PIP nie przeprowadzi kontroli w domach pracowników, a behapowcy przy ocenie ryzyka zawodowego mogą bazować na zdjęciach lub obejrzeniu stanowiska pracy online. Nie wiadomo za to, kto ma zapewnić biurko i fotel biurowy. Ze stanowiska wynika jedynie, że to wyposażenie, a nie narzędzie pracy.

We wchodzących 7 kwietnia 2023 r. przepisach dotyczących pracy zdalnej najwięcej emocji budzą dwie kwestie - sposób ustalenia i wysokość ekwiwalentów lub ryczałtów wypłacanych przez pracodawców oraz kwestie związane z bhp. W tym drugim temacie pierwsze stanowisko zajęła właśnie Państwowa Inspekcja Pracy, która odpowiedziała na trzy ważne pytania, ale niestety nie rozwiązała głównego dylematu. [stanowisko]
Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 9 lutego 2023 r. (sygn. GIP-GBI.0701.24.2023.4)
Czy PIP w ramach kontroli bhp może kontrolować miejsca pracy zdalnej w domach pracowników, czy będzie się opierała tylko na dokumentacji posiadanej przez pracodawcę?
Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1614) kontroli Państwowej Inspekcji Pracy podlegają pracodawcy ‒ a w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontroli legalności zatrudnienia także niebędący pracodawcami przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne ‒ na rzecz których jest świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia tej pracy. Stosownie do art. 26 ust. 1 ww. ustawy kontrolę przeprowadza się w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych.
Poszczególne czynności kontrolne mogą być wykonywane także w siedzibie jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy (ust. 2).
Artykuł 6718 kodeksu pracy przewiduje, że praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika.
Jakkolwiek miejscem wykonywania pracy zdalnie może być np. mieszkanie pracownika, to jednak inspektorzy pracy nie są uprawnieni do prowadzenia czynności kontrolnych w miejscu zamieszkania pracowników. Po pierwsze trudno uznać, że mieszkanie pracownika jest miejscem wykonywania zadań podmiotu kontrolowanego, a więc miejscem, nad którym ma on bezpośrednie władztwo i może tam bezpośrednio organizować procesy pracy. Ponadto status podmiotu podlegającego kontroli Państwowej Inspekcji Pracy mają podmioty wymienione w art. 13 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, a nie zatrudnieni pracownicy.
Co jednak najważniejsze, inspektorzy pracy nie mogą prowadzić czynności kontrolnych w mieszkaniu pracownika, ponieważ stanowiłoby to naruszenie zagwarantowanej konstytucyjnie tradycyjnej wolności człowieka. Zgodnie bowiem z art. 50 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej zapewnia się nienaruszalność mieszkania. Nienaruszalność ta (tzw. ochrona miru domowego), wiążąca się z prawem do prywatności (art. 47 Konstytucji RP), oznacza, że nikt nie może wchodzić do mieszkania i przebywać w nim bez zgody użytkownika (por. P. Winczorek „Komentarz do Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej”, Liber, Warszawa 2000, s. 68).
Czy można dokonać oceny ryzyka zawodowego bez wizyty w domu u pracownika i oceny stanowiska pracy? Czy pozwala na to wprowadzona w przepisach uniwersalna ocena ryzyka zawodowego?
Praca zdalna zawsze musi się odbywać w bezpiecznych i higienicznych warunkach (art. 207 kodeksu pracy). Ze względu na specyfikę pracy zdalnej część przepisów Kodeksu pracy w stosunku do pracy zdalnej została wyłączona, a część należy stosować odpowiednio.
Pracodawca w zakresie bhp będzie zwolniony z obowiązków określonych w:
‒ art. 208 par. 1 k.p. (współpraca pracodawców w razie, gdy jednocześnie w tym samym miejscu wykonują pracę pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców),
‒ art. 2091 k.p. (np. wyznaczanie pracowników do wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji, zapewniania środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach),
‒ art. 212 pkt 1 i 4 k.p. (dotyczących organizowania stanowiska pracy, dbania o stan pomieszczeń, wyposażenia, środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem),
‒ art. 213 i art. 214 k.p. (dotyczących obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy),
‒ art. 232 k.p. (dotyczących zapewniania pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednich posiłków i napojów ze względów profilaktycznych),
‒ art. 233 k.p. (dotyczących zapewniania odpowiednich urządzeń sanitarnych i dostarczania środków higieny osobistej).
Obowiązek oceny i dokumentowania ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą spoczywa na każdym pracodawcy, w tym także w stosunku do wykonywania pracy zdalnej. Należy podkreślić, że nie jest to ani nowy, ani dodatkowy obowiązek nałożony na pracodawcę. Od wielu lat przy każdorazowej zmianie warunków pracy (wprowadzenie pracy zdalnej jest zmianą warunków pracy) taką ocenę należy przeprowadzić, a następnie zapoznać pracownika z ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaniem pracy.
Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną dodatkowo w procesie analizy ryzyka zawodowego należy uwzględnić wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy.
Na podstawie wyników przeprowadzonej oceny ryzyka zawodowego pracodawca jest zobowiązany opracować informację zawierającą:
‒ zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
‒ zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
‒ czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;
‒ zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.
Decyzja, czy w procesie analizy ryzyka zawodowego pracodawca skorzysta z prawa do przeprowadzenia kontroli w zakresie bhp w miejscu wykonywania pracy zdalnej przez pracownika (art. 6728 par. 1 pkt 1 k.p.), czy też przygotuje inne narzędzia wspomagające ocenę ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą w sposób zdalny, np. listy kontrolne, fotografie, filmy z miejsca wykonywania pracy zdalnej itp., należy wyłącznie do pracodawcy.
Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania (art. 6731 par. 6 k.p.).
Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy (art. 6731 par. 7 k.p.).
Stanowisko pracy zdalnej zgodne z zasadami ergonomii organizuje pracownik m.in. na podstawie informacji przekazanej przez pracodawcę.
Czy biurko i fotel biurowy to narzędzia pracy w rozumieniu nowych przepisów o pracy zdalnej i pracodawca będzie miał obowiązek je zapewnić pracownikom?
Zgodnie z par. 2 pkt 2 lit. c rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe przez stanowisko pracy należy rozumieć przestrzeń pracy, wraz z wyposażeniem w środki i przedmioty pracy, obejmującym m.in. wyposażenie pomocnicze, w tym stół, krzesło, uchwyt na dokument, podnóżek. Zatem wydaje się, że jeżeli praca jest wykonywana na stanowisku pracy z monitorem ekranowym, to biurko i fotel biurowy stanowią jego wyposażenie, a nie narzędzia pracy. Jednak z uwagi na fakt, że Państwowa Inspekcja Pracy nie jest organem uprawnionym do dokonywania wiążącej wykładni przepisów, to zarówno z tym zapytaniem, jak i pytaniem dotyczącym uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego proponuję zwrócić się do organu, który przygotował przepis, tj. do Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej.

