Odmowa wydania zaświadczenia o niezaleganiu ze składkami nie oznacza, że nie są one przedawnione

Prowadzę firmę od kilkunastu lat. Niedawno złożyłem wniosek do ZUS o zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami. Jednak ZUS dokonał rozliczenia mojego konta płatnika, podając zadłużenie na ok. 4000 zł, ale dotyczy ono lat 2010–2012. Czy nie jest ono już przedawnione? Dlaczego ZUS nie wydał zaświadczenia?

W ostatnich latach zmieniał się termin przedawnienia składek. W aktualnym stanie prawnym punktem wyjścia w tym zakresie są przepisy zgrupowane w art. 24 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa). Wynika z niego m.in. generalna zasada, że należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie pięciu lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. Ponadto nie ulegają przedawnieniu należności z tytułu składek zabezpieczone hipoteką lub zastawem, jednak po upływie terminu przedawnienia należności te mogą być egzekwowane tylko z przedmiotu hipoteki lub zastawu do wysokości zaległych składek i odsetek za zwłokę liczonych do dnia przedawnienia. Bieg terminu przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu od dnia zawarcia umowy o odroczeniu płatności składek do dnia terminu płatności odroczonej należności z tytułu składek lub ostatniej raty. Przedawnienie należności z tytułu składek wynikających z decyzji o odpowiedzialności osoby trzeciej lub następcy prawnego następuje po upływie pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym decyzja została wydana. Bieg terminu przedawnienia ulega zawieszeniu od dnia śmierci spadkodawcy do dnia uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia, nie dłużej jednak niż do dnia, w którym upłynęły dwa lata od śmierci spadkodawcy.

Na innych zasadach

Wymaga jednak podkreślenia, że postępowanie prowadzone przez ZUS w sprawie wydania zaświadczenia jest specyficzne; jest ono wyłączone spod przepisów ustawy systemowej; kwestię tę reguluje kodeks postępowania administracyjnego. Zgodnie z art. 180 k.p.a. w sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych stosuje się przepisy kodeksu, chyba że przepisy dotyczące ubezpieczeń ustalają odmienne zasady postępowania w tych sprawach. Przez sprawy z zakresu ubezpieczeń społecznych rozumie się sprawy wynikające z przepisów o ubezpieczeniach społecznych, o zaopatrzeniach emerytalnych i rentowych, o funduszu alimentacyjnym, a także sprawy wynikające z przepisów o innych świadczeniach wypłacanych z funduszów przeznaczonych na ubezpieczenia społeczne. Kluczowe znaczenie mają jednak art. 217–219 k.p.a. I tak w art. 217 postanowiono, że organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie. Zaświadczenie wydaje się, jeżeli urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa, a także osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.

Zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni. W art. 218 k.p.a. postanowiono zaś, że organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Organ administracji publicznej przed wydaniem zaświadczenia może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające. Jak wynika zaś z 219 k.p.a., odmowa wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.

W odrębnym postępowaniu

W ocenie opisywanej sytuacji szczególnie pomocne może być stanowisko zawarte w wyroku Sądu Okręgowego w Łodzi z 2 marca 2023 r., sygn. akt VIII U 735/22, w którym sąd weryfikował legalność decyzji ZUS odmawiającej wydania zaświadczenia o braku zaległości, mimo podnoszonego argumentu przez wnioskodawcę, że w jego sprawie doszło do przedawnienia składek. Sąd zwrócił uwagę na kilka kwestii. Po pierwsze podano, że ZUS zasadnie odmówił wydania zaświadczenia, gdy płatnik miał zaległości. Po drugie zwrócono uwagę, że postępowanie o wydanie zaświadczenia, w tym zaświadczenia określonej treści, nie stanowi rozstrzygnięcia spornej sprawy odnośnie do przedawnienia. Podkreślono przy tym, że tam, gdzie jest spór co do prawa, tam nie powinno zostać wydane zaświadczenie, bo ma ono potwierdzać stan rzeczy, na podstawie posiadanych przez organ rentowy danych. Po trzecie wskazano, że jeśli wnioskodawczyni uważa, że nie doszło do skutecznego przerwania biegu przedawnienia, to powinna podjąć czynności w tym kierunku, aby otrzymać decyzję ustalającą stan zadłużenia na jej koncie i odwołać się od niej ewentualnie do sądu. Sporna kwestia, czy doszło do przedawnienia zaległości składkowych, nie może być natomiast objęta badaniem w niniejszej sprawie. Granice rozpatrywanej sprawy są wyznaczone z jednej strony przez zakres rozstrzygnięcia w zaskarżonej decyzji, a z drugiej – przez zakres żądania powódki w odwołaniu. A to oznacza, że sąd badał wyłącznie to, czy pozwany (ZUS) miał podstawy do odmowy wydania zaświadczenia o niezaleganiu w opłacie składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i FP przez płatnika, czy też nie miał.

Podobnie w opisywanej sytuacji należy uznać decyzję ZUS za zasadną. Istnienie nieprzedawnionych składek powinno być kwestionowane przez płatnika w odrębnym postępowaniu przed ZUS. Odmowa wydania zaświadczenia nie przesądza, że składki są nieprzedawnione. ©℗