Odpowiedź: Tak, kwotę nadpłaty może ustalić sam płatnik i żądać zwrotu składek.

Zasady zwrotu nadpłaty składek

Zasady zwrotu nadpłaty zostały określone w art. 24 ust. 6a i nast. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: u.s.u.s.). Zgodnie z ogólną zasadą nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek. Płatnik może jednak złożyć wniosek o zwrot składek. W myśl art. 24 ust. 6c u.s.u.s. po stwierdzeniu, że składki zostały nienależnie opłacone, płatnik składek może złożyć wniosek o ich zwrot. Nie może on jednak żądać zwrotu nadpłaconych składek, jeśli miał zaległości, bo nadpłata zostanie automatycznie zaliczona na ich pokrycie.

Jeśli jednak płatnik nie miał zaległości, ZUS musi zawiadomić go o kwocie nienależnie opłaconych składek, jeżeli ich wysokość przekracza dziesięciokrotność kwoty kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji (16 zł x 10 = 160 zł).

Obowiązek zawiadomienia płatnika o kwocie składek podlegających zwrotowi

Jak wynika z orzecznictwa (np. wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 10 stycznia 2024 r., sygn. akt III AUa 1403/22), przepisy prawa nakładają na ZUS bezwzględny obowiązek zawiadomienia płatnika o kwocie składek podlegających zwrotowi, nie wskazując konkretnej formy – co oznacza, że może to nastąpić w dowolnym piśmie, kierowanym do płatnika. Niezależnie od powyższego organ musi poinformować płatnika o kwocie składek podlegających zwrotowi i bez znaczenia pozostaje, czy składał on w tym przedmiocie jakiekolwiek wnioski, bowiem obowiązek poinformowania wynika z ustawy.

Uwaga! Nienależnie opłacone składki podlegają zwrotowi w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku płatnika. Zwrot następuje w formie bezgotówkowej na rachunek bankowy płatnika składek zewidencjonowany na koncie płatnika składek. W przypadku braku płatnika składek nienależnie opłacone składki podlegają zwrotowi następcy prawnemu.

W przypadku braku płatnika składek lub jego następcy prawnego ZUS zawiadamia ewentualnych ubezpieczonych (np. byłych pracowników) o kwocie nienależnie opłaconych składek w części sfinansowanej przez ubezpieczonego i na jego wniosek zwraca nienależnie opłacone składki na rachunek bankowy wskazany we wniosku.

Termin przedawnienia

Nienależnie opłacone składki ulegają przedawnieniu po upływie pięciu lat, licząc od dnia:

  • otrzymania zawiadomienia od ZUS
  • opłacenia składek, w przypadku braku zawiadomienia.

Sąd Najwyższy w wyroku z 6 września 2023 r. (sygn. akt I USKP 37/23) wyjaśnił, że jedynie w przypadku braku zawiadomienia, termin przedawnienia zwrotu nienależnych składek biegnie od ich opłacenia.

Płatnik nie powinien zatem czekać na zawiadomienie od ZUS, ale złożyć w tej sprawie wniosek. ©℗

Podstawa prawna

art. 24 ust. 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 26)