Dodatki do pensji: jakie są zasady opłacania składek

W świetle przepisów podatkowych przychodami ze stosunku pracy oraz stosunków pokrewnych są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zatem, o tym, czy dana należność będzie podlegała oskładkowaniu, czy też nie, przesądza zakwalifikowanie jej przez organy podatkowe do źródła, jakim jest stosunek pracy lub pokrewny.

Dodatki oskładkowane…

W skład wynagrodzenia oprócz płacy zasadniczej mogą wchodzić różnego rodzaju dodatki. Można podzielić je na dwie grupy: fakultatywne i obowiązkowe. Te pierwsze mogą być wprowadzone do obowiązującego u danego pracodawcy systemu wynagradzania przez odpowiednią regulację w zakładowym układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania lub też bezpośrednio w łączącej strony umowie o pracę. Dodatki te mogą być przypisane do danego stanowiska pracy lub powierzonej funkcji albo uzależnione od spełnienia określonych przesłanek.

Natomiast druga grupa dodatków ma charakter obowiązkowy. Wynikają one z kodeksu pracy lub innych ustaw, w szczególności z tzw. pragmatyk służbowych skierowanych do pracodawców będących jednostkami sfery budżetowej.

Powyższa lista dodatków nie jest oczywiście zamknięta. Nie sposób wymienić tu wszystkich. Dodatki jako składniki wynagrodzenia lub o charakterze socjalnym stanowią przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dlatego też generalnie podlegają oskładkowaniu.

Wyłączone z podstawy wymiaru składek

Natomiast wyłączone z podstawy wymiaru składek są jedynie dodatki wymienione wprost w par. 2 rozporządzenia składkowego. Nie jest ich dużo, a te, które są wyszczególnione, nie mają zbyt powszechnego charakteru.

Wśród wyłączeń znajduje się dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne (na pokrycie kosztów wyżywienia). Jest on zwolniony do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Obecnie dieta delegacyjna wynosi 45 zł za dobę podróży.

Uwaga! Płatnik jest zwolniony z obowiązku opłacania składek od dodatku za rozłąkę, jeśli rzeczywiście doszło do czasowego rozdzielenia pracownika z rodziną z powodu wykonywania pracy poza stałym miejscem pracy wskazanym w umowie lub poza miejscem zamieszkania. Istotne jest, że takie przeniesienie powinno nastąpić na mocy porozumienia między pracownikiem a pracodawcą i mieć charakter tymczasowy. Zwolnienie obejmuje również przypadki, gdy dodatek ten przysługuje osobom oddelegowanym okresowo do pracy za granicą.

Nie dotyczy to natomiast sytuacji, gdy płatnik przeniósł czasowo pracownika do pracy poza stałym miejscem pracy, ale w miejscu jego zamieszkania, a także gdy dodatek zostanie przyznany pracownikom – kierowcom w transporcie międzynarodowym. Nie są oni traktowani jak przeniesieni czasowo. Dodatek z założenia stanowi rodzaj zadośćuczynienia za czas, jaki zatrudniony musi spędzić z dala od bliskich. Podróż oraz wykonywanie pracy w różnych miejscach, a także wynikająca z tego faktu rozłąka z rodziną, nie stanowi w przypadku kierowców zjawiska wyjątkowego, lecz jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych, zwłaszcza w przypadku przewozów międzynarodowych.

Nadwyżka ponad określony limit stanowi podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia, a tym samym również podstawę wymiaru składki zdrowotnej.

Rozporządzenie składkowe

Rozporządzenie składkowe wymienia jako zwolnioną równowartość dodatków dewizowych wypłacanych pracownikom zatrudnionym na morskich statkach handlowych i rybackich – w części odpowiadającej 75 proc. dodatków.

Jak wynika z art. 38 ust. 1 ustawy o pracy na morskich statkach handlowych, dodatek ten przysługiwał pracownikowi dla rekompensowania podstawowych wydatków pracownika w podróżach zagranicznych.

Nauczyciele zatrudnieni za granicą

Zwolnionym ze składek jest też dodatek za warunki pracy z tytułu wykonywania pracy za granicą (dodatek walutowy), przysługujący nauczycielom zatrudnionym w publicznych szkołach i szkolnych punktach konsultacyjnych przy przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych i przedstawicielstwach wojskowych Rzeczypospolitej Polskiej – określony w odrębnych przepisach wydanych przez ministra edukacji narodowej i sportu.

Wynagrodzenie nauczycieli, którzy pracują w szkołach polskich, w publicznych szkołach i zespołach szkół przy przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych i przedstawicielstwach wojskowych Rzeczypospolitej Polskiej, składa się z:

– wynagrodzenia zasadniczego, które stanowi podstawę wymiaru składek,

– dodatku za warunki pracy z tytułu wykonywania pracy za granicą (dodatek walutowy), który jest wyłączony z podstawy wymiaru składek.

