Poradnia – jak wykonać korekty dokumentów rozliczeniowych

• Czy można się ubiegać o nadpłatę sprzed pięciu lat, jeśli ZUS ją wykryje, działając z urzędu
• Czy jakiekolwiek okoliczności będą miały wpływ na bieg pięcioletniego terminu, w którym będzie można złożyć korektę dokumentów
• W jakich przypadkach zakład będzie mógł dokonać korekty dokumentów rozliczeniowych
• Jaki tryb korygowania dokumentów obowiązuje, gdy błąd płatnika wykrył ubezpieczony

Zgodnie z art. 48d ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego płatnik składek nie może złożyć po upływie pięciu lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczonych w tej deklaracji i w tym raporcie. Po upływie tego terminu ZUS ewidencjonuje dane wyłącznie na kontach ubezpieczonych, podejmując działania z urzędu, z tym jednak zastrzeżeniem, że podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe może być zewidencjonowana na kontach ubezpieczonych wyłącznie na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu albo prawomocnej decyzji, chyba że podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota.

Ustawa zastrzega jednocześnie, że przy działaniu ZUS z urzędu nie stosuje się art. 24 ust. 2 i 6a–6f ustawy systemowej. Zatem w tym przypadku składki oraz odsetki za zwłokę, koszty egzekucyjne, koszty upomnienia i dodatkowa opłata nieopłacone w terminie nie będą podlegać potrąceniu ze świadczeń z ubezpieczeń społecznych wypłacanych przez ZUS lub ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji lub egzekucji sądowej.

Ponadto, gdy ZUS będzie działał z urzędu w sytuacji wyżej opisanej:

• nienależnie opłacone składki nie podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o zwrot składek;
• ZUS nie zawiadomi płatnika o kwocie nienależnie opłaconych składek, nawet jeżeli kwota nienależnie opłaconych składek przekracza dziesięciokrotność kwoty kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji;
• płatnik nie może złożyć wniosku o zwrot takich nadpłaconych składek;
• nienależnie opłacone składki nie będą podlegać zwrotowi w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku;
• niezwrócone składki nie podlegają oprocentowaniu;
• w przypadku braku płatnika składek lub jego następcy prawnego ZUS nie zawiadamia ubezpieczonego o kwocie nienależnie opłaconych składek w części sfinansowanej przez ubezpieczonego i nie zwraca mu nienależnie opłaconych składek.

Podsumowując, należy uznać, że w opisywanej sytuacji napłata składek nie będzie podlegać zwrotowi. Płatnik ma bowiem pięć lat na dokonanie stosownych korekt i ubieganie się o ewentualną nadpłatę.

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z art. 48d ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego płatnik składek nie może złożyć po upływie pięciu lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczonych w tej deklaracji i w tym raporcie.

Co ważne, z ust. 2 tego artykułu wynika, że do biegu tego terminu art. 24 ust. 5–6 ustawy systemowej nie stosuje się.

Jak wynika ze wspomnianego art. 24 ust. 5 nie ulegają przedawnieniu należności z tytułu składek zabezpieczone hipoteką lub zastawem, jednakże po upływie terminu przedawnienia należności te mogą być egzekwowane tylko z przedmiotu hipoteki lub zastawu do wysokości zaległych składek i odsetek za zwłokę liczonych do dnia przedawnienia. Z kolei ust. 6 art. 24 stanowi, że bieg terminu przedawnienia należności z tytułu składek ulega zawieszeniu od dnia śmierci spadkodawcy do dnia uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia, nie dłużej jednak niż do dnia, w którym upłynęły dwa lata od śmierci spadkodawcy. Jak wskazano w uzasadnieniu do ustawy wprowadzającej art. 48d termin pięciu lat wydłużony będzie w sytuacji, gdy należności z tytułu składek, nie uległy przedawnieniu na podstawie art. 24 ust. 5e i 5f ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Inicjatywa w zakresie sporządzania korekt deklaracji rozliczeniowych, po upływie omówionego powyżej okresu, przysługiwać będzie ZUS jedynie na podstawie prawomocnych wyroków sądowych.

Tak, teoretycznie ZUS będzie mógł dokonać korekty z urzędu, ale w określonych warunkach. Jak bowiem stanowi art. 48d ust. 5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa), podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe może być zewidencjonowana na kontach ubezpieczonych wyłącznie na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu albo prawomocnej decyzji. Zasady tej nie stosuje się, gdy podstawę wymiaru składek dla danych płatników stanowi zadeklarowana kwota. Do osób tych zaliczamy:

• osoby prowadzące pozarolniczą działalność oraz osoby z nimi współpracujące,
• osoby współpracujące z osobami korzystającymi z ulgi na start.

