Jak obliczać odsetki od spóźnionej wypłaty zasiłku?

W 2023 r. nasza spółka jest płatnikiem zasiłków z ubezpieczenia społecznego. Pracownik chorował w okresie od 25 do 29 września (25 września wpłynęło e-ZLA). Termin płatności wynagrodzeń przypada na 10. dzień miesiąca za miesiąc poprzedni. Wynagrodzenia za wrzesień powinny być wypłacone 10 października. Jednak ze względów ekonomicznych spółka wypłaci zasiłki 30 listopada. Czy pracownikowi przysługują odsetki z tytułu opóźnienia wypłaty zasiłku za wrzesień?

odpowiedź

Tak, pracownikowi przysługują odsetki z tytułu przekroczenia terminu wypłaty zasiłku za wrzesień. Zasiłek powinien być wypłacony 10 października, czyli w terminie płatności wynagrodzeń za wrzesień, a najpóźniej 29 października, przyjmując, że 30 września można było ustalić prawo do tego zasiłku.

Kto jest płatnikiem

Prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego i ich wysokość ustalają oraz zasiłki te wypłacają:

• płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, lub
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych m.in.:

– ubezpieczonym, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych,

– osobom uprawnionym do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia,

– osobom prowadzącym pozarolniczą działalność i osobom z nimi współpracującym.

Zatem obowiązkiem pracodawcy jako płatnika zasiłku jest nie tylko prawidłowe ustalenie prawa do świadczenia, lecz także prawidłowe ustalenie jego wysokości oraz dochowanie terminowej wypłaty świadczenia. Pracodawca jako płatnik zasiłku wypłaca świadczenia z ubezpieczenia chorobowego „w imieniu i na rachunek” ZUS. Zasiłki wypłacane są bowiem z funduszu chorobowego wyodrębnionego w ramach Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, którego dysponentem jest organ rentowy. Tak więc płatnik składek jedynie formalnie wypłaca świadczenia chorobowe ze środków własnych, ponieważ rozlicza wypłacone świadczenia należnymi składkami na ubezpieczenia społeczne (art. 46 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Płatnik zasiłku musi z dużą dozą staranności wykonywać nałożone na niego w tym zakresie obowiązki, gdyż z jednej strony musi dbać, aby nie wypłacić świadczeń w wyższej wysokości niż należne (jeśli pracodawca dokona w imieniu ZUS nienależnej wypłaty, to będzie musiał zwrócić nadpłacony zasiłek, ale nie będzie miał roszczenia do pracownika o zwrot nadpłaty). Natomiast z drugiej strony zakład pracy musi uważać, aby świadczenie nie zostało wypłacone w zaniżonej wysokości czy też z opóźnieniem, gdyż jeżeli płatnik składek nie wypłaci zasiłku w terminie, to może być zobowiązany do wypłaty odsetek od tego zasiłku. W celu ochrony płatnika, który może mieć trudności z właściwą analizą przepisów i poszczególnych przypadków związanych z wypłatą świadczenia, ustawodawca przewidział, aby w sytuacjach wątpliwych płatnik zasiłku miał możliwość wystąpienia do ZUS z wnioskiem o ustalenie uprawnień na podstawie art. 63 ust. 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Termin wypłaty

Płatnicy składek, którzy są uprawnieni do wypłaty zasiłków, wypłacają je w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń lub dochodów, z kolei ZUS wypłaca je na bieżąco po stwierdzeniu uprawnień. Zasiłki wypłaca się nie później jednak niż w ciągu 30 dni od dnia wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do ustalenia prawa do zasiłku. Oznacza to, że płatnik zasiłków musi mieć wszystkie dane konieczne do ustalenia prawa do danego rodzaju zasiłku, w tym wymagane dokumenty, poprawnie wypełnione. Póki będą jakieś braki lub wątpliwości w tym zakresie, nie rozpocznie się bieg terminu wypłaty świadczenia.

Generalnie jednak termin wypłaty zasiłków przez pracodawcę pokrywa się z terminem dla wypłat wynagrodzeń przyjętym w danym zakładzie pracy. Dla przypomnienia: według kodeksu pracy wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.

przykład 1

przykład 2

przykład 3

W razie opóźnienia

Jeżeli płatnik składek nie wypłacił zasiłku w terminie, jest on obowiązany do wypłaty odsetek od tego zasiłku w wysokości i na zasadach określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Ustawa ta stanowi, że jeżeli ZUS – w terminach przewidzianych w przepisach określających zasady przyznawania i wypłacania świadczeń pieniężnych z ubezpieczeń społecznych lub świadczeń zleconych do wypłaty na mocy odrębnych przepisów albo umów międzynarodowych – nie ustalił prawa do świadczenia lub nie wypłacił tego świadczenia, jest obowiązany do wypłaty odsetek od tego świadczenia w wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie określonych przepisami prawa cywilnego. Nie dotyczy to przypadku, gdy opóźnienie w przyznaniu lub wypłaceniu świadczenia jest następstwem okoliczności, za które zakład nie ponosi odpowiedzialności. Powyższe stosuje się również do płatników składek zobowiązanych z mocy odrębnych przepisów do wypłaty świadczeń pieniężnych z ubezpieczeń społecznych.

