Wyobraźmy sobie, że w kwietniu 2022 r. pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego i miesięcznych zmiennych premii redukowanych proporcjonalnie do okresów nieobecności co roku przysługuje mu w marcu premia roczna zmniejszana proporcjonalnie do okresów nieobecności. W roku kalendarzowym poprzedzającym miesiąc zachorowania pracownik przepracował 211 dni roboczych, 26 dni był niezdolny do pracy, pobierając wynagrodzenie chorobowe, a 15 dni sprawował opiekę i pobierał zasiłek opiekuńczy. W tym roku pracownik miał obowiązek przepracować 252 dni robocze. Wypłacona pracownikowi premia, po pomniejszeniu o kwoty potrąconych składek, wyniosła 2053,70 zł. Jak obliczyć wynagrodzenie chorobowe dla tej osoby?
Izabela Nowacka, ekspert od wynagrodzeń
odpowiedź
Premia to składnik wynagrodzenia, który powinien być uregulowany w wewnętrznych przepisach płacowych danej firmy. Nie jest to bowiem obowiązkowe świadczenie wynikające z kodeksu pracy, lecz fakultatywne, zwykle o charakterze motywacyjnym. Zasady, warunki nabycia oraz wysokość premii powinny być zamieszczone np. w regulaminie wynagradzania bądź w oddzielnym regulaminie premiowania. Premia ma charakter gwarancyjny, co oznacza, że przysługuje ona pracownikowi po spełnieniu postawionych warunków, a więc jeśli pracodawca mu jej nie wypłaci, to może się domagać na drodze sądowej (charakter roszczeniowy). Od premii należy odróżnić nagrodę. Nagrody zazwyczaj mają charakter uznaniowy i nawet nie występują w ogóle w aktach płacowych, bo np. są tylko okazjonalne, sporadyczne lub wręcz jednorazowe. Tak więc nawet jeśli jest o niej mowa w umowie o pracę czy regulaminie płacowym, to z zaznaczeniem, że o ewentualnej wypłacie decyduje wyłącznie pracodawca.
Co w podstawie
Podstawę wymiaru zasiłku np. chorobowego, przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem, stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Wynagrodzenie to przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe. Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku, zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku. Premie regulaminowe lub nagrody uznaniowe spełniają pierwszą przesłankę, bo podlegają oskładkowaniu. Przy czym premie czy nagrody, które wchodzą do podstawy zasiłkowej, nie mogą przysługiwać w okresie pobierania danego rodzaju zasiłku – zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu – i nie mogą być one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku. W związku z tym nawet wypłaty uznaniowe mogą podwyższyć podstawę do zasiłku, bo jeśli brak jest w wewnętrznych aktach płacowych jakiejkolwiek wzmianki na ich temat, a tym bardziej nie ma zasad ich przyznawania, trudno byłoby stwierdzić, że były wypłacone za okres pobierania zasiłku, szczególnie jeśli premie czy nagrody są wypłacane sporadycznie i okazjonalnie, np. za szczególne osiągnięcia czy wyniki w pracy. Dlatego przyjmuje się, że w razie braku postanowień o zachowywaniu prawa do składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku składnik wynagrodzenia nie przysługuje za rzeczony okres i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru. Jeżeli jednak mimo braku odpowiednich postanowień w przepisach płacowych lub umowach o pracę pracodawca udokumentuje, że składnik wynagrodzenia jest pracownikowi wypłacany za okres otrzymywania zasiłku, składnika tego nie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku. Tak więc generalnie dla celów ustalenia podstawy do zasiłków aspekt roszczeniowości danej wypłaty nie ma znaczenia. Oznacza to, że nie tylko premie regulaminowe wchodzą do tej podstawy. Najistotniejszy jest fakt, że premia/nagroda została wypłacona za okres świadczenia pracy, a nie za okres nieobecności spowodowany chorobą bądź inną okolicznością, z tytułu której przysługuje zasiłek. Do podstawy zasiłków nie wchodzą natomiast premie, które nie zależą bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, lecz od wyników całej grupy pracowników lub zakładu pracy, które są wypłacane niezależnie od absencji pracownika.
