5 sposobów na efektywne zarządzanie czasem

Jednym z najcenniejszych dóbr dostępnych człowiekowi jest czas. Wiedzą o tym wszyscy, jednak swoistym paradoksem jest to, że tak naprawdę mało kto potrafi skutecznie i efektywnie wykorzystywać czas do realizacji swoich celów i marzeń. Nieumiejętność ta prowadzi bardzo często do frustracji wynikającej z niewystarczającej ilości czasu na to, by zrealizować zarówno stawiane przed nami cele zawodowe, jak też dysponować dodatkowo wystarczającym „zapasem” czasu na własne potrzeby.

Czasem, a właściwie sobą w czasie możemy jednak nauczyć się zarządzać. Jest to zadanie niełatwe i wymagające żelaznej konsekwencji w działaniu, ale bez dwóch zdań warte wysiłku. Zaowocuje bowiem nie tylko zwiększeniem naszej efektywności zawodowej, ale również (a może nawet przede wszystkim) pozwoli bez dodatkowego stresu znaleźć codziennie czas na inwestowanie w siebie i własny rozwój. Umożliwi także spędzanie części każdego dnia z najbliższymi osobami bez uszczerbku dla innych aktywności (w tym pracy).

Warto przy tej okazji zdać sobie sprawę z pewnego prostego faktu: zazwyczaj jedyne, czym się tak naprawdę różnimy od osób umiejętnie zarządzających swym czasem, to brak podstawowej wiedzy o jego właściwej organizacji. Jeśli chcemy pracować efektywnie, powinniśmy zacząć od wyeliminowania kilku największych i najłatwiejszych do popełnienia błędów. Poniżej prezentujemy listę pięciu najczęstszych problemów związanych z nieumiejętnym planowaniem swojej pracy.

1.Robienie zbyt wielu rzeczy jednocześnie bez planu działania. Spójrzmy prawdzie w oczy – praca w obecnych czasach wymaga od nas wielozadaniowości. Co zrobić gdy terminy nas gonią, a do zrobienia mamy kilka rzeczy na „już”? Panikować i rozpaczliwie przeskakiwać od jednego zadania do drugiego?

Zdecydowanie lepszym wyjściem z sytuacji jest stworzenie listy zadań, a następnie określenie ich priorytetu, po czym zajęcie się każdym z nich oddzielnie. Taka organizacja pracy zaowocuje nie tylko sporym zwiększeniem skuteczności, ale przede wszystkim znacząco skróci łączny czas pracy nad poszczególnymi zadaniami. Efektem dodatkowym będzie wyrabianie w sobie pożytecznego nawyku: planowania z wyprzedzeniem, poświęcania pełnej uwagi jednej sprawie oraz koniecznej do tego samodyscypliny.

2.Odkładanie „na później”. To jeden z największych błędów, jakie można popełnić przy projektach i zadaniach, które mają jakiś względnie odległy deadline. Najczęściej schemat myślenia w takiej sytuacji jest następujący: „Mam jeszcze masę czasu, zabiorę się za to później”. Efekt zazwyczaj jest taki, że tuż przed ustalonym terminem oddania projektu pracujemy w nocy albo zostajemy po godzinach. Rozwiązać ten problem można na przykład dzieląc cały projekt na mniejsze części, po czym realizować je po kolei każdego dnia. Dzięki temu zadanie zostanie zakończone w rekordowo krótkim czasie, a my nie będziemy przytłoczeni ogromem pracy.

Bardzo pomocne jest tutaj sztywne określenie ram czasowych na poszczególne etapy. Można nawet zaplanować je tak, by były znacznie bardziej restrykcyjne niż oryginalny deadline (oczywiście w granicach zdrowego rozsądku), ponieważ z reguły pod presją czasu pracujemy znacznie wydajniej.

3.Próba zrobienia wszystkiego samodzielnie. Ten błąd wynika najczęściej z poczucia, że inni ludzie nie będą w stanie zająć się daną kwestią czy zrealizować zadanie w sposób równie efektywny jak my sami. To najprostsza droga do całkowitego braku czasu na cokolwiek poza pracą. Liczba spraw i projektów, przy których jesteśmy „niezastąpieni”, będzie stale rosnąć, aż do momentu, w którym nas zupełnie przytłoczy. Prawda jest jednak taka, że jeśli my potrafimy coś zrobić, to równie dobrze będzie to potrafił wykonać jeden z naszych współpracowników, wystarczy go tylko odpowiednio przeszkolić.

Ta metoda bardzo dobrze sprawdza się na przykład w przypadku zadań powtarzalnych. Optymalny podział zadań to umiejętność niezwykle przydatna każdemu człowiekowi, a w pracy zawodowej pozwala na znaczące oszczędności czasu.

Warto również tę metodę zastosować w życiu prywatnym. Bardzo często bowiem mamy do załatwienia mnóstwo różnych spraw, a nie dysponujemy wystarczającą ilością wolnego czasu, by samemu wszystkim się zająć. Na kogo zatem oddelegować przynajmniej niektóre sprawy z codziennego życia? Ciekawe rozwiązanie tej kwestii proponuje mBank, który swoim klientom oferuje usługę concierge pozwalającą telefonicznie zlecić asystentowi concierge zadania do wykonania danego dnia. Może to być np. coś tak prostego, jak rezerwacja stolika w restauracji czy wezwanie specjalisty do drobnych napraw w domu, ale także zorganizowanie profesjonalnej ochrony domu, wymarzonej podróży (włącznie z rezerwacją biletów, hotelu i środków transportu po dotarciu na miejsce), rozmaitych nietypowych atrakcji