Zatem zarówno ZUS, jak i pracodawca, którzy są płatnikami zasiłków, w razie opóźnienia w uregulowaniu świadczenia mają obowiązek wypłacić odsetki.

Jak wynika z orzecznictwa sądowego:

• organ rentowy (odpowiednio płatnik zasiłku) ponosi odpowiedzialność za opóźnienie tylko w sytuacji, gdy mając dostęp do wszystkich niezbędnych dowodów pozwalających na przyznanie prawa do świadczenia, tego świadczenia nie wypłacił (por. wyrok SA w Katowicach z 29 maja 2014 r., sygn. akt III Aua 2071/13; wyrok SA w Łodzi z 8 maja 2014 r., sygn. akt III AUa 1360/13);
• organ emerytalno-rentowy jest zobowiązany do odsetek od opóźnionego ustalenia i wypłat świadczenia ubezpieczeniowego, gdy opóźnienie to zostało spowodowane błędem tego organu (wyrok SA w Białymstoku z 30 września 1997 r., sygn. akt III AUa 332/97).

Jak obliczać

Odsetki wypłaca się za okres od dnia następującego po upływie terminu na ustalenie prawa do świadczeń lub ich wypłaty, przewidzianego w przepisach określających zasady przyznawania i wypłacania świadczeń – do dnia wypłaty świadczeń. Jeżeli świadczenie jest wypłacane osobie uprawnionej za pośrednictwem poczty lub na rachunek bankowy, za dzień wypłaty świadczeń uważa się dzień przekazania należności na pocztę lub do banku.

Ustalenie należnych do wypłaty odsetek oblicza się przez pomnożenie kwoty opóźnionego świadczenia przez liczbę dni opóźnienia i przez roczną stopę procentową odsetek oraz przez podzielenie tego iloczynu przez 365. Odsetki wypłaca się z urzędu łącznie z wypłatą opóźnionego świadczenia.

Jeżeli odsetki nie zostały wypłacone łącznie z wypłatą opóźnionego świadczenia, wypłaca się je:

• nie później niż łącznie z wypłatą świadczenia w następnym terminie jego płatności, gdy dotyczą świadczenia okresowego;
• niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 30 dni, gdy dotyczą świadczenia jednorazowego.

Od 5 października 2023 r. wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie wynosi 11,25 proc. w stosunku rocznym. Natomiast od 7 września 2023 r. do 4 października 2023 r. wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie wynosiła 11,50 proc. w stosunku rocznym.

U czytelnika

W opisywanej sytuacji pracownikowi przysługiwał zasiłek chorobowy za pięć dni września. Załóżmy, że zasiłek wynosi 517,75 zł i został ustalony od wynagrodzenia w wysokości 3883,05 zł (3883,05 zł : 30 = 129,44 zł; 129,44 zł x 80 proc. = 103,55 zł; 103,55 zł x 5 dni = 517,75 zł). Wypłata zasiłku powinna nastąpić wraz z wypłatą wynagrodzenia za wrzesień, tj. 10 października. Poza zwolnieniem lekarskim ZUS ZLA, które wpłynęło do pracodawcy 25 września, nie potrzeba żadnych innych dowodów do wypłaty zasiłku. Wobec tego, że zwolnienie zostało dostarczone przed upływem okresu, za który zasiłek przysługiwał, termin 30 dni powinien być liczony od następnego dnia po ostatnim dniu okresu niezdolności do pracy, czyli od 30 września. Najpóźniej pracownik powinien więc otrzymać zasiłek 29 października. Jednak zostanie on wypłacony dopiero 30 listopada. Do kwoty zasiłku powinny być doliczone odsetki w wysokości:

(517,75 zł x 32 dni x 11,25 proc.) : 365 = 5,11 zł,

gdzie: roczna stopa odsetek wynosi 11,25 proc., a liczba dni zwłoki to 32 (od 30 października do 30 listopada).

Wypłacone prawidłowo zasiłki pracodawca rozlicza w ciężar bieżących zobowiązań wobec ZUS z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne. Płatnik dokonuje wpłaty na ubezpieczenia społeczne w wysokości stanowiącej różnicę między wykazaną w zbiorczej deklaracji ZUS DRA kwotą należnych składek za dany miesiąc kalendarzowy a kwotą tzw. uznań, czyli kwotą wypłaconych zasiłków oraz przysługującego płatnikowi wynagrodzenia za wykonywanie zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń. Z kolei odsetki jako forma sankcji za nieterminowe regulowanie świadczeń obciążają wyłącznie pracodawcę. Trzeba dodać, że odsetki z tytułu nieterminowej wypłaty zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego są zwolnione z podatku dochodowego. ©℗