Wpłacanie składek w należnej wysokości nie daje gwarancji, że na koncie nie pojawią się zaległości. O długu może zdecydować zwykła pomyłka w dokumentach ubezpieczeniowych.

Niekiedy błąd sprawia, że powstaje rzekoma zaległość składkowa, nawet gdy płatnik wpłaca składki w terminie i w pełnej wysokości. Bo system, którym posługuje się ZUS, potrafi sam wygenerować rzekomą zaległość składkową i naliczać od niej odsetki za zwłokę. A wtedy faktyczne wpłaty ‒ ich termin i wysokość – przestają mieć jakiekolwiek znaczenie. ZUS zapewnia, że algorytmy Systemu Ewidencji Kont i Funduszy (SEKiF) działają prawidłowo. Jednak sprawa, z którą zwrócił się do nas czytelnik DGP, temu przeczy.
Co gorsza, mimo dwukrotnych wniosków o wydanie decyzji, nie doczekał się on żadnej, co de facto zamknęło mu drogę do sądu. Mógłby wprawdzie złożyć skargę na bezczynność ZUS, ale to oznacza, że czekałyby go dwa postępowania: najpierw o bezczynność, a gdy sąd by ją stwierdził – powtórny spór, już o meritum. W tym czasie przepadłaby antycovidowa pomoc, którą czytelnikowi przyznała już w grudniu Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych (na finansowanie kosztów bieżącej działalności i utrzymanie płynności). Pomoc jest przyznana, ale na jej otrzymanie nie było szans, bo rzekoma zaległość, którą ZUS stwierdził zwykłym pismem (bo decyzji nie wydał), była przeszkodą do ubiegania się o dotacje.
Ostatecznie sprawę udało się wyjaśnić dzięki interwencji naszej redakcji. Czytelnik dostał zaświadczenie o braku zaległości w ZUS na 31 grudnia 2020 r. Co więcej, otrzymał nawet przeprosiny.
Nie wiadomo jednak, jak potoczyłaby się ta sprawa, gdyby nie list czytelnika do naszej redakcji. Jego historia może być przestrogą dla innych płatników, by nie ufali zbytnio przekonaniu, że dla braku zaległości wystarczy wpłacać składki w należnej wysokości.
Wszystko zapłacone…
Problem najlepiej wytłumaczyć na prostym przykładzie: pan X wpłaca dwie składki zdrowotne, bo ma dwa tytuły do ubezpieczenia zdrowotnego. Przyjmijmy, dla uproszczenia, że wpłaca dwa razy po 100 zł. Jednak w składanej deklaracji wykazuje – błędnie – tylko jedną podstawę ubezpieczenia (1 × 100 zł). Przez pewien czas, bywa, że przez kilka lat, ZUS traktuje drugą składkę jako nadpłatę. Załóżmy, że nadpłata powstała za pełne trzy lata. Daje to kwotę 3600 zł (36 miesiące × 100 zł).
Następnie ZUS zauważa błąd i z urzędu koryguje otrzymane deklaracje, stwierdzając, że powinny być w nich wykazywane dwie podstawy do ubezpieczenia. W tym momencie – i jest to kluczowy moment – ZUS stwierdza, że z drugiego tytułu powstała zaległość podatkowa w wysokości 3600 zł. Zalicza ją równomiernie na poczet kwoty głównej zaległości i naliczonych od niej odsetek za zwłokę.
…narosły zaległości
Skąd odsetki? Ano stąd, że od popełnienia przez pana X błędu w deklaracji do wykrycia go przez ZUS minęły trzy lata. Przyjmijmy, dla uproszczenia, że naliczone przez system odsetki za cały ten okres wyniosły 700 zł. To oznacza, że istniejącą nadpłatę w wysokości 3600 zł ZUS zalicza w kwocie 2900 zł na poczet kwoty głównej i 700 zł na poczet odsetek za zwłokę.
