Zgodnie z dotychczasową wykładnią ZUS należało je traktować jak czas przepracowany, a wynagrodzenie przyjmować w kwocie faktycznej. Ostatnio jednak zakład na infolinii podaje inną interpretację przepisów, choć na jego stronie internetowej nie ma żadnej oficjalnej informacji o zmianie.

Zgodnie z art. 1481 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; dalej: k.p.) pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze dwóch dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia. Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy. Pracownicy mogą skorzystać z tego uprawnienia od 26 kwietnia 2023 r.

Praktycznie od razu po wejściu w życie art. 1481 k.p. pojawiła się wśród płatników wątpliwość, jak traktować nowe uprawnienie w kontekście ustalania podstawy wymiaru zasiłków, a dokładniej ‒ czy dokonać uzupełnienia wynagrodzenia, jeśli w danym miesiącu takie zwolnienie od pracy wystąpiło.

Swego czasu ZUS w swoich materiałach („Pytania i odpowiedzi z webinarium z 24 kwietnia 2023 r. o zmianach w zasiłkach macierzyńskich ‒ work life balance”) udzielił odpowiedzi, że „W przypadku pracownika, który korzystał ze zwolnienia od pracy w wymiarze 2 dni albo 16 godzin z powodu działania siły wyższej na podstawie art. 1481 k.p., podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowić będzie wynagrodzenie w kwocie faktycznie wypłaconej”. To oznaczało, że skoro na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, to również mieści się w tym zwolnienie z powodu działania siły wyższej. Jest to zwolnienie płatne, co prawda w połowie, ale jeżeli wynagrodzenie to uwzględnia się w podstawie zasiłków jako oskładkowany przychód, to konsekwentnie samo zwolnienie od pracy trzeba potraktować jak czas przepracowany. W efekcie, jeżeli w danym miesiącu pracownik miał tylko tego rodzaju zwolnienie od pracy, zgodnie z wolą ustawodawcy płatne w wysokości połowy wynagrodzenia, to takiego miesiąca nie należy uzupełniać, tylko przyjąć, że był w pełni przepracowany, uwzględniając w podstawie zasiłku wynagrodzenie w wysokości 50 proc.

Wydawało się, że takie stanowisko się utrzyma. Jednak okazuje się, że pracownicy infolinii ZUS udzielają od niedawna innej odpowiedzi na pytanie dotyczące traktowania zwolnienia z powodu siły wyższej. Otóż zgodnie z nowymi wytycznymi, o których ZUS oficjalnie nie informuje na swoich stronach internetowych, omawiane zwolnienie należy traktować jak nieobecność usprawiedliwioną i wynagrodzenie uzupełniać.

Narzuca się jednak pytanie, w jaki sposób rozumieć „uzupełnienie” i jak go dokonać? Z jednej strony, jeśli trzeba byłoby faktycznie uznać zwolnienie z powodu siły wyższej jako usprawiedliwioną nieobecność i przeprowadzić działanie uzupełniające na ogólnych zasadach, to nie można byłoby wynagrodzenia w wysokości połowy kwoty przyjmować do podstawy zasiłku. Wydaje się bowiem, że uzupełnianie ma sens wówczas, gdy nieobecność jest niepłatna lub płatna, ale świadczeniem niepodlegającym wliczeniu do podstawy zasiłku ze względu na to, że nie stanowi ono podstawy składki chorobowej (np. zasiłek chorobowy). Z drugiej strony z kolei, nie ma uzasadnienia, by do podstawy wymiaru zasiłku nie uwzględniać wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej, skoro jest to normalny, oskładkowany przychód ze stosunku pracy. Gdyby w podstawie wymiaru zasiłku ująć wynagrodzenie za czas omawianego zwolnienia od pracy (a więc połowę wynagrodzenia urlopowego), a jednocześnie potraktować to zwolnienie jako nieobecność usprawiedliwioną wymagającą uzupełnienia, to doszłoby do zawyżenia wynagrodzenia za dany miesiąc oraz całej podstawy zasiłku. Taki wniosek można wysnuć po analizie zasad ogólnych obliczania zasiłków.

Zasady ogólne

Przypomnijmy, że podstawę wymiaru zasiłków stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12-miesięcznego okresu, to podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia.

W okresie, z którego jest obliczana podstawa zasiłkowa, może wystąpić miesiąc, za który pracownikowi wypłacono niższe wynagrodzenie z powodu nieobecności. W razie wystąpienia takiego niepełnopłatnego miesiąca przy wyznaczaniu podstawy zasiłkowej należy sprawdzić, jaką część miesiąca ze swojego wymiaru pracownik przepracował oraz jaki był powód ewentualnej nieobecności i czy została usprawiedliwiona.

Jeżeli bowiem w okresie branym do obliczenia podstawy pracownik nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, to zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2780) przy ustalaniu tej podstawy:

  • wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy;
  • przyjmuje się, po odpowiednim uzupełnieniu, wynagrodzenie z miesięcy, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Zatem w celu ustalenia, czy dany miesiąc przyjąć do obliczeń, czy też nie, a jeśli tak, to czy uzupełnić, należy ustalić liczbę dni faktycznie przez pracownika przepracowanych w takim miesiącu i porównać ją z liczbą dni, które normalnie powinien przepracować. Do dni przepracowanych zalicza się również czas urlopu wypoczynkowego, a także inne płatne dni niewykonywania pracy, a więc takie, przy których pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, np. tzw. urlop okolicznościowy, dni opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat. Jeżeli się okaże, że pracownik przepracował mniej niż połowę ze swojego czasu pracy, ale wyłącznie z powodów usprawiedliwionych, to taki miesiąc w ogóle wypada z obliczeń. Należy go pominąć. Wtedy przez mniejszą liczbę miesięcy zostanie podzielona suma wynagrodzeń.

