Jak rozliczyć zasiłek macierzyński z tytułu urodzenia kolejnego dziecka na urlopie wychowawczym

Pracownik zatrudniony co najmniej 6 miesięcy ma prawo do urlopu wychowawczego w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Jego wymiar wynosi do 36 miesięcy. Przy czym każdy z rodziców lub opiekunów dziecka ma wyłączne prawo do jednego miesiąca urlopu wychowawczego z przysługującego wymiaru (np. jeden rodzic maksymalnie 35 miesięcy i drugi rodzic – jeden miesiąc ). Urlop jest udzielany na okres nie dłuższy niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia.

Można zrezygnować

Urodzenie kolejnego dziecka w czasie przebywania na wychowawczym udzielonym na poprzednie dziecko, z punktu widzenia prawa pracy, nie powoduje jednak jego przerwania. Oczywiście pracownik sam może zrezygnować z urlopu wychowawczego:

• w każdym czasie – za zgodą pracodawcy;
• po uprzednim zawiadomieniu pracodawcy – najpóźniej na 30 dni przed terminem zamierzonego podjęcia pracy.

Może być więc tak, że pracownica po uzyskaniu informacji o kolejnej ciąży zrezygnuje z dotychczasowego urlopu wychowawczego na dziecko. Jeśli nie, może urodzić w jego trakcie.

Bez urlopu macierzyńskiego, ale z zasiłkiem

Na nowo narodzone dziecko pracownica nie będzie miała prawa do urlopu macierzyńskiego. Jednak jego brak nie oznacza, że pracownica nie będzie też miała prawa do zasiłku macierzyńskiego. Zasady nabywania do niego prawa określa ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej ustawa zasiłkowa), która jest powiązana z przepisami kodeksu pracy (dalej: k.p.) z zakresu uprawnień związanych z rodzicielstwem. I tak, zasiłek macierzyński przysługuje ubezpieczonej, która w okresie ubezpieczenia chorobowego albo w okresie urlopu wychowawczego urodziła lub przyjęła dziecko na wychowanie. Zasiłek macierzyński przysługuje przez okres ustanowiony w k.p. jako okres urlopu: macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlop macierzyński, rodzicielskiego oraz ojcowskiego. Długość urlopu macierzyńskiego oraz rodzicielskiego zależy od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie. Przykładowo, w razie urodzenia jednego dziecka, przysługuje odpowiednio 20 tygodni urlopu macierzyńskiego oraz 41 tygodni rodzicielskiego.

Gdy wychowawczy się kończy

Pracownicy, która urodziła dziecko w trakcie urlopu wychowawczego, zasiłek macierzyński przysługuje za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego oraz rodzicielskiego. W przypadku gdy zasiłek macierzyński za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego wynikający z wniosku pracownicy wykracza poza udzielony urlop wychowawczy, za okres od następnego dnia po jego zakończeniu pracownica ma prawo do części urlopu rodzicielskiego. Ustala się ją jako różnicę między wymiarem tego urlopu wynikającym z wniosku, a okresem wypłaconego zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego, przypadającym w czasie korzystania z wychowawczego.

przykład 1

• od 10 kwietnia 2025 r. do 27 sierpnia 2025 r. (140 dni) – za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego,
• od 28 sierpnia 2025 r. do 28 lutego 2026 r. (185 dni z 224 dni) – za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego,
• od 1 marca do 8 kwietnia 2026 r. (39 dni; 185 dni + 39 dni = 224 dni) za okres udzielonego urlopu rodzicielskiego.

przykład 2

przykład 3

przykład 4

• imienny raport ZUS RSA z kodem tytułu 0110 0 0 i kodem świadczenia/przerwy 121 za okres 1-9 kwietnia,
• imienny raport ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 0110 0 0 i kodem świadczenia/przerwy 311 za okres od 10 do 30 kwietnia, w którym wykaże kwotę wypłaconego zasiłku macierzyńskiego,
• imienny raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 1211 0 0 – w którym obliczy za kwiecień składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownicy od kwoty 9/30 podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ustalonej na zasadach właściwych dla urlopu wychowawczego oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne od kwoty specjalnego zasiłku opiekuńczego (pełnej kwoty świadczenia tj. 620 zł),
• imienny raport ZUS RCA z kodem 1240 0 0, w którym obliczy składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty zasiłku macierzyńskiego. ©℗

Jaka wysokość?

Miesięczny zasiłek macierzyński za okres ustalony przepisami k.p. jako okres urlopu: macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlop macierzyński oraz ojcowskiego, wynosi 100 proc. podstawy wymiaru zasiłku. Natomiast miesięczny zasiłek macierzyński za okres ustalony przepisami k.p. jako okres urlopu rodzicielskiego wynosi 70 proc. podstawy wymiaru zasiłku.

Z kolei miesięczny zasiłek macierzyński w przypadku ubezpieczonej pracownicy, która złożyła wniosek o wypłacenie jej zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego w pełnym wymiarze (z wyłączeniem okresu 9 tygodni urlopu rodzicielskiego przysługującego ojcu dziecka), wynosi 81,5 proc. podstawy wymiaru zasiłku za cały okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego oraz rodzicielskiego. Taka jednolita wysokość zasiłku przysługuje o ile pracownica, nie później niż 21 dni po porodzie, złożyła pisemny wniosek o wypłacenie jej zasiłku za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego w pełnym wymiarze (poza 9-tygodniową częścią).

Podstawa wymiaru świadczenia

Podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego, podobnie jak chorobowego, przysługującego ubezpieczonemu pracownikowi stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Jeżeli w którymś z tych miesięcy pracownik nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego:

• wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracowała mniej niż połowę obowiązującego ją w danym miesiącu czasu pracy,
• przyjmuje się (po uzupełnieniu) wynagrodzenie za miesiące, w których przepracowała co najmniej połowę obowiązującego ją w tym miesiącu czasu pracy.

Jeżeli przed porodem wychowawczy trwał przez okres krótszy niż 12 miesięcy kalendarzowych, to należy wyłączyć wszystkie miesiące, w których pracownica przepracowała mniej niż połowę obowiązującego ją w tym miesiącu czasu pracy. Podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego stanowi wówczas przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownicy za te pozostałe miesiące. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru zasiłku ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez pracownika za przyjęty okres, przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte.

Jeżeli natomiast bezpośrednio przed powstaniem prawa do zasiłku macierzyńskiego (porodem) pracownik przez cały okres, z którego ustala się podstawę wymiaru zasiłku korzystał z urlopu wychowawczego, podstawę wymiaru zasiłku stanowi wynagrodzenie za miesiąc, w którym nastąpiło urodzenie dziecka:

• w stałej miesięcznej wysokości określonej w umowie o pracę lub
• przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy, jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie o charakterze zmiennym.

Należy przy tym uważać na art. 45 ustawy zasiłkowej, zgodnie z którym podstawa wymiaru zasiłku, w tym macierzyńskiego, z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71 proc. tego wynagrodzenia.

Ubezpieczenia w ZUS

Jeżeli osoba przebywająca na wychowawczym urodzi kolejne dziecko w trakcie trwania tego urlopu i nabywa tym samym prawo do zasiłku macierzyńskiego, to podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu jego pobierania. Płatnik składek nie dokonuje odrębnego zgłoszenia do ZUS, lecz musi za pracownicę złożyć raporty rozliczeniowe z odpowiednimi kodami tytułu do ubezpieczeń oraz świadczenia/przerwy. ©℗