Wskutek takiego rozliczenia na koncie ubezpieczonego nadal brakuje 700 zł. Z czasem kwota zadłużenia rośnie coraz bardziej, bo pan X nawet się nie domyśla, że składki, które reguluje w należnej bieżącej wysokości, ciągle są zaliczane częściowo na poczet zaległości i odsetek od niej. W efekcie pan X wpada w spiralę zadłużenia, bo z każdą kolejną wpłatą coraz bardziej zalega z bieżącymi zobowiązaniami.
W rezultacie nie jest istotne to, że przez cały czas, do momentu wykrycia błędu w deklaracji, Fundusz Ubezpieczeń Zdrowotnych dysponował w pełni należną mu kwotą. Zasadniczego znaczenia nabiera błąd w złożonej deklaracji – to on jest powodem powstania zaległości i naliczania odsetek za zwłokę.
Tylko czy da się naliczać odsetki, gdy w żadnym momencie nie doszło do zwłoki w zapłacie składek? Czy jedyną przyczyną naliczania odsetek może być błąd popełniony w deklaracji rozliczeniowej? Jaki przepis daje ZUS prawo do naliczania odsetek w sytuacji, gdy nie doszło do zwłoki w zapłacie kwoty głównej? Spytaliśmy o to w biurze prasowym ZUS. [rozmowa]
rozmowa
Oddział ZUS został zobowiązany do weryfikacji
PAWEŁ ŻEBROWSKI

rzecznik prasowy ZUS

Czy ZUS może naliczać odsetki za zwłokę, gdy w żadnym momencie nie doszło do zwłoki w zapłacie składek?
ZUS nalicza odsetki za zwłokę od należnych składek, które zostały opłacone po ustawowym terminie ich płatności. Jeżeli po naliczeniu odsetki nie przekraczają kwoty 6,60 zł, to nie są pobierane.
Czy jedyną przyczyną naliczania odsetek może być błąd popełniony w deklaracji rozliczeniowej, a nie niedobór we wpłatach?
Stan rozliczeń konta płatnika składek (saldo konta) jest wynikiem rozliczenia zaksięgowanych na tym koncie danych z dokumentów rozliczeniowych (deklaracji rozliczeniowych) i wpłat przekazanych na wskazany przez ZUS rachunek bankowy (od stycznia 2018 r. na indywidualny numer rachunku składkowego płatnika NRS). Przedsiębiorcy opłacający składki wyłącznie za siebie lub za siebie i osoby współpracujące mogą skorzystać ze zwolnienia z comiesięcznego obowiązku przekazywania do ZUS dokumentów rozliczeniowych. Warunkiem jest złożenie w terminie deklaracji z poprawnym rozliczeniem składek za pełny miesiąc, gdyż na tej podstawie są tworzone systemowo dokumenty rozliczeniowe za kolejne miesiące. Błędy popełnione przez płatnika w rozliczeniu składek w przekazanej do ZUS deklaracji rozliczeniowej (zaniżone lub zawyżone kwoty składek do zapłaty) mają wpływ na poprawność rozliczenia wpłat na koncie płatnika składek. W zależności więc od rodzaju błędu w dokumentach rozliczeniowych może powstać konieczność zapłacenia niedopłaty z tytułu składek wraz z odsetkami za zwłokę.
Tarcza branżowa. Firmy tracą przez niechlujne prawo
Tarcza branżowa. Firmy tracą przez niechlujne prawo

Zobacz również
Jaki przepis daje ZUS prawo do naliczania odsetek w sytuacji, gdy nie doszło do zwłoki w zapłacie kwoty głównej?