W podstawie wymiaru świadczeń zasiłkowych uwzględnia się premie przysługujące za okresy miesięczne, kwartalne, roczne oraz za inne okresy, np. półroczne.
Roczne w wysokości 1/12
Składniki wynagrodzenia – premie, nagrody, dodatki – przysługujące za okresy roczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłków w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.
PRZYKŁAD 1
Wypłata w styczniu
Pracownik zachorował w lutym 2022 r. Do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego przyjęto wynagrodzenia za okres od lutego 2021 r. do stycznia 2022 r. Za rok poprzedzający powstanie niezdolności do pracy (2021) pracownik otrzymał w styczniu br. premię roczną w wysokości 3570 zł, a po pomniejszeniu o część składkową 13,71 proc. – 3080,55 zł. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za okres od lutego do stycznia dolicza się 1/12 kwoty premii rocznej za 2021 r., czyli 256,71 zł.
Jeżeli premie i inne składniki wynagrodzenia nie przysługują za okresy, z których uwzględnia się je w podstawie wymiaru zasiłku, podstawę tę ustala się bez tych składników. Oznacza to, że jeżeli za 2021 r. pracownik nie nabył prawa do rocznej premii, to podstawa zostanie ustalona bez tego składnika.
Bez przeliczania
Jeżeli składnik wynagrodzenia uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku przysługuje, lecz nie został wypłacony do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków, do podstawy wymiaru danego zasiłku przyjmuje się ten składnik w wysokości wypłaconej za poprzedni okres. Gdy taka sytuacja wystąpi, wypłata premii już po ustaleniu podstawy wymiaru zasiłków (czyli z tym wstecznym składnikiem) nie powoduje ponownego obliczenia tej podstawy.
PRZYKŁAD 2
Nabycie prawa
Pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w marcu 2022 r. i ma z tego tytułu prawo do wynagrodzenia chorobowego. Podstawę wymiaru stanowi tu przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustalone za okres od marca 2021 r. do lutego 2022 r. Pracownik poza wynagrodzeniem zasadniczym otrzymuje w każdym roku dodatkowo roczną premię. Według regulaminu jest ona wypłacana do końca marca każdego roku. Ponieważ premia roczna za 2021 r. nie została jeszcze wypłacona, ale wiadomo, że pracownik nabył do niej prawo, do ustalenia podstawy wymiaru chorobowego przysługującego za marzec br. należy przyjąć 1/12 część premii, wypłaconej pracownikowi za rok jeszcze wcześniejszy, czyli za 2020 r. Wypłacenie w marcu 2022 r. premii za 2021 r. nie wpłynie już na wysokość podstawy (nie trzeba jej będzie przeliczać).
Jeżeli roczne składniki wynagrodzenia nie zostały wypłacone również za okresy poprzednie, podstawę wymiaru zasiłku ustala się z ich pominięciem, a po wypłacie podstawę się przelicza, uwzględniając te składniki oraz wyrównując wysokość zasiłku.
