Jakie obowiązki ma pracodawca w związku z przejściem pracownika na emeryturę

Obowiązki pracodawcy związane z przejściem pracownika na emeryturę wynikają z art. 125 oraz w art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z FUS. Na podstawie tych przepisów jest on zobowiązany m.in. do:

• przygotowania wniosku o emeryturę,
• współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania emerytury,
• wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do emerytury i jej wysokości,
• wystawiania dokumentów potwierdzających okresy pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• wystawiania zaświadczeń o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconego za okresy, za które przychód ten przysługuje, a także o wysokości innych składników wliczanych do podstawy wymiaru świadczeń,
• przedłożenia organowi rentowemu, za zgodą pracownika, wniosku o emeryturę, nie później niż na 30 dni przed zamierzonym terminem przejścia pracownika na to świadczenie.

Wypełnienie wniosku o emeryturę

Przy realizacji pierwszego z wymienionych obowiązków najlepiej, aby pracodawca wypełnił wniosek o emeryturę na formularzu opracowanym przez ZUS (druk EMP), gdyż tylko wtedy ma gwarancję, że zamieści tam wszystkie informacje niezbędne do przyznania pracownikowi świadczenia oraz prawidłowego ustalenia jego wysokości.

We wstępnej części formularza (na pierwszej stronie) osoba upoważniona do sporządzenia wniosku w imieniu pracodawcy wskazuje datę sporządzenia wniosku, zamieszcza swoją pieczątkę oraz składa swój podpis. Przed jego wypełnieniem pracodawca powinien uważnie przeczytać ,,Informację do wniosku o emeryturę” oraz pozyskać od pracownika wszystkie aktualne dane i informacje, które będzie musiał podać w formularzu. Chodzi m.in. o:

• dane osobowe i adresowe,
• dane dotyczące aktualnie pobieranych świadczeń i dodatków z ubezpieczeń społecznych i z zaopatrzenia emerytalnego,
• informację, czy i z jakim innym pracodawcą pracownik pozostaje obecnie w stosunku pracy oraz kiedy nastąpi rozwiązanie stosunku pracy,
• informację, czy pracownik ma okresy ubezpieczenia/zamieszkania w państwach UE/EFTA, w Wielkiej Brytanii albo w państwach, z którymi Polska zawarła dwustronną umowę o zabezpieczeniu społecznym,
• deklarację co do formy wypłaty emerytury (przekazem pocztowym lub na rachunek bankowy), a w przypadku wyboru bezgotówkowej formy wypłaty – numer rachunku bankowego.

Zarówno formularz wniosku o emeryturę, jak i wspomnianą informację można pobrać ze strony internetowej ZUS (wchodząc w zakładkę wzory formularzy).

Należy zaznaczyć, że podpis na dokumencie, nawet w sytuacji, gdy jest on faktycznie sporządzany przez pracodawcę, składa zawsze sam pracownik. Podpisem tym wnioskodawca potwierdza prawdziwość danych zawartych w treści wniosku.

Pomoc w skompletowaniu dokumentacji

Do wniosku o emeryturę trzeba zwykle dołączyć określone dokumenty niezbędne do ustalenia prawa i wysokości świadczenia. Jak już wcześniej wspomniałem, pracodawca musi pomóc pracownikowi skompletować tę dokumentację.

Osoby urodzone po 31 grudnia 1948 r. (a do takiej grupy wiekowej zalicza się pracownik z przedstawionego stanu faktycznego) przechodzą na emeryturę ustalaną według tzw. nowych zasad. Jedynym warunkiem przyznania tej emerytury jest ukończenie wieku emerytalnego (w przypadku mężczyzn – 65 lat). Jej wysokość uzależniona jest przede wszystkim od kwoty składek emerytalnych zgromadzonych na indywidualnym koncie ubezpieczonego w ZUS (z uwzględnieniem ich waloryzacji) za okres od 1 stycznia 1999 r. oraz od wartości średniego dalszego trwania życia właściwego dla wieku przejścia na emeryturę. Wszystkie dane dotyczące wysokości składek ma ZUS (na podstawie dokumentów ubezpieczeniowych przekazywanych przez płatników składek), w związku z czym pracownik nie musi przedkładać żadnych dokumentów potwierdzających te dane.

W przypadku osób, które pracowały przed 1999 r., dodatkowym składnikiem emerytury jest kapitał początkowy. Jest on ustalany na podobnych zasadach jak stara emerytura dla osób urodzonych przed 1 stycznia 1949 r., a to oznacza, że na jego ustalenie ma wpływ długość stażu składkowego i nieskładkowego (w tym przypadku wyłącznie sprzed 1999 r.) oraz wysokość wynagrodzeń z tego okresu.

ZUS, co do zasady, nie ma informacji o stażu pracy i wynagrodzeniach poszczególnych ubezpieczonych z okresu przypadającego przed 1 stycznia 1999 r., gdyż zatrudniający ich płatnicy składek rozliczali się w tym okresie (z pewnymi wyjątkami) za pomocą deklaracji bezimiennych. Oznacza to, że w celu ustalenia kapitału początkowego trzeba przedłożyć w ZUS odpowiednie dokumenty, z których będą wynikały wymienione informacje.

