Pracownik zdalny łatwiej otrzyma A1 od ZUS

Przywilej obowiązuje od lipca i dotyczy osób pracujących zdalnie z zagranicy nie więcej niż połowę czasu pracy. Ale uwaga, choć Polska podpisała porozumienie ramowe w tej sprawie, nie każda zagraniczna aktywność zawodowa pozwoli na uproszczenia.

1 lipca 2023 r. w życie weszło unijne Porozumienie ramowe w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej transgranicznej pracy zdalnej na terenie UE, EOG i Szwajcarii. Dotyczy ono zasad podlegania systemowi zabezpieczenia społecznego właściwego państwa, w szczególności osób wykonujących pracę zdalną z innego kraju niż ten, w którym znajduje się siedziba pracodawcy. Istota porozumienia polega na umożliwieniu wykonywania pracy zdalnej z zagranicy w wymiarze do 50 proc. czasu pracy bez ryzyka objęcia tamtejszymi przepisami ubezpieczeniowymi. Dotychczas kwestia ta nie była dokładnie uregulowana, a wiele zależało od interpretacji instytucji ubezpieczeniowych.

Ważne miejsce zamieszkania

W ostatnich trzech latach, kiedy praca zdalna w większości branż stała się zjawiskiem naturalnym, coraz powszechniejsze jest również jej wykonywanie z różnych zakątków świata. O ile najczęściej nie stanowi to większych trudności praktycznych, to czynnikiem ograniczającym mobilność pracowników jest niejednokrotnie niepewność co do podlegania polskiemu ZUS, mimo świadczenia pracy z terytorium innego państwa. Co ciekawe, wątpliwości te dotyczą nie tylko pracy z państw poza Europą, lecz także należących do UE, na terenie której formalnie obowiązują przepisy o koordynacji systemów ubezpieczeniowych.

Kwestia podlegania przez osobę przybywającą i wykonującą pracę na terenie kilku państw Unii Europejskiej, EOG i Szwajcarii jest uregulowana w szczególności rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. A podstawową zasadą, która z niego wynika, jest podleganie ustawodawstwu ubezpieczeniowemu wyłącznie jednego państwa członkowskiego, i to tego, w którym jest wykonywana praca najemna (w szczególności w oparciu o umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną). Wyjątki od tych reguł dotyczące pracy na terytorium kilku państw unijnych nie odnoszą się natomiast ściśle do warunków pracy zdalnej. I to dotychczas utrudniało uzyskanie przez transgranicznych pracowników zdalnych tzw. zaświadczeń A1, które potwierdzają podleganie przepisom ubezpieczeniowym danego kraju na terytorium UE. Zgodnie bowiem z art. 13 ust. 1 lit. a rozporządzenia nr 883/2004 osoba, która normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub więcej państwach członkowskich, podlega ustawodawstwu tego państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje w nim znaczną część pracy.

Zarówno w Polsce, jak i w innych państwach członkowskich wydawanie takich zaświadczeń w odniesieniu do pracowników zdalnych było uzależnione de facto od interpretacji przepisów rozporządzenia poszczególnych jednostek terenowych organu rentowego (w Polsce – ZUS), który zaświadczenia takie wydaje.

Potwierdzenie podlegania systemowi ubezpieczeń danego państwa jest zaś istotne z perspektywy zarówno pracodawcy, jak i samego pracownika. Dla pracodawcy – w zakresie, w jakim określa wysokość należności publicznoprawnych oraz organ, do którego powinny być one odprowadzane z tytułu zatrudnienia. Dla pracownika zaś – w celu ustalenia okresów składkowych i nieskładkowych w poszczególnych państwach oraz wysokości wyliczonych na podstawie właściwych przepisów świadczeń, w tym w szczególności późniejszej emerytury lub renty.

Koniec okresu przejściowego

Tymczasowym ułatwieniem dla osób decydujących się na zagraniczną pracę zdalną na terenie UE, EOG i Szwajcarii (w tym w trybie tzw. workation) było obowiązywanie od 1 czerwca 2022 r. do 30 czerwca 2023 r. tzw. okresu przejściowego. W jego trakcie możliwe było stosowanie odstępstwa od zasady stosowania ustawodawstwa państwa zamieszkania pracownika i podleganie przepisom ubezpieczeniowym państwa, w którym znajdowała się zarejestrowana siedziba pracodawcy. Rozwiązanie to było podyktowane coraz to powszechniejszym zjawiskiem pracy zdalnej z zagranicy i pilną potrzebą uregulowania niejednoznacznych rozwiązań wspólnotowych w zakresie zabezpieczenia społecznego.

