Subskrybuj nas na Youtube
Odejście od 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej na pewno ułatwi życie przedsiębiorcom, niestety może spowodować katastrofę dla ubezpieczonych. Ich los jest w rękach rządu. Zgodnie z propozycją wicepremiera Mateusza Morawieckiego dokumentacja pracownicza ma być archiwizowana przez 7 lub 10 lat. Po tym terminie zostaną zniszczone nie tylko świadectwa pracy, lecz także akta płacowe potwierdzające wysokość zarobków. W efekcie Polacy mogą mieć problemy z ustaleniem wysokości emerytury.
/>
– Nie można doprowadzić do sytuacji, że firma będzie mogła w majestacie prawa niszczyć dokumentację po 7 latach od zwolnienia pracownika. Wiele osób dowiaduje się, że pracodawca nieprawidłowo wypełnił świadectwo pracy dopiero, gdy zgłosi się po emeryturę do ZUS. Skrócenie okresu przechowywania dokumentów może więc spowodować, że ubezpieczeni zostaną pozbawieni prawa do świadczenia. Co więcej, już dzisiaj pracownicy mają problemy z poprawieniem lub korektą błędów z przeszłości – wylicza zastrzeżenia co do pomysłu Wiesława Taranowska, wiceprzewodnicząca OPZZ.
Także Krzysztof Pater, były minister polityki społecznej przestrzega przed pochopnym wprowadzeniem takiego rozwiązania. Zwraca uwagę, że nie wiadomo, czy rząd chce objąć zmianami wszystkie dokumenty, czy tylko te, które powstaną po dniu wejścia przepisów. – Gdyby zastosowano je wobec wszystkich dokumentów, to kilka milionów osób niemających jeszcze ustalonego kapitału początkowego – raz na zawsze straci taką możliwość – ostrzega Krzysztof Pater.
Także on twierdzi, że w dokumentacji ZUS jest dużo błędów. Co więcej, pracodawcy popełniają pomyłki dotyczące nie tylko okresów podlegania ubezpieczeniu, lecz także wysokości składek.– Jeśli rząd planuje ograniczyć wydatki przedsiębiorców związane z kosztami archiwizowania papierowej dokumentacji, powinien umożliwić przechowywanie ich w formie elektronicznej. Ale 50 lat nadal powinno obowiązywać – dodaje Pater.
Na inny problem zwraca uwagę Andrzej Strębski, niezależny ekspert ubezpieczeniowy. Otóż jego zdaniem nie wiadomo, w jaki sposób mają być chronieni zleceniobiorcy.
– Jeśli pracodawca zniszczy umowy cywilnoprawne będące podstawą ubezpieczenia, a jednocześnie nie wpłaci składek do ZUS, to na jakiej podstawie później zakład sprawdzi, czy taka osoba faktycznie pracowała i była ubezpieczona? – pyta Andrzej Strębski.
Pracodawcy są za
Obiekcji ekspertów nie rozumieją pracodawcy. – To świetne rozwiązanie – cieszy się Dorota Wolicka, wiceprezes Związku Przedsiębiorców i Pracodawców. – Małe firmy mają największe problemy z przechowywaniem dokumentów. Siedem lat wystarczy, żeby były pracownik sprawdził w ZUS, czy wszystko się zgadza na jego koncie. Każdy z nas ma przecież indywidualne konto emerytalne – dodaje Dorota Wolicka.
Wtóruje jej Jeremi Mordasewicz, ekspert ubezpieczeniowy Konfederacji Lewiatan.
– To już nie są lata dziewięćdziesiąte. ZUS posiada pełną dokumentację okresów ubezpieczenia. Utrzymywanie 50 lat oznacza w praktyce, że pracownika i pracodawcy już dawno nie będzie na tym świecie, ale dokumenty nadal będą przechowywane. Czas skończyć z taką absurdalną biurokracją – dodaje.
Po stronie pracodawców stoi także ZUS. Jego zdaniem 7- lub 10-letni okres przechowywania dokumentów gwarantowałby możliwość korzystania ze zgromadzonych dokumentów jako dowodów w razie ewentualnego sporu sądowego ze stosunku pracy. – Pracodawca, po zakończeniu stosunku pracy, wydawałby przecież pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy, które zawierałoby dane niezbędne dla ZUS do przyznania wybranego świadczenia – wyjaśnia Wojciech Andrusiewicz, rzecznik ZUS.
Dodaje, że firma przekazywałaby pracownikowi także zaświadczenie o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania zatrudnionego w stosunku pracy.
– Dane te pracodawca przekazywałby również do ZUS. Tak więc proponowane zmiany nie pozbawią pracownika możliwości udokumentowania okresów zatrudnienia i wysokości osiąganego wynagrodzenia – stwierdza Andrusiewicz.
Przy czym i on przyznaje, że do przedyskutowania jest problem, jak chronić prawa zleceniobiorców, którzy trafią na nieuczciwe firmy.
– Pracujemy nad szczegółowymi rozwiązaniami dotyczącymi osób pracujących na podstawie umów cywilnoprawnych – zapewnia Andrusiewicz.
Trzeba dopracować pomysł
Optymizmu ZUS nie podziela Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych. Przede wszystkim przypomina, że 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, który obecnie obowiązuje, został określony w związku ze sposobem naliczania kapitału początkowego i nabywania innych uprawnień emerytalnych.
– Wymaga on samodzielnego udokumentowania wysokości wynagrodzenia oraz czasu pracy, co wiąże się m.in. z odszukaniem dokumentacji nieraz sprzed wielu lat. Tymczasem wiele osób wciąż nie ustaliło kapitału początkowego – zauważa Anna Belka, rzecznik Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.
Archiwiści jednak nie przekreślają całkowicie pomysłu premiera Morawieckiego. Ich zdaniem okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może ulec obniżeniu – i to radykalnemu – pod warunkiem, że nastąpią zmiany systemowe, które umożliwią wiarygodne dokumentowanie składek odprowadzanych na fundusz ubezpieczeń społecznych.
– W tej sytuacji czas przechowywania dokumentacji ma charakter wtórny. Kluczowa będzie rola i postawa ZUS, jego gotowość do gromadzenia i przechowywania niezbędnych danych w swoim systemie. Przy czym pozostaje do rozwiązania problem postępowania z dokumentacją powstałą dotychczas – dodaje Anna Belka.
Jeśli to się uda, czas przechowywania dokumentacji w firmach może być krótki.