Stanowisko MRPiPS z 14 lutego 2024 r. w sprawie zwolnienia od pracy z powodu pilnych spraw rodzinnych

nieznane

Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2023 r. poz. 2780), jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku, pracownik nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku:

– wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,

– przyjmuje się, po uzupełnieniu, według zasad określonych w art. 37 ust. 2 powołanej ustawy, wynagrodzenie z miesięcy, w których ubezpieczony będący pracownikiem przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Wyłączenie wynagrodzenia lub jego uzupełnienie przy ustalaniu prawa do zasiłku dotyczy sytuacji, gdy pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia z powodu nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych.

Na podstawie art. 1481 kodeksu pracy w okresie zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.

W związku z powyższym, w przypadku gdy w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych (do których należy zaliczyć zarówno chorobę, jak i zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej), przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku:

– wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy;

– przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.

W konsekwencji, w przypadku korzystania przez pracownika ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej oraz usprawiedliwionej nieobecności w pracy z powodu choroby przy ustalaniu prawa do zasiłku przyjmuje się po uzupełnieniu albo wyłącza wynagrodzenie, w zależności od tego, czy pracownik w danym miesiącu przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy lub mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy.

Inaczej będzie, jeśli pracownik przepracował co najmniej połowę swego czasu pracy. Wówczas taki miesiąc przyjmuje się do podstawy zasiłkowej, a wynagrodzenie odpowiednio uzupełnia w zależności od rodzaju składników. W przypadku wynagrodzenia w stałej miesięcznej stawce uzupełnienie polega na przyjęciu kwoty z umowy o pracę, czyli pełnej stawki za miesiąc pracy. Uzupełnienie polega bowiem na obliczeniu wynagrodzenia, jakie pracownik by otrzymał, gdyby nie wystąpiły nieobecności i pracowałby przez pełny miesiąc. Wynagrodzenie w stałej stawce godzinowej również traktuje się jak stałe. Dopełnienie następuje wówczas przez pomnożenie tej stawki za godzinę pracy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w tym miesiącu.

Z kolei wynagrodzenie miesięczne zmienne, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc, ustala się:

  • poprzez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni, w których zostało ono osiągnięte, i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu – jeżeli przepracował choćby jeden dzień;
  • przyjmując kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku w zakładzie pracy, w którym przysługuje zasiłek chorobowy – jeżeli pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia.

Zmienne składniki, takie jak premie lub nagrody, uzupełnia się, pod warunkiem że na podstawie wewnętrznych przepisów płacowych ulegają zmniejszeniu za okresy usprawiedliwionej nieobecności w sposób proporcjonalny do tych okresów. Natomiast bez uzupełniania, czyli w wysokości faktycznie wypłaconej, przyjmuje się te składniki, które ulegają obniżeniu m.in. za okresy pobierania świadczeń chorobowych, ale w inny sposób niż proporcjonalnie, lub wówczas, gdy przepisy płacowe nie zawierają jednoznacznych postanowień co do metody zmniejszania wysokości danego składnika. Bez uzupełniania przyjmuje się również takie składniki jak dodatki za pracę w nocy, wynagrodzenie wraz z dodatkami za pracę w godzinach nadliczbowych oraz inne elementy płacowe, które nie przysługują równomiernie za cały miesiąc, tzn. pracownik osiąga je tylko w określonych okolicznościach lub za wykonane zadania i mogą przypaść w niektórych częściach miesiąca. ©℗

Uzupełnienie do 100 proc.

Biorąc pod uwagę powyższe zasady, wydaje się więc, że w przypadku dni zwolnienia z powodu siły wyższej uzupełnienie może jedynie polegać na przyjęciu do podstawy wymiaru zasiłku wynagrodzenia w wysokości 100 proc., a nie 50 proc. Innymi słowy, należy przyjąć, że za czas zwolnienia z powodu siły wyższej pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w pełnej wysokości (jak za czas urlopu okolicznościowego lub dla dawcy krwi). [przykład]

przykład

Jak to obliczyć

Pracownik jest wynagradzany stawką miesięczną 5000 zł. Otrzymuje również zmienną miesięczną premię. W lutym 2024 r. zachorował. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od lutego 2023 r. do stycznia 2024 r. We wrześniu 2023 r. pracownik korzystał z dwóch dni zwolnienia z powodu siły wyższej. Za wrzesień otrzymał:

1) wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 4761,92 zł: 5000 zł : 168 godz. = 29,76 zł 29,76 zł x 16 godz. = 476,16 zł 476,16 zł x 50 proc. = 238,08 zł 5000 zł – 238,08 zł = 4761,92 zł

2) premię za czas przepracowany w wysokości 300 zł;

3) wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy, z premii 15,76 zł: 300 zł : 152 godz. (168 godz. ‒ 16 godz.) = 1,97 zł 1,97 zł x 16 godz. = 31,52 zł 31,52 zł x 50 proc. = 15,76 zł

Skoro według ZUS wynagrodzenie za czas zwolnienia z powodu siły wyższej trzeba uzupełnić, to do podstawy wynagrodzenia chorobowego za luty 2024 r. należałoby przyjąć wynagrodzenie za wrzesień 2023 r. w wysokości 5331,52 zł (po odliczeniu części składkowej 13,71 proc. to 4600,57 zł):

• 5000 zł stawka miesięczna z umowy o pracę,

• premia 300 zł,

• wynagrodzenie ze zmiennego składnika 31,52 zł. ©℗

Od redakcji: DGP wystąpił o przedstawienie oficjalnej wykładni w tej sprawie zarówno do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, jak i do ZUS. Stanowisko MRPiPS publikujemy, natomiast ZUS nie przesłał odpowiedzi. ©℗