówno za pracę za granicą, jak i za pracę w Polsce, jeżeli pracownik w tym samym miesiącu wykonywał pracę w Polsce i za granicą.

Szczególne przypadki ustalania podstawy składek

Właśnie ze względu na szczególne zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników wykonujących pracę za granicą, podstawę wymiaru przysługujących tym pracownikom zasiłków wyznacza się według zmodyfikowanych reguł. Jak wynika z komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej, są one następujące:

1) wypłacone pracownikowi w danym miesiącu, łącznie z wynagrodzeniem „podstawowym” za ten miesiąc, składniki wynagrodzenia przysługujące za inny miesiąc (np. wynagrodzenie za godziny nadliczbowe wypłacone za dwa ostatnie miesiące, podwyżka miesięcznego wynagrodzenia wypłacona z okresem wstecznym) są traktowane tak jak wynagrodzenie za miesiąc, za który jest wypłacone „podstawowe” wynagrodzenie miesięczne,

2) składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc (np. kwartał, rok) są traktowane tak jak składniki przysługujące za okresy miesięczne i są uwzględniane łącznie z „podstawowym” wynagrodzeniem za dany miesiąc,

3) nie wyłącza się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo za okres pobierania zasiłków,

4) nie wyłącza się składników wynagrodzenia przysługujących pracownikowi do określonego terminu,

5) nie uzupełnia się wynagrodzenia w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy.

Te wyjątkowe reguły ustalania podstawy wymiaru zasiłków dla pracowników delegowanych dotyczą wszystkich przypadków, a więc zarówno takich, gdy miesięczny przychód pracownika jest wyższy niż kwota przeciętnego wynagrodzenia, jak i tych, kiedy miesięczny przychód pracownika nie przewyższa tej kwoty. [przykłady 1–3 s. D1]

Zasada przyjmowania do ustalenia podstawy wymiaru zasiłków wynagrodzenia wypłaconego „w danym miesiącu” dotyczy nie tylko składników miesięcznych, ale również przysługujących za okresy dłuższe niż miesiąc (kwartalne, roczne). Składniki te są doliczane do wynagrodzenia za miesiąc, w którym nastąpiła ich wypłata. [przykłady 4 i 5 s. D1] ©℗

przykład 1

Wyliczenie podstawy zasiłku chorobowego przy delegacji do Niemiec

Pracownik zatrudniony od 1 sierpnia 2025 r. wykonujący pracę w Niemczech, zachorował 10 września br. Na przychód pracownika za sierpień, w przeliczeniu na złote, składało się:

  • wynagrodzenie zasadnicze 7000 zł,
  • premia miesięczna 1500 zł,
  • świadczenie z tytułu zakwaterowania pracownika w kwocie 1800 zł miesięcznie.

Łączny przychód wyniósł 10 300 zł. Kwota przychodu pomniejszona o równowartość diet była niższa od kwoty przeciętnego wynagrodzenia (wynoszącego 8673 zł), czyli podstawa wymiaru składek za sierpień wyniosła 8673 zł, a w konsekwencji podstawa wymiaru zasiłku za wrzesień wynosi: 7483,93 zł (8673 zł – 13,71 proc.).

przykład 2

Pominięcie premii wypłaconej po chorobie przy ustalaniu podstawy

Pracownik delegowany ma prawo do wynagrodzenia zasadniczego w stałej miesięcznej stawce, płatnego ostatniego dnia każdego miesiąca oraz premii miesięcznej z terminem płatności 10. dnia miesiąca następnego. Pracownik jest zatrudniony od 1 lipca br. 5 września zachorował. Otrzymał:

  • w lipcu – wynagrodzenie zasadnicze za lipiec,
  • w sierpniu – premię miesięczną za lipiec i pensję za sierpień,
  • we wrześniu – premię za sierpień i wynagrodzenie za wrzesień

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się z uwzględnieniem oskładkowanego wynagrodzenia za okres od lipca do sierpnia. Premia miesięczna wypłacana w następnym miesiącu podlega uwzględnieniu jako przychód za miesiąc, w którym została wypłacona. To oznacza, że premia za sierpień wypłacona we wrześniu nie zostanie uwzględniona w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego za okres wrześniowej niezdolności do pracy.

przykład 3

Przychód z pierwszego miesiąca pracy wliczany do podstawy zasiłku w kolejnym okresie

Pracownik jest zatrudniony od 7 sierpnia 2025 r. i wykonuje pracę za granicą. Od 28 sierpnia jest niezdolny do pracy z powodu choroby. Faktyczny przychód za okres od 7 do 27 sierpnia, po przeliczeniu na złote, wyniósł 4890 zł. Ponieważ nie przewyższył on kwoty przeciętnego wynagrodzenia wynoszącego 8673 zł, nie podlega pomniejszeniu o równowartość diet. Wynagrodzenie za sierpień zostanie wypłacone we wrześniu. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za sierpień wynosi 0 zł. Natomiast uzyskany za sierpień przychód stanowi podstawę wymiaru składek za wrzesień. Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego pracownikowi należy uwzględnić przychód za sierpień, wypłacony we wrześniu, bez uzupełniania, tj. kwotę 4890 zł, po pomniejszeniu o 13,71 proc., czyli 4219,58 zł.