Warunkiem nienaliczania odsetek za zwłokę jest opłacanie składek w pełnej należnej wysokości i w terminie. Należy pamiętać, że jeżeli informacja o należnej składce, która była podstawą bieżącego rozliczenia, została przez płatnika wykazana w niewłaściwej wysokości, to może to mieć wpływ na efekt rozliczeń za kolejne okresy rozliczeniowe. Rozliczenie na koncie płatnika jest prowadzone narastająco w kolejnych okresach sprawozdawczych, a skutki wszelkich zmian (korekt) mogą być uwzględniane wyłącznie w bieżącym okresie rozliczeniowym i sprawozdawczym. Jeżeli środki zostały już rozliczone i przekazane na określone fundusze za okresy ubiegłe, to wszelkie korekty skutkujące zmianą stanu tych funduszy muszą być rozpatrywane indywidualnie i w porozumieniu z płatnikiem składek.
Czy to błąd systemu, czy błąd ludzki sprawia, że dochodzi do takich sytuacji?
W bazie ZUS mamy zewidencjonowane konta ponad 4,8 mln płatników składek, z tego 2,7 mln płatników aktywnych. Bez sprawnego i dobrze działającego systemu informatycznego przy tak dużej skali dokumentów (deklaracji, wpłat i not) brak byłoby możliwości prowadzenia systematycznych rozliczeń na tych kontach. W 2020 r. przetworzyliśmy łącznie ponad 145 mln dokumentów księgowanych na kontach płatników składek (średnio dziennie system księgował ponad 568 tys. dokumentów). Algorytmy Systemu Ewidencji Kont i Funduszy (SEKiF) działają prawidłowo. W rozliczeniu system uwzględnia należne do zapłaty składki wykazane przez płatnika oraz jego wpłaty. Jeżeli deklaracja rozliczeniowa płatnika podaje zaniżoną kwotę składek, to wpłata rozlicza tę kwotę, a nadpłata rozlicza inne należności zaksięgowane na koncie do dnia jej rozliczenia. Jeżeli brak jest innych należności, to nadpłata rozliczy należności przyszłe (po wpływie deklaracji rozliczeniowej za kolejny miesiąc), chyba że zostanie złożony wniosek o jej zwrot.
Od 2019 r. informujemy płatników składek o stanie rozliczeń kont z uwzględnieniem wpłat z poprzedniego roku. Liczymy na to, że płatnicy, których poinformowaliśmy o nadpłacie lub zadłużeniu, szybciej się zainteresują przyczyną takiego stanu rozliczeń, co pozwoli na szybsze uporządkowanie sytuacji budzących wątpliwości (np. związanych ze składaniem deklaracji rozliczeniowej z zaniżoną kwotą składek na ubezpieczenia społeczne czy na ubezpieczenie zdrowotne). Konta płatników składek są także sukcesywnie analizowane przez naszych pracowników, m.in. w celu skorygowania zaniżonych składek. O skorygowaniu dokumentów rozliczeniowych powinien zostać poinformowany płatnik składek. Monitorowanie stanu należności na PUE, reagowanie ze strony płatników na przekazywane informacje z ZUS, otwartość i współpraca przy wyjaśnianiu wątpliwości umożliwiają szybszą identyfikację problemów związanych z nieprawidłowymi informacjami przekazanymi w dokumentach rozliczeniowych. Dokumenty te są po zaksięgowaniu na kontach płatników podstawą rozliczeń i tylko szybkie i właściwe ich uporządkowanie gwarantuje ustalenie właściwego stanu konta.
Jak ustosunkują się państwo do problemu czytelnika, który opisujemy w artykule?