Jak uzupełnić
Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłku, zmniejszane proporcjonalnie w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy zgodnie z przepisami płacowymi, podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku po uzupełnieniu zgodnie z ogólnymi zasadami. Składnik roczny jako zmienny jest dopełniany w ten sposób, że otrzymaną kwotę – po pomniejszeniu o kwotę potrąconych składek – dzieli się przez liczbę dni przepracowanych w roku kalendarzowym oraz mnoży przez liczbę dni, którą pracownik przepracowałby w roku kalendarzowym. W wewnętrznych przepisach płacowych (np. regulaminie wynagradzania, regulaminie premiowania) lub umowach o pracę pracodawca powinien zawrzeć postanowienia dotyczące sposobu zmniejszania premii w razie chorobowej absencji. Zasada proporcjonalności będzie zachowana zarówno wtedy, gdy składnik jest obniżany o dni nieprzepracowane w stosunku do ogólnej liczby dni roboczych danego okresu, jak i o wszystkie dni zwolnienia w stosunku do całego tego okresu. Tak więc w opisywanej sytuacji premię należy uzupełnić do kwoty, jaką pracownik otrzymałby, gdyby przepracował cały rok. Po uzupełnieniu wynosi ona 2451,96 zł:
2053,70 zł : 211 dni = 9,73 zł
9,73 zł x 252 dni = 2451,96 zł
Przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy uwzględnić przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika za okres od kwietnia 2021 do marca 2022 r. (w tym premie miesięczne również trzeba przyjąć po uzupełnieniu) oraz 1/12 część uzupełnionej premii wypłaconej za poprzedni rok kalendarzowy.
Niepełny rok zatrudnienia
Jeżeli pracownik nie był zatrudniony u pracodawcy przez cały rok poprzedzający powstanie niezdolności do pracy, premie i inne składniki za okresy roczne powinny być uwzględnione proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w tym roku, z którego składnik roczny podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku.
PRZYKŁAD 3
Opieka nad dzieckiem
Pracownik zatrudniony od 1 kwietnia 2021 r. w marcu 2022 r. otrzymał nagrodę roczną za 2021 r. W kwietniu 2022 r. sprawował opiekę nad chorym dzieckiem i nabył prawo do zasiłku opiekuńczego. Przy obliczaniu podstawy wymiaru przysługującego mu zasiłku do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za okres od kwietnia 2021 r. do marca 2022 r. należy doliczyć nagrodę roczną w wysokości 1/9 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający zachorowanie, tj. proporcjonalnie do liczby pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia.
Zmiana wymiaru czasu pracy
W razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy podstawę wymiaru zasiłku (wynagrodzenia) chorobowego (i innych zasiłków) stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub w miesiącach poprzedzających, z których liczona jest podstawa (art. 40 ustawy zasiłkowej). W przypadku wliczania premii rocznych obowiązuje zasada, zgodnie z którą jeżeli zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce w okresie roku poprzedzającego niezdolność, składnik roczny przyjmuje się proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy po zmianie wymiaru czasu pracy w roku kalendarzowym poprzedzającym tę niezdolność. Innymi słowy, obliczamy stosunek liczby etatów w miesiącach po zmianie do łącznej liczby wszystkich etatów w roku poprzednim i mnożymy wynik przez roczną kwotę nagrody. Następnie ustalamy nagrodę za jeden miesiąc po zmianie.
PRZYKŁAD 4
Tylko część
Pracownik do 30 czerwca 2021 r. był zatrudniony w wymiarze 1/2 (0,5) etatu, natomiast od 1 lipca 2021 r. jest zatrudniony w wymiarze 3/4 (0,75) etatu. W marcu 2022 r. zachorował. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego w wysokości ma także prawo do premii rocznej. Podstawę wymiaru należnego pracownikowi świadczenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od lipca 2021 r. do lutego 2022 r. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ten okres należy jeszcze doliczyć 1/6 nagrody rocznej w kwocie przypadającej za pełne miesiące kalendarzowe po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od lipca do grudnia 2021 r. Pracownik w styczniu br. otrzymał premię roczną w kwocie 3441,42 zł (już po odliczeniu 13,71 proc.). Kwota przypadająca na okres od lipca do grudnia wynosi 2064,85 zł i została obliczona następująco:
[6 x 0,75 : (6 x 0,5 + 6 x 0,75)] x 3441,42 zł = 2064,85 zł (nagroda za okres od zmiany etatu)
Do wynagrodzenia chorobowego należy wliczyć 344,14 zł, tj. 1/6 kwoty premii.
Podstawa prawna
• art. 3 pkt 3, art. 36 ust. 1, art. 37 ust. 2, art. 38, art. 42, art. 43 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1621)
