ZUS prowadzi konta dla każdego ubezpieczonego i płatnika. Ewidencjonuje na nich m.in., ile i jakie składki zostały wpłacone. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych ogranicza dostęp do zgromadzonych tam danych, wymieniając podmioty, którym ZUS może je udostępnić. Nie ma możliwości, aby o stanie np. zadłużenia płatnika dowiedziała się osoba postronna, nawet jeśli jest to np. zatrudniony w danej firmie ubezpieczony. Nie uzyska on informacji, czy firma płaci regularnie składki, chyba że chodzi o składki tylko za niego. Restrykcyjne przepisy są także problematyczne dla spadkobierców płatników prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Zanim podejmą ważną decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu spadku, nie mogą wystąpić do ZUS z wnioskiem o udzielenie informacji, czy zmarły miał jakieś długi składkowe, którymi w przyszłości mogą być obciążeni.
Tylko wymienione podmioty
Zgodnie z art. 50 ust. 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) dane zgromadzone na koncie ubezpieczonego i na koncie płatnika składek mogą być udostępniane:
  • sądom, prokuratorom, organom podatkowym, Państwowej Inspekcji Pracy, Biuru Nadzoru Wewnętrznego, Policji, Straży Granicznej;
  • komornikom sądowym, organom egzekucyjnym z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji;
  • ministrowi właściwemu do spraw gospodarki w zakresie koniecznym do rozstrzygania niektórych spraw, ministrowi właściwemu do spraw rodziny, ministrowi właściwemu do spraw zabezpieczenia społecznego, ministrowi właściwemu do spraw rozwoju regionalnego w przypadku niektórych spraw;
  • organom realizującym świadczenia rodzinne, świadczenia z funduszu alimentacyjnego oraz świadczenia wychowawcze;
  • ośrodkom pomocy społecznej, centrom usług społecznych, powiatowym centrom pomocy rodzinie;
  • publicznym służbom zatrudnienia;
  • Komisji Nadzoru Finansowego;
  • wojewodzie i szefowi Urzędu do Spraw Cudzoziemców w zakresie prowadzonych postępowań dotyczących legalizacji pobytu cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
W związku z epidemią rozszerzono krąg uprawnionych do pozyskania danych z kont ubezpieczonych i płatników na cele związane z epidemią. Są to obecnie także prezes Rady Ministrów, szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, pełnomocnik prezesa Rady Ministrów właściwy do spraw analiz i studiów z zakresu kluczowych polityk publicznych, a także Agencja Rozwoju Przemysłu S.A. oraz Polski Fundusz Rozwoju S.A.
Czy informacja publiczna
Trzeba zaznaczyć, że dane zapisywane na koncie ubezpieczonego lub płatnika nie mogą być udostępniane w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej, nawet jeśli dotyczą osoby pełniącej funkcje publiczne. Takie zagadnienie rozpatrywał Naczelny Sąd Administracyjny, wydając 11 października 2017 r. wyrok w sprawie o sygn. akt I OSK 105/17. Dotyczyła ona wniosku osoby fizycznej, która domagała się od ZUS udzielenia informacji, czy fundacja zgłosiła pewną osobę do ubezpieczeń i odprowadzała za nią składki. Zdaniem wnioskodawcy informacje te dotyczyły osoby pełniącej funkcję publiczną oraz organizacji pożytku publicznego, ponadto dotyczyły zadeklarowanych okoliczności oraz poświadczających je dokumentów stanowiących materiał w postępowaniu administracyjnym mający bezpośredni wpływ na jego wynik. NSA wskazał, że art. 50 ust. 3, 4 i 9 ustawy systemowej w sposób wyczerpujący określają katalog podmiotów, którym mogą być udostępniane dane zgromadzone na kontach ubezpieczonego i płatnika składek. A to oznacza, że w przypadku braku przepisów szczególnych inne podmioty nie mogą uzyskać tych danych. Ma to istotne znaczenie z perspektywy ochrony prywatności oraz danych osobowych gwarantowanej konstytucyjnie (art. 47 oraz art. 51 ust. 1, 3 i 5 Konstytucji RP). NSA podkreślił, że do kręgu podmiotów uprawnionych do uzyskania tych danych nie włączono osób postronnych lub podmiotów realizujących uprawnienia na gruncie ustawy o dostępie do informacji publicznej. Podmioty te nie są więc upoważnione do uzyskania danych wynikających z tych kont, tymczasem kompetencji do zapoznania się z takimi danymi z uwagi na wskazane wartości konstytucyjne nie wolno domniemać.
Sąd zwrócił jednak uwagę, że żądana informacja o zgłoszeniu osoby do ubezpieczenia społecznego i o odprowadzaniu obowiązkowych składek z określonego tytułu ma charakter informacji publicznej, odnosi się bowiem do sprawy publicznej w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Co ciekawe, rozpatrujący sprawę w I instancji WSA w Warszawie uznał, że żądane informacje nie mają charakteru informacji publicznej, dotyczą bowiem konkretnego, indywidualnego stosunku z zakresu ubezpieczenia społecznego.
Jednak zdaniem NSA w tym przypadku można mówić o informacji publicznej, bo dotyczy ona wykonywania przez podmiot publiczny zadania publicznego związanego z zapewnieniem świadczeń emerytalnych i rentowych, zaś z drugiej strony – taki podmiot realizuje ponadto obowiązek publicznoprawny w postaci uiszczania składek na ubezpieczenie społeczne. Mimo to zdaniem NSA informacje te nie mogą być udostępnione, bo istnieją przepisy szczególne wprowadzające odmienne zasady i tryb dostępu do objętych wnioskiem informacji. Oznacza to, że regulacji o dostępie do informacji się nie stosuje. Przywołane wyżej sprawie przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych mają właśnie charakter norm szczególnych. Wykluczało to udostępnienie przez ZUS danych, o które zwracał się wnioskodawca.