Z uwagi na upływ okresu przejściowego konieczne stało się uregulowanie na nowo zasad pracy zdalnej z terenu innego państwa. Zgodnie z art. 16 rozporządzenia nr 883/2004 państwa członkowskie, ich właściwe władze lub organy wyznaczone przez te władze mogą przewidzieć, za wspólnym porozumieniem, w interesie niektórych osób lub niektórych grup osób, wyjątki od ogólnych zasad wynikających z tego aktu.

Właśnie w oparciu o ten przepis zostało zawarte porozumienie ramowe, które przewiduje możliwość bardziej elastycznego podejścia do określenia właściwych przepisów ubezpieczeniowych transgranicznych pracowników zdalnych.

Aktualnie więc – na mocy porozumienia ramowego – pracownik zatrudniony u polskiego pracodawcy świadczący maksymalnie w połowie swoją pracę zdalnie np. z terytorium Szwecji, który chce potwierdzić podleganie z tego tytułu polskim przepisom o ubezpieczeniu społecznym, może skorzystać z nowego rozwiązania. W tym celu powinien złożyć do odpowiedniego oddziału ZUS wniosek US-36 (wniosek o zawarcie porozumienia wyjątkowego), wskazując jako powód „Porozumienie ws. telepracy”. Wniosek taki może złożyć również sam pracodawca. Po jego pozytywnym rozpatrzeniu jest możliwe złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia A1, potwierdzającego podleganie polskiemu ustawodawstwu ubezpieczeniowemu.

Tak więc pracownik, zatrudniony przez zagraniczny podmiot, który świadczy częściowo (np. w wymiarze 25–50 proc.) pracę np. z terytorium Polski, powinien działać w sposób analogiczny w relacji z właściwym organem zabezpieczenia społecznego państwa siedziby swojego pracodawcy.

Zasady te obowiązują analogicznie osoby świadczące zdalnie pracę w oparciu o umowy cywilnoprawne.

Czym jest telepraca transgraniczna

Trzeba jeszcze wyjaśnić, co dla celów porozumienia oznacza „telepraca transgraniczna”. Otóż oznacza to pracę zdalną (wymiennie „telepracę” z uwagi na różnorodność tej materii w poszczególnych państwach członkowskich UE) wykonywaną z państwa zamieszkania przy zachowaniu połączenia cyfrowego ze środowiskiem pracy pracodawcy, którego siedziba znajduje się w państwie innym niż państwo zamieszkania.

Zgodnie z umową ramową przepisy w zakresie zabezpieczenia społecznego państwa członkowskiego, w którym jest zarejestrowana siedziba pracodawcy, będą nadal miały zastosowanie w stosunku do pracowników, którzy łącznie spełniają następujące warunki:

• są zatrudnieni tylko u pracodawcy (lub kilku pracodawców) z zarejestrowaną siedzibą w jednym państwie członkowskim;
• zwyczajowo pracują w państwie, w którym znajduje się statutowa siedziba pracodawcy, i zwyczajowo wykonują transgraniczną pracę zdalną w państwie zamieszkania;
• ich transgraniczna praca zdalna w państwie zamieszkania stanowi co najmniej 25 proc., ale poniżej 50 proc. całkowitego czasu pracy.

Po spełnieniu tych przesłanek jest możliwe złożenie przez zainteresowanego pracownika lub jego pracodawcę wniosku o zawarcie umowy na mocy art. 16 rozporządzenia (WE) nr 883/2004.

Co ważne, umowa ramowa nie obejmuje osób, które:

• normalnie wykonują w państwie zamieszkania aktywność inną niż transgraniczna praca zdalna (np. jednocześnie pracują stacjonarnie na rzecz innego podmiotu) lub
• normalnie wykonują aktywność zawodową w państwie innym niż państwo zamieszkania i państwo siedziby pracodawcy, lub
• wykonują działalność na własny rachunek.©℗