W mojej sprawie administracyjnej wszystkie pisma procesowe podpisuje upoważniony pracownik samorządowy. Czy takie dokumenty są ważne?
Tak. Zgodnie z art. 268a kodeksu postępowania administracyjnego organ administracji publicznej może upoważniać w formie pisemnej pracowników obsługujących ten organ do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie. Co warte podkreślenia, przepis ten nie zawiera żadnych ograniczeń podmiotowych. Organ administracji nie byłby fizycznie w stanie sam podpisywać wszystkich pism procesowych. W orzecznictwie podnosi się, że jest to przepis umożliwiający dekoncentrację wewnętrzną zadań, co nie powoduje utraty przez organ kompetencji do załatwienia sprawy, bowiem pracownik samorządowy działa w jego imieniu (por. wyrok NSA z 10 stycznia 2012 r., sygn. akt I OSK 1563/11, LEX nr 1107463).
Upoważnienie musi mieć formę pisemną z określeniem daty, do której obowiązuje, oraz precyzować, czy dotyczy jedynie określonych spraw czy ma charakter ogólny. Ponadto dotyczy zawsze konkretnie wskazanej osoby (por. wyrok NSA z 24 stycznia 2008 r., sygn. akt I OSK 1413/06, LEX nr 456349), która nie staje się organem administracji, a jedynie tzw. nosicielem kompetencji (zob. postanowienie NSA z 30 września 2010 r., sygn. akt I OZ 722/10, LEX nr 741977). Warto podkreślić, że art. 268a k.p.a. odnosi się do pojęcia pracowników samorządowych, przez co należy rozumieć każdą osobę znajdującą się względem organu administracji w relacji podległości służbowej i podporządkowania hierarchicznego, niezależnie od tego, czy relacje te oparte są na stosunku pracy (por. postanowienie NSA z 26 października 2011 r., sygn. akt I OZ 785/11, LEX nr 984402). Co istotne, działanie pracownika bez upoważnienia lub z przekroczeniem jego zakresu pociąga za sobą nieważność decyzji.
Pracownik, który wydaje decyzje działając z upoważnienia organu, powinien powołać się w treści tej decyzji na upoważnienie (wyrok NSA w Poznaniu z 23 kwietnia 1996 r., sygn. akt SA/Po 1555/95, LEX nr 26767), bo strona postępowania ma prawo znać podstawę kompetencyjną działania takiej osoby bez konieczności analizowania struktury organizacyjnej urzędu i wglądu do wykazu upoważnień wydanych przez organ. Niedopuszczalne jest jednak stosowanie art. 268a k.p.a., jako podstawy do wydawania decyzji organu kolegialnego.