To pytanie zadają sobie specjaliści w największych firmach, które już od 1 lipca tego roku będą wdrażać PPK w swoich organizacjach. Pracodawca, w porozumieniu z reprezentacją pracowników, wybierze instytucję finansową, z którą zawrze umowę o zarządzanie PPK, a w imieniu i na rzecz pracowników umowy o prowadzenie PPK. Pracodawca będzie także wpłacał na PPK każdego pracownika minimum 1,5 proc. jego wynagrodzenia.
Z punktu widzenia pracodawcy wprowadzenie PPK w firmie może wydawać się dosyć skomplikowane. W procesie wyboru pracodawca powinien uwzględnić między innymi warunki zarządzania aktywami, doświadczenie instytucji w zarządzaniu inwestycjami oraz interes osób zatrudnionych. Co jest istotne dla mnie jako osoby odpowiedzialnej za obszar zarządzania zasobami ludzkimi?
Minimalizacja obowiązków
Chciałabym, żeby dostawca zdjął ze mnie maksymalnie dużo obowiązków. I nie tylko ja. W ubiegłym roku AXA przeprowadziła badanie wśród naszych klientów grupowych ubezpieczeń na życie. Dla 62 proc. pracodawców łatwość wdrożenia będzie jednym z trzech kluczowych kryteriów wyboru instytucji finansowej do zarządzania PPK. Chodzi m.in. o implementację danych do systemu PPK, zapewnienie sprawnej obsługi oraz właściwe zaprogramowanie i ustawienie procesów, tak by pracownicy HR jak najmniej odczuli dodatkowe obowiązki wynikające z ustawy. Aplikacja powinna być łatwa i intuicyjna w obsłudze, co także ma duży wpływ na efektywne zarządzanie procesem. Może aplikacja powinna też przypominać o ważnych terminach i obowiązkach, aby zminimalizować ryzyko błędu?
Merytoryczne wsparcie
Zwróciłabym także uwagę na wsparcie techniczne i merytoryczne, jakie dostarczy wybrana instytucja. Ważnym elementem jest przeszkolenie techniczne pracowników, którzy obsługiwać będą aplikację z ramienia pracodawcy. Pomocny będzie także dostęp do bazy dokumentów, niezbędnych do obsługi uczestników PPK, związanych m.in.: z rezygnacją z uczestnictwa w programie, z decyzją uczestnika o dokonywaniu wpłat dodatkowych czy z transferem środków z PPK od poprzedniego pracodawcy. Z punktu widzenia działu HR istotna jest też organizacja obiegu tych dokumentów między pracodawcą i instytucją zarządzającą. Dla mojego zespołu kluczowa będzie możliwość elektronicznej wymiany informacji i dokumentów (poza obowiązkowo składanymi w formie papierowej).
Komunikacja do pracowników
Jak zakomunikować pracownikom wdrożenie PPK w organizacji? Jak przygotować kampanię informacyjną, która wyjaśni, jak działa program, jak z niego zrezygnować i ponownie przystąpić, jak wybrana instytucja będzie zarządzała pieniędzmi? Jak przeprowadzić skuteczną akcję edukacyjną? Tu także liczyłabym na pomoc wybranej instytucji finansowej i jej ekspertów. Dla wszystkich firm będzie to nowy proces, dlatego warto zadbać tu o konkretne wsparcie. Firmy, które chcą oferować PPK, mają szczegółową wiedzę o PPK i funduszach.
Pamiętajmy, że wdrożenie PPK to tylko początek. Dostawcę wybierzemy na wiele lat i warto zadbać już teraz o to, jak będzie nas wspierał także później.
Oczywiście nie zapominamy o tym, jak będzie wyglądał i działał rachunek uczestników PPK. 52 proc. badanych pracodawców wskazało, że to będzie ważne dla ich pracowników. Powinno być to intuicyjne narzędzie online, które umożliwi śledzenie inwestycji i jej obsługę. Na axa.pl/ppk już dziś każdy może oszacować przyszłe świadczenia na kalkulatorze PPK.
Agata Jach, członek zarządu AXA, nadzoruje Obszar Zarządzania Zasobami Ludzkimi i Administracji
Masz pytania i wątpliwości dotyczące pracowniczych planów kapitałowych? Napisz do nas: ppk@infor.pl
Partnerem Akademii jest AXA