Nie w domu

W związku z tym, że pracownik zdalny wykonuje pracę np. w domu, powstało pytanie, czy PIP może kontrolować mieszkania pracowników? Odpowiedź nie jest zaskoczeniem i brzmi: nie. Wynika to z ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1614), a dokładnie z art. 26, który określa miejsca kontroli, wskazując, że może to być:
  • siedziba podmiotu kontrolowanego,
  • inne miejsca wykonywania zadań przez pracodawcę lub
  • miejsca przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych.
Dodatkowo pewne czynności mogą być dokonywane także w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP.

Przykład

W siedzibie okręgowego inspektoratu
W związku ze skargą pracownika, która dotyczyła fałszowania dokumentacji czasu pracy i pracy w nadgodzinach, która nie była rekompensowana, inspektor pracy postanowił przesłuchać kilku pracowników z tego samego wydziału kontrolowanej spółki. Inspektor ze względu na brak odrębnej salki konferencyjnej postanowił, że zeznania świadków będą miały miejsce w siedzibie okręgowego inspektoratu pracy, i ustalił ich termin na za dwa dni, przekazując wybranym pracownikom wezwania na przesłuchanie. ©℗
Można jedynie rozważyć, czy miejsce wykonywania pracy zdalnej w postaci miejsca zamieszkania nie jest „innym miejscem wykonywania zadań przez pracodawcę”. W tym zakresie jednak GIP w swoim stanowisku stwierdził, że nie, bo pracodawca nie ma bezpośredniego władztwa nad tym miejscem i nie może tam bezpośrednio organizować procesu pracy. Taki pogląd wydaje się słuszny, gdy weźmie się pod uwagę cel rozszerzenia miejsca kontroli w ustawie o PIP, a było nim objęcie filii, oddziałów, biur znajdujących się w innej lokalizacji, jak również placów budowy. Z pewnością nie można stwierdzić, że miejscem wykonywania zadań przez pracodawcę jest dom pracownika. Ponadto należy zauważyć, że GIP słusznie powołał się w swoim stanowisku także na wynikającą z konstytucji ochronę miru domowego, która jest jedną z podstawowych wolności człowieka.