Sprawę przedstawioną w artykule zweryfikowaliśmy. Z naszych ustaleń wynika, że z nieznanych nam przyczyn po złożeniu za jeden miesiąc prawidłowej deklaracji rozliczeniowej (z wykazaną podwójną składka na ubezpieczenie zdrowotne), za kolejne miesiące składka była wykazywana już w zaniżonej wysokości. Weryfikacja konta miała miejsce w lutym 2019 r. i zostały sporządzone z urzędu deklaracje rozliczeniowe z prawidłową kwotą składek do zapłaty. Korekty objęły jednak okres czterech lat wstecz, a tym samym konto wymagało indywidualnej analizy i skorygowania rozliczeń, które nastąpiły na podstawie dokumentów rozliczeniowych z niewłaściwie wykazanymi kwotami składek. Brak reakcji płatnika na wysłaną przez ZUS w 2019 r. informację, sporządzenie przez ZUS korekt za rozliczone i zamknięte już cztery lata rozliczeniowe, bez jednoczesnego uruchomienia ponownego rozliczenia konta, spowodowały nieprawidłowe ustalenie stanu należności. Tylko dobra współpraca płatnika i pracowników ZUS zapobiegłaby takiej sytuacji. Dlatego z naszej strony przypomnimy pracownikom zasady działania w takich sytuacjach, a klientów zachęcamy do bieżącego interesowania się stanem rozliczeń kont, co umożliwia posiadanie profilu płatnika na PUE ZUS. Płatników, którzy mają wątpliwości co do sposobu rozliczenia konta, zachęcamy do kontaktowania się z ZUS. Teraz jest to także możliwe poprzez umówienie zdalnej wizyty bez wychodzenia z domu. Od wielu miesięcy zachęcamy do skorzystania z Centrum Obsługi Telefonicznej. Do tego mamy e-wizyty. Ponadto płatnik mógł również bezpośrednio odwiedzić placówkę ZUS. Kontakt z zakładem jest możliwy także przez PUE. Można tam zadawać pytania i otrzymywać odpowiedzi.
W sprawie naszego klienta nie zostało uspójnione rozliczenie po skorygowaniu dokumentów rozliczeniowych za długi okres, co nie powinno mieć miejsca. Dlatego zobowiązaliśmy III Oddział w Warszawie do pilnego zweryfikowania i uspójnienia rozliczeń na koncie naszego klienta i do udzielenia odpowiedzi w tej sprawie.
Rozmawiała Katarzyna Jędrzejewska

Historia czytelnika

Powyższy problem obrazuje jak na dłoni historia czytelnika. Początkowo w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za maj 2015 r. przedsiębiorca wykazał prawidłowo podwójną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Natomiast za okres od czerwca 2015 r. do stycznia 2019 r. wykazywał nieprawidłowo pojedynczą składkę na to ubezpieczenie. Zabrakło przepływu informacji między naszym czytelnikiem a jego biurem rachunkowym. Biuro nie wiedziało, że jego klient ma dwa tytuły do ubezpieczenia zdrowotnego (dwie firmy) i sam złożył już za siebie deklarację ZUS DRA. Nie wiedząc o tym, biuro złożyło deklarację rozliczeniową i potem składało ją co miesiąc, wykazując w niej jedną podstawę do ubezpieczenia zdrowotnego.
Czytelnik natomiast, po jednorazowym złożeniu deklaracji, więcej już tego nie robił, bo postępował zgodnie z zasadą, że jeżeli raz wykazana podstawa wymiaru składek się nie zmienia, to przysługuje mu zwolnienie z obowiązku składania co miesiąc dokumentów rozliczeniowych. ZUS nazywa to potocznie klonowaniem deklaracji.
W efekcie zaistniałego nieporozumienia ZUS otrzymywał co miesiąc od biura rachunkowego deklaracje ZUS DRA z wykazaną jednokrotną podstawą wymiaru składek, natomiast czytelnik wpłacał co miesiąc, w ustawowym terminie, podwójną składkę zdrowotną.
Działo się tak prawie przez cztery lata. W tym czasie ZUS nie dopatrzył się żadnych nieprawidłowości. Drugą otrzymywaną składkę zdrowotną uważał za nadpłatę. Potwierdził to później w piśmie z maja 2020 r.: „na koncie powstała nadpłata, wynikająca z różnicy pomiędzy pojedynczą składką wykazaną w deklaracji rozliczeniowej a podwójną wpłatą”.