przykład 4

Premia kwartalna doliczana do przychodu miesiąca, w którym została wypłacona

Pracownik wykonujący pracę za granicą ma prawo do wynagrodzenia zasadniczego w stałej miesięcznej kwocie oraz do premii kwartalnej. Wynagrodzenie zasadnicze jest mu wypłacane do 28 dnia każdego miesiąca, a premia kwartalna – do 10 dnia pierwszego miesiąca następnego kwartału kalendarzowego. Pracownik jest zatrudniony od 2 maja 2025 r., a zachorował we wrześniu br. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przyjmuje się wynagrodzenie podlegające oskładkowaniu, za okres od maja do sierpnia. W tym czasie pracownik otrzymał:

  • w maju – wynagrodzenie zasadnicze za maj,
  • w czerwcu – wynagrodzenie zasadnicze za czerwiec,
  • w lipcu – wynagrodzenie zasadnicze za lipiec oraz premię kwartalną za II kwartał,
  • w sierpniu – wynagrodzenie zasadnicze za sierpień

Premia kwartalna wypłacona w lipcu podlega uwzględnieniu jako przychód za ten miesiąc.

przykład 5

Obliczanie podstawy zasiłku przy częściowej delegacji i odliczeniu diet zagranicznych

Pracownik został zatrudniony od 1 lipca 2025 r. W okresie od 1 do 13 lipca pracował w Polsce, a od 14 lipca br. został oddelegowany do pracy do Niemiec. Od 29 do 31 lipca był niezdolny do pracy z powodu choroby. Ponadto, w okresie pracy w Polsce pracownik miał jeden dzień usprawiedliwionej niepłatnej nieobecności. Wynagrodzenie polskie wyniosło 3968 zł, a za pracę za granicą – 1200 euro. Wynagrodzenia są płatne ostatniego dnia każdego miesiąca. Od 28 sierpnia pracownik jest w Polsce.

Przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku przysługującego pracownikowi wykonującemu pracę za granicą nie ma zastosowania zasada dotycząca uzupełniania wynagrodzenia, jeżeli pracownik z przyczyn usprawiedliwionych nie przepracował wszystkich dni w miesiącu, ale co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy albo gdy jego niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego kalendarzowego miesiąca zatrudnienia. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się więc przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po pomniejszeniu o potrącone pracownikowi składki na ubezpieczenia społeczne, bez uzupełniania. Dotyczy to zarówno przypadków, w których miesięczny przychód pracownika przewyższa kwotę przeciętnego wynagrodzenia, jak i gdy nie przekracza tej kwoty.

To samo dotyczy sytuacji, gdy pracownik przez część miesiąca pracował w Polsce, a przez pozostałą za granicą. Wtedy też nie ma możliwości uzupełnienia ani części wynagrodzenia otrzymanego za pracę w kraju, ani za granicą.

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego, które przysługuje pracownikowi za 6 dni zwolnienia lekarskiego należy obliczyć według sumy faktycznego wynagrodzenia, które pracownik otrzymał od 1 do 13 lipca br. z tytułu pracy w Polsce oraz od 14 do 27 lipca za pracę za granicą, bez uzupełniania. Ostatecznie podstawę stanowi przychód, który jest podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za sierpień, po pomniejszeniu o część 13,71 proc.

Przechodząc do konkretów, zagraniczny przychód, w przeliczeniu na złotówki, wyniósł 5127,84 zł (przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu; dlatego też do obliczeń został przyjęty kurs z 30 lipca 2025 r., tj. 4,2732 zł). Łączny faktyczny przychód za sierpień wynosi 9095,84 zł (5127,84 zł + 3968 zł). Jest on wyższy niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie, stąd cały przychód pracownika pomniejsza się o równowartość diet. Dieta za dobę podróży do Niemiec wynosi 49 euro, a część zwolniona to 2931,42 zł (49 euro x 14 dni za granicą x 4,2732 zł). Przychód po odliczeniu kwoty zwolnienia:

9095,84 zł – 2931,42 zł = 6164,42 zł

Tak ustalona kwota przychodu jest niższa od pełnej miesięcznej kwoty przeciętnego wynagrodzenia. Dlatego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi kwota przeciętnego wynagrodzenia, tj. 8673 zł. Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego za lipiec wyniosła 7483,93 zł:

8673 zł – (8673 zł x 13,71 proc.) = 7483,93 zł ©℗

Podstawa prawna

• art. 3 pkt 3, art. 36 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 501)

• par. 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 316)