Podstawę wymiaru ich składek stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Wyjątkowo osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą mają prawo do zadeklarowana kwoty niższej niż 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia, lecz nie niższej niż 30 proc. minimalnego wynagrodzenia, w okresie pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej.

Zatem ZUS bez wyroku sądu albo wydania decyzji nie będzie mógł podjąć tego rodzaju działań na koncie płatnika. Można się spodziewać, że często do takich korekt będzie dochodziło po zakończeniu sporu sądowego, w którym ZUS kwestionuje wysoką podstawę wymiaru składek danego ubezpieczonego. Takie spory trwają często wiele lat i mogą przekroczyć pięcioletni okres.

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje procedurę, gdy błąd w opłacaniu składek wykryje ubezpieczony. Może do tego dojść po otrzymaniu przez ubezpieczonego informacji o stanie konta. Jeśli stwierdzi on, że nie zostały zaewidencjonowane wszystkie należne składki na ubezpieczenie emerytalne lub zostały zaewidencjonowane w niewłaściwej wysokości, powinien zgłosić do płatnika tych składek – na piśmie lub do protokołu – wniosek o sprostowanie danych przekazanych do ZUS w dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi. Płatnik składek jest zaś zobowiązany poinformować ubezpieczonego na piśmie o sposobie rozpatrzenia wniosku w terminie 60 dni od dnia jego otrzymania.

W przypadku uwzględnienia wniosku płatnik jest zobowiązany skorygować błędny lub uzupełnić brakujący dokument związany z ubezpieczeniami społecznymi w terminie 30 dni od dnia przekazania ubezpieczonemu informacji o sposobie rozpatrzenia wniosku.

Jeśli zaś wniosek ubezpieczonego nie zostanie uwzględniony lub gdy płatnik już nie istnieje, ubezpieczony powinien złożyć we wskazanej przez ZUS jednostce organizacyjnej zakładu wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, przedkładając jednocześnie dokumenty potwierdzające wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne oraz kopię informacji o sposobie rozpatrzenia wniosku. Postępowanie wyjaśniające ZUS powinien zakończyć nie później niż w ciągu trzech miesięcy, a postępowanie szczególnie skomplikowane – nie później niż w ciągu sześciu miesięcy od dnia otrzymania wniosku. Co ważne w tym przypadku, wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie może być udowadniana zeznaniami świadków.

Jeżeli natomiast w wyniku postępowania wyjaśniającego okaże się, że przyczyną niezaewidencjonowania na koncie ubezpieczonego wszystkich należnych składek na ubezpieczenie emerytalne lub zaewidencjonowania ich w niewłaściwej wysokości są:

• błędy: w danych podanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych, w zgłoszeniu wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń społecznych, w zgłoszeniu płatnika lub w zgłoszeniu wyrejestrowania płatnika albo niezłożenie tych dokumentów – ZUS dokonuje korekty tych danych z urzędu bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub na koncie płatnika, jeżeli uzna to za możliwe, albo po złożeniu przez płatnika dokumentów korygujących te dokumenty lub brakujących dokumentów;
• błędy w danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym lub w deklaracji rozliczeniowej albo niezłożenie tych dokumentów – ZUS dokonuje korekty tych danych po złożeniu przez płatnika dokumentów korygujących te dokumenty albo brakujących dokumentów.

Płatnik składek jest zobowiązany złożyć korygujące lub brakujące dokumenty w terminie 30 dni od otrzymania z ZUS zawiadomienia o stwierdzonych w wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego nieprawidłowościach w dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi określonych w ustawie.

Ponadto płatnik musi złożyć korygujące lub brakujące dokumenty, o których mowa wyżej, w terminie 30 dni od dnia:

• uprawomocnienia się decyzji – jeżeli stwierdzenie nieprawidłowości następuje w drodze decyzji;
• otrzymania protokołu kontroli – jeżeli stwierdzenie nieprawidłowości następuje w drodze kontroli.

W przypadku gdy płatnik już nie istnieje lub uzyskanie korygujących lub brakujących dokumentów ubezpieczeniowych nie jest możliwe, ZUS:

• dokonuje korekty danych z urzędu bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub na koncie płatnika składek,
• koryguje z urzędu błędy stwierdzone w dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi określonych w ustawie lub sporządza z urzędu brakujące dokumenty.

Powyższe przepisy mają na celu zabezpieczenie ubezpieczonego przed naruszeniem jego praw, zarówno w sytuacji gdy płatnik odmawia skorygowania dokumentów rozliczeniowych, jak i wówczas, gdy płatnik już nie istnieje. W każdej z ww. sytuacji decydujące zdanie ma ZUS. W przypadku sporu z płatnikiem, który odmawia skorygowania dokumentów, sprawa może skończyć się przed sądem – w związku ze złożeniem odwołania od decyzji ZUS, dzięki czemu o ostatecznym kształcie korekty zdecyduje sąd. ©℗