Jak wysoka była to nadpłata? ZUS policzył ją na 25 lutego 2019 r. i stwierdził, że za okres od maja 2018 r. (ZUS nie wyjaśnił, dlaczego policzył to akurat od maja 2018 r.), nadpłata wyniosła:
  • z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne 9286,17 zł,
  • z tytułu składki na ubezpieczenie zdrowotne 3254,81 zł,
  • z tytułu składki na Fundusz Pracy 664,37 zł.
W sumie było to ponad 13 205 zł.
Jednak dwa dni później (27 i 28 lutego 2019 r.) ta sama instytucja z urzędu sporządziła korekty otrzymanych deklaracji rozliczeniowych z prawidłowo wykazaną podstawą na ubezpieczenie zdrowotne w podwójnej wysokości za okres od czerwca 2015 r. do stycznia 2019 r. „Nadpłata została rozliczona proporcjonalnie na kwoty należnych składek wynikających z korekt deklaracji rozliczeniowych, do których zostały naliczone odsetki za zwłokę w kwocie 1531 zł” – informuje ZUS w piśmie.
Skąd odsetki
Z pisma ZUS z maja 2020 r. nie da się odczytać przyczyny naliczania odsetek, bo nie ma w nim mowy o żadnym niedoborze we wpłacanych składkach. Napisano jedynie o nieprawidłowym wykazywaniu w deklaracji zamiast podwójnej pojedynczej składki na ubezpieczenie zdrowotne. Ale czy sama tylko nieprawidłowość w deklaracji może być przyczyną powstania zaległości?
Okazuje się, że tak. Z rozmów, jakie nasz czytelnik odbył z przedstawicielami ZUS, wyłonił się jedyny spójny przekaz: zakład stwierdził nieprawidłowość złożonych deklaracji i uznał, że począwszy od najwcześniejszej, powstała zaległość składkowa. Istniejącą więc równolegle nadpłatę zaliczył na poczet zaległości oraz na poczet odsetek do niej. Odsetki narosły, bo pierwsza rzekoma zaległość powstała w czerwcu 2015 r., a ZUS stwierdził ją dopiero po prawie czterech latach (w lutym 2019 r.). Zaliczył więc nadpłatę na poczet zaległości i odsetek, i tak samo postępował z kolejnymi otrzymywanymi wpłatami. W rezultacie żadna następna nie mogła pokryć bieżących zobowiązań, bo częściowo była przeznaczana na spłatę rzekomej zaległości i odsetek od niej. Czytelnik wpadł w spiralę zadłużenia.
Nie był tego świadom aż do momentu, gdy w styczniu 2020 r. otrzymał z ZUS pismo o rozliczeniu składek za 2019 r. To z niego po raz pierwszy dowiedział się o zaległości. Przedsiębiorca zorientował się, że za chwilę nie dostanie dodatkowego zasiłku opiekuńczego na dziecko i dlatego postanowił zapłacić 1550 zł, a potem starać się o zwrot tej nadpłaty. Jednak ZUS wcale nie zamierzał mu zwrócić tej kwoty. Decyzji w tej sprawie – mimo dwukrotnego wniosku przedsiębiorcy – również nie wydawał. Bo gdyby przyznał, że kwota została pobrana nienależnie, to musiałby potwierdzić, że nie mogła powstać zaległość we wpłatach. To pozwoliłoby czytelnikowi otrzymać unijną pomoc.
Co na to ZUS
Logicznie rzecz ujmując, taka zaległość nie powstała, bo wszystkie wpłaty były w terminie i w należnej wysokości. W żadnym momencie FUS nie dysponował mniejszą kwotą, niż była mu należna. Ale według ZUS było inaczej, bo przedsiębiorca „od czerwca 2015 r. do stycznia 2019 r. wykazywał nieprawidłowo pojedynczą składkę na ubezpieczenie zdrowotne”.