Rola behapowca

Kolejnym zagadnieniem, co do którego pojawiały się wątpliwości, było to, czy behapowiec musi wizytować stanowiska pracy w domach pracowników. Również w tym zakresie ze stanowiska GIP wynika, że nie. Ocena ryzyka zawodowego na stanowisku pracy powinna być dokonywana przez pracodawcę w związku z każdą zmianą warunków pracy. W trakcie pandemii behapowcy uwzględniali w ocenie ryzyka nowe czynniki biologiczne, bo pojawiły się w tym zakresie nowe zagrożenia na wielu stanowiskach pracy. Obecnie wprowadzenie pracy zdalnej stanowi również zmianę warunków świadczenia pracy, a więc wiąże się z koniecznością opracowania nowych ocen ryzyka zawodowego. Zmiana polegająca na wprowadzeniu pracy zdalnej na stałe do kodeksu pracy została uznana przez ustawodawcę za tak ważną, że zdecydował się wprost nałożyć obowiązek przeprowadzenia na nowo oceny ryzyka i sprecyzować jej główne elementy. Ocena ryzyka wymaga od pracownika służby bhp wiedzy na temat stanowiska pracy, dlatego pojawiło się pytanie, czy przed jej dokonaniem behapowiec powinien skontrolować warunki w miejscu zamieszkania pracownika, co wiązałoby się z dużym obciążeniem i kosztem dla firm. Na szczęście GIP przyjął, że decyzja, czy w procesie analizy ryzyka zawodowego pracodawca skorzysta z prawa do kontroli bhp w miejscu wykonywania pracy zdalnej, należy wyłącznie do niego. Co więcej, wskazano, że pracodawca może przygotować inne narzędzia wspomagające ocenę ryzyka, takie jak listy kontrolne, fotografie czy filmy z miejsca wykonywania pracy zdalnej. W tym zakresie należy oczywiście jeszcze dopuścić samą kontrolę wykonywaną zdalnie za pośrednictwem telekonferencji z pracownikiem zdalnym.
Niestety, PIP nie odniosła się w swoim stanowisku do nowej instytucji, jaką jest uniwersalna ocena ryzyka wprowadzona po raz pierwszy do kodeksu pracy, i do tego, jak dalece zmienia ona dotychczasowe podejście do oceny ryzyka zawodowego. Tak więc praktyka pokaże, czy oceny ogólne robione bez żadnej wiedzy na temat stanowiska pracy zdalnej będą przez PIP kwestionowane podczas kontroli, czy też nie. Z wywiadów prasowych z główną inspektor pracy Katarzyną Łażewską-Hrycko wynika, że PIP w tym roku ma weryfikować oceny ryzyka zawodowego dotyczące pracy zdalnej, więc wydaje się, że szybko uzyskamy odpowiedzi na bardziej szczegółowe pytania.

Nie wszystko jasne

Kolejnym problemem praktycznym w stosowaniu nowych przepisów było ustalenie, czym jest biurko i krzesło niezbędne do pracy zdalnej. W tym aspekcie GIP stwierdził, że biurko i krzesło są wyposażeniem pomocniczym stanowiska pracy w przypadku wykonywania pracy przy monitorze ekranowym. Powyższe argumenty wynikają z wykładni przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148 poz. 973). Biurko i krzesło nie są więc narzędziami pracy w rozumieniu nowego przepisu art. 6724 par. 1 k.p., które musi bezwzględnie zapewnić pracodawca w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, i tyle wiemy na pewno. Takie stanowisko nie daje jednak pełnej jasności sytuacji, bo pojawia się dalsze pytanie, czy właściwe wyposażenie stanowiska pracy jest obowiązkiem pracodawcy, czy też nie. Można uznać oczywiście, że w porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej zostaną wpisane inne obowiązki pracodawcy, w tym związane z wyposażeniem stanowiska pracy, i wtedy będzie to obowiązek pracodawcy, ale co, jeśli takich postanowień nie będzie? Wśród ekspertów pojawiły się już poglądy, że pracodawca nie musi zapewniać wszystkim pracownikom biurek i krzeseł, ale to dopiero praktyka pokaże, jakie stanowiska w tej sprawie zajmować będą inspektorzy podczas kontroli oraz sądy w przypadku sporów np. na tle wypadków przy pracy zdalnej. ©℗