Ustalenie kapitału początkowego

Kapitał początkowy stanowi część nowej emerytury, która odzwierciedla przebieg kariery zawodowej przed 1 stycznia 1999 r. Jeśli więc pracownik urodzony po 31 grudnia 1948 r. był zatrudniony przed 1 stycznia 1999 r., nie ma jeszcze ustalonego kapitału początkowego i nie złożył w ZUS dokumentacji niezbędnej do jego ustalenia, pracodawca kompletujący dokumentację emerytalną pracownika powinien do wniosku o emeryturę dołączyć takie dokumenty. Należą do nich dokumenty potwierdzające:

• okresy składkowe i nieskładkowe przebyte przed 1 stycznia 1999 r. (np. świadectwa pracy, zaświadczenia, legitymacje ubezpieczeniowe zawierające odpowiednie wpisy dotyczące okresów zatrudnienia, zaświadczenia szkoły wyższej o okresie odbytych studiów, książeczki wojskowe potwierdzające okresy służby wojskowej, oświadczenia o sprawowaniu opieki nad dziećmi wraz z odpisami aktów ich urodzenia itd.),
• wynagrodzenia uzyskiwane w poszczególnych latach kariery zawodowej przed 1999 r., tj. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu lub legitymacje ubezpieczeniowe zawierające odpowiednie wpisy dotyczące uzyskiwanych wynagrodzeń.

Do wniosku o emeryturę można też dołączyć wypełnione podanie o ustalenie kapitału początkowego – formularz o symbolu EKP, podpisany przez pracownika. Jednak w razie niedołączenia tego formularza, ZUS ustali kapitał w oparciu o ten pierwszy dokument.

Co jeszcze trzeba dołączyć

Dodatkowe dokumenty muszą dołączyć do wniosku o emeryturę z tytułu ukończenia powszechnego wieku emerytalnego te osoby, które przed 2009 r. przepracowały co najmniej 15 lat w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, a nie mają z tytułu wykonywania takiej pracy ustalonego prawa do wcześniejszej emerytury ani do emerytury pomostowej. Chodzi o dokumenty potwierdzające okresy pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze wymienione w wykazie A lub B (w załącznikach do rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze), przebyte do końca 2008 r. Dokumenty te posłużą do ustalenia rekompensaty z tytułu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, która powiększy kapitał początkowy i wpłynie na wysokość emerytury.

Zakres informacji, jakie powinien podać w tych dokumentach, uzależniony jest od tego, czy zobowiązany był do stosowania resortowych wykazów takich prac, wydanych w odpowiednim zarządzeniu lub uchwale. Jeśli je stosował, to musi określić nie tylko okres i rodzaj pracy wykonywanej w szczególnych warunkach stale i w pełnym wymiarze ściśle według wykazu, działu i pozycji rozporządzenia, lecz także stanowisko pracy wymienione w wykazie, dziale, pozycji i punkcie zarządzenia resortowego lub uchwały.

W przypadku, gdy pracodawca od dnia swojego powstania miał status zakładu prywatnego i nigdy nie stosował resortowych wykazów, zakres informacji, jakie powinien podać w świadectwie pracy, jest węższy. Potwierdzając bowiem okresy zatrudnienia w szczególnych warunkach wykonywanego na danym stanowisku pracy, musi powołać się wyłącznie na rodzaj pracy wymieniony w odpowiednim wykazie, dziale i pozycji rozporządzenia.

Do wniosku o emeryturę należy też dołączyć wypełniony dokument, który potwierdzi przebieg ubezpieczenia. Chodzi o informację o okresach składkowych i nieskładkowych (formularz: ERP-6), gdy wnioskodawca ma przebyte wyłącznie okresy składkowe i nieskładkowe w Polsce lub wypełniony formularz unijny E 207 PL (jeśli wnioskodawca udowodnił nie tylko polskie okresy, lecz także okresy przebyte w państwach należących UE/EFTA lub Wielkiej Brytanii). Przekazana informacja o przebiegu ubezpieczenia pomoże organowi rentowemu ustalić okres uprawniający do podwyższenia nowej emerytury do kwoty najniższego świadczenia – jeżeli zajdzie taka potrzeba (tzn. gdy wyliczona kwota świadczenia okaże się niższa od kwoty najniższej emerytury).

Do jakiej jednostki ZUS

W przypadku pracownika urodzonego po 31 grudnia 1948 r. pracodawca nie musi składać w ZUS, w imieniu pracownika, skompletowanej dokumentacji niezbędnej do przyznania emerytury. Wniosek wraz z załącznikami składa we właściwej placówce ZUS sam pracownik. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby to pracodawca w imieniu pracownika złożył w ZUS wymaganą dokumentację emerytalną. Należy to zrobić osobiście lub za pośrednictwem poczty.

Dokumentację można przekazać do dowolnej jednostki ZUS, ale by nie przedłużać postępowania o przyznanie emerytury, najlepiej, aby była to placówka właściwa do załatwienia tego wniosku, tj. placówka ZUS właściwa ze względu na:

• miejsce zamieszkania wnioskodawcy lub
• adres miejsca pobytu lub adres ostatniego miejsca zamieszkania w Polsce (w przypadku braku adresu zamieszkania w Polsce), lub
• ostatnie miejsce zamieszkania w Polsce (w przypadku osób, które mieszkają za granicą w państwie, z którym Polska nie zawarła umowy dwustronnej o zabezpieczeniu społecznym).

Ponadto może to być właściwa placówka realizująca umowę międzynarodową w przypadku osób mających okresy ubezpieczenia lub zamieszkania za granicą w państwie członkowskim UE/EFTA, Wielkiej Brytanii lub w państwie, z którym Polska zawarła umowę dwustronną o zabezpieczeniu społecznym lub osób niemających tych okresów, ale zamieszkałych w ww. państwach. ©℗