Obszerny komentarz ZUS do tej sprawy można streścić następująco: system działa prawidłowo. W rozliczeniu uwzględnia należne do zapłaty składki wykazane przez płatnika oraz jego wpłaty. Samo rozliczenie jest prowadzone narastająco w kolejnych okresach sprawozdawczych, a skutki wszelkich zmian (korekt) mogą być uwzględniane wyłącznie w bieżącym okresie rozliczeniowym i sprawozdawczym.
Jeżeli zatem w złożonej przez płatnika deklaracji rozliczeniowej podano zaniżoną kwotę składek, to – jak informuje ZUS – „wpłata rozlicza tę kwotę, a nadpłata rozlicza inne należności zaksięgowane na koncie do dnia jej rozliczenia. Jeżeli brak jest innych należności, to nadpłata rozliczy należności przyszłe (po wpływie deklaracji rozliczeniowej za kolejny miesiąc), chyba że zostanie złożony wniosek o jej zwrot”.
Czytelnik nie złożył wniosku o zwrot, bo nawet nie przypuszczał, że ma jakąkolwiek nadpłatę. Był przekonany, że ma płacić dwie składki zdrowotne i tak też czynił. Zresztą – jak mówi i całe szczęście, że nie wystąpił o żadną nadpłatę. Bo wtedy faktycznie doprowadziłby do powstania zaległości we wpłatach.
Szwed: Od 1 stycznia 2022 r. wszystkie zlecenia będą ozusowane [WYWIAD]

Zobacz również
Problemy z wyjaśnieniem
ZUS zachęca płatników do monitorowanie stanu należności na PUE i reagowania na przekazywane przez tę instytucję informacje. Problem polega na tym, że wyjaśnianie takich problemów, jak opisany, nigdy w ZUS nie było proste. A pandemia jeszcze to utrudniła ‒ czytelnik mógł jedynie porozmawiać przez telefon, również w trakcie osobistej wizyty w oddziale tej instytucji.
Najpierw kilkakrotnie próbował rozwikłać problem w rozmowie z konsultantem telefonicznym, ale ponieważ ten nie widzi rozliczeń, więc czytelnik poszedł do oddziału ZUS. Tam niczego nie wskórał, bo osoba obsługująca go przy okienku również nie widziała rozliczeń za poprzednie miesiące i lata, ale jedynie bieżący stan konta. Wizyta w oddziale ZUS miała jedynie ten walor, że czytelnik mógł z sali obsługi telefonicznie porozmawiać z przełożonymi osoby przy okienku, którzy w trakcie rozmowy przebywali na górnym piętrze budynku. ‒ Rozmowa odbywała się telefonicznie, przysłuchiwały się jej wszystkie osoby, które były na sali obsługi, łącznie z pracownikami ochrony i pozostałymi klientami – opowiada czytelnik. Jak mówi, nie było szans na prześledzenie bieżących wpłat i rozliczeń. – Miałem przy sobie wszystkie dowody wpłat, ale nikt z górnego piętra nie chciał ich oglądać – relacjonuje przedsiębiorca.
Osoby odbierające telefon informowały jedynie, że nie widzą prawnych możliwości rozwiązania tej sprawy. Tłumaczyły, że nie wystarczy wpłata wszystkich należnych składek, jeżeli nie zostały sporządzone prawidłowo dokumenty. Twierdziły, że tak działa system i taki jest algorytm dzielenia nadpłat.
Sprawa ruszyła dopiero po interwencji naszej redakcji. „W sprawie naszego klienta nie zostało uspójnione rozliczenie po skorygowaniu dokumentów rozliczeniowych za długi okres, co nie powinno mieć miejsca. Dlatego zobowiązaliśmy III Oddział w Warszawie do pilnego zweryfikowania i uspójnienia rozliczeń na koncie naszego klienta i do udzielenia odpowiedzi w tej sprawie” – informuje ZUS. A czytelnik dodaje, że doczekał się nawet przeprosin ze strony tej instytucji.