Wyłączenia z podstawy wymiaru składek

Z podstawy wymiaru składek wyłączone są składniki wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego czy świadczenia rehabilitacyjnego – jeśli wynika to z postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu.

Warto zaznaczyć, że to zwolnienie obejmuje nie tylko składniki jednorazowe, lecz w szczególności stałe dodatki, które przysługują pracownikowi również w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności.

Płatnik jest zwolniony z obowiązku opłacania składek tylko wtedy, gdy łącznie spełnione są następujące warunki:

• pracownik zachowuje prawo do określonego składnika wynagrodzenia w okresie pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego – zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu;
• pracodawca faktycznie wypłaca ten składnik za okres pobierania świadczenia – zwolnienie nie dotyczy składników, które zostały wypłacone w czasie nieobecności pracownika, ale należały się za okres wykonywania pracy (np. zaległe premie czy dodatki, których termin płatności przypadł na czas zwolnienia lekarskiego);
• prawo do danego składnika pensji (np. dodatku) w czasie pobierania zasiłku lub wynagrodzenia chorobowego oraz zasady jego wypłaty muszą wynikać z przepisów o wynagradzaniu w rozumieniu art. 9 kodeksu pracy – czyli z przepisów ustawowych, układów zbiorowych pracy, regulaminów lub statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy. Nie wystarczy więc, aby prawo do dodatku wynikało wyłącznie z umowy o pracę, zarządzenia lub obwieszczenia. Brak odpowiedniego umocowania w aktach płacowych powoduje, że taki składnik nie korzysta ze zwolnienia i stanowi podstawę wymiaru składek – nawet jeśli w praktyce jest wypłacany także za okres pobierania zasiłku.

Uwaga! Zwolnienie dotyczy stałych składników wynagrodzenia o charakterze roszczeniowym, np. różnego rodzaju dodatków jak stażowy, specjalny czy funkcyjny. Nie dotyczy natomiast wypłat uznaniowych.

Jak obliczyć część dodatku zwolnioną ze składek

Najłatwiej stosować zwolnienie przy całomiesięcznej nieobecności, za którą wypłacono dany zasiłek, względnie wynagrodzenie chorobowe. Wówczas wypłacony składnik pensji w całości nie podlega oskładkowaniu. Jeśli jednak pracownik za część miesiąca pobrał zasiłek, a przez resztę pracował i za cały miesiąc otrzymał dodatek w pełnej wysokości (niepomniejszony), to zwolniona ze składek pozostaje tylko kwota przypadająca za okres poboru zasiłku. Tym samym, należy obliczyć kwotę, która podlega oskładkowaniu.

W przepisach ubezpieczeniowych nie ma jednak wzoru, który miałby zastosowanie w tym przypadku. Pracodawca powinien więc obrać odpowiednią metodę i ująć ją w wewnętrznych przepisach o wynagradzaniu, np. regulaminie wynagradzania.

Najczęściej przyjmuje się sposób polegający na podzieleniu dodatku przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca, pomnożeniu wyniku przez liczbę dni pobierania zasiłku/wynagrodzenia chorobowego, a następnie odjęciu go od wartości pełnego dodatku. [przykład]

PRZYKŁAD

Uzupełniające zasiłek chorobowy i świadczenie rehabilitacyjne

Podstawy wymiaru składek nie stanowią również dodatki uzupełniające 80-proc. zasiłek chorobowy wypłacane przez pracodawców – do kwoty nieprzekraczającej łącznie z zasiłkiem chorobowym 100 proc. przychodu pracownika, stanowiącego podstawę wymiaru składek.

Ten punkt stanowi kontynuację i uzupełnienie zwolnienia wymienionego wyżej, co oznacza, że dotyczy również dodatku uzupełniającego świadczenie rehabilitacyjne.

Za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego

Za okres urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego czy rodzicielskiego pracownikowi przysługuje zasiłek macierzyński. Pobieranie zasiłku macierzyńskiego stanowi odrębny od stosunku pracy tytuł do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych (podstawę wymiaru składek stanowi kwota zasiłku).

Dlatego jeśli przepisy płacowe obowiązujące u danego pracodawcy przewidują prawo do określonych dodatków również w okresach pobierania zasiłku macierzyńskiego i są za te okresy wypłacane, to w ogóle nie podlegają one oskładkowaniu ze względu na zmianę tytułu. Może to dotyczyć np. dodatku stażowego czy mieszkaniowego. ©℗