Zaświadczenie o niezaleganiu
Zgodnie z art. 50 ust. 4 ustawy systemowej dane udostępnia się także na wniosek osób fizycznych i płatników składek, których dotyczą informacje zawarte na kontach. Innymi słowy – można wystąpić o udzielenie informacji w sprawie własnego konta. W większości przypadków chodzi o otrzymanie przez płatników zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek potrzebnego np. do uczestnictwa w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Takie zaświadczenia, jak również decyzję o odmowie wydania zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek, wydane przez ZUS w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, mogą być przez płatnika wydrukowane i wykorzystywane. Przy czym ustawa systemowa zrównuje wydruki z dokumentami wydawanymi przez ZUS, jeżeli zawierają dane umożliwiające ich weryfikację. Trzeba pamiętać, że zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ma jedynie potwierdzać stan rzeczy na podstawie danych posiadanych przez ZUS. Dokument ten nie tworzy, nie uchyla i nie zmienia istniejących stosunków prawnych. Postępowanie o wydanie zaświadczenia nie stanowi też rozstrzygnięcia sprawy, nie poprzedza go żadne postępowanie, co najwyżej postępowanie wyjaśniające. Wydając takie zaświadczenie, ZUS przedstawia jedynie znany mu na daną chwilę stan faktyczny lub prawny, a nie rozstrzyga o żadnych prawach i obowiązkach ubezpieczonego (tak Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z 27 września 2017 r., sygn. akt III AUa 1344/16).
Z uwagi na charakter zbieranych danych ZUS ma pełną informację o stanie zatrudnienia w kraju, dlatego wiele instytucji lub służb może skorzystać z jego zasobów. Nie wszyscy jednak wiedzą, że ZUS ma np. obowiązek przekazywania danych Straży Granicznej oraz Państwowej Inspekcji Pracy o zgłaszanych do ubezpieczeń cudzoziemcach. Przekazuje tym podmiotem wykaz obejmujący dane płatników, którzy w ostatnim kwartale zgłosili do ubezpieczeń społecznych co najmniej jednego cudzoziemca – w terminie do końca ostatniego dnia roboczego miesiąca następującego po upływie kwartału, którego wykaz dotyczy, oraz dane ubezpieczonego cudzoziemca. ZUS ma na to siedem dni od dnia otrzymania pisemnego wniosku Straży Granicznej lub Państwowej Inspekcji Pracy.
Zanim zostanie podjęta decyzja
Planowana nowelizacja systemowa przewiduje specjalne rozwiązanie dla spadkobierców płatnika (osoby prowadzącej działalność), którzy jeszcze nie otrzymali potwierdzenia nabycia spadku. Zgodnie z projektowanymi przepisami ZUS na wniosek osoby, która uprawdopodobni, że może być spadkobiercą, wydaje zaświadczenie o wysokości nieopłaconych należności z tytułu składek spadkodawcy. Podobne rozwiązanie funkcjonuje już w ordynacji podatkowej. Zgodnie z jej art. 306f par. 1 organ podatkowy na wniosek osoby, która uprawdopodobni, że może być spadkobiercą, wydaje zaświadczenie o wysokości znanych temu organowi zobowiązań spadkodawcy. Zgodnie zaś z par. 2, jeżeli postępowanie podatkowe w sprawie określenia wysokości zobowiązań podatkowych spadkodawcy nie zostało zakończone, w zaświadczeniu podaje się przybliżoną wysokość zobowiązania na podstawie posiadanych danych co do podstawy opodatkowania.
Informacja o ewentualnych długach zmarłego przedsiębiorcy jest o tyle ważna, że do chwili przyjęcia spadku spadkobierca ponosi odpowiedzialność za długi spadkowe tylko ze spadku. Jeśli jednak zdecyduje się na przyjęcie spadku, ponosi odpowiedzialność z całego swojego majątku. Niejednokrotnie zdarza się, że spadkobiercy spadek przyjmują, ponieważ w jego skład wchodzi atrakcyjny składnik, np. nieruchomość, po czym okazuje się, że muszą spłacić zaległości składkowe.
Do składek mają bowiem odpowiednie zastosowanie przepisy ordynacji podatkowej o odpowiedzialności spadkobierców za długi zmarłego podatnika. Zgodnie z art. 97 tego aktu spadkobiercy przejmują przewidziane w przepisach prawa podatkowego (w tym przypadku – przepisów dotyczących składek) majątkowe prawa i obowiązki spadkodawcy. Z art. 100 par. 1 wynika zaś, że organ podatkowy (w tym przypadku – ZUS) orzeka w jednej decyzji o zakresie odpowiedzialności lub uprawnień poszczególnych spadkobierców na podstawie decyzji ostatecznych wydanych wobec spadkodawcy oraz jego zobowiązań wynikających z prawidłowych deklaracji.
Co przewiduje nowelizacja
Planowana nowelizacja ustawy systemowej przewiduje, że ZUS na wniosek osoby, która uprawdopodobni, że może być spadkobiercą, wydaje zaświadczenie o wysokości nieopłaconych należności z tytułu składek spadkodawcy – na wzór rozwiązania istniejącego już w ordynacji podatkowej. Dzięki temu potencjalny spadkobierca będzie mógł zdecydować, czy spadek przyjąć, czy odrzucić.
WAŻNE Ustawa systemowa pozwala ZUS na udzielenie informacji o stanie konta ubezpieczonego lub płatnika tylko ograniczonemu gronu podmiotów i to tylko do celów wskazanych w ustawie.

Podstawa prawna

• art. 50 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 423)
• art. 1 i art. 5 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2176)
• art. 306f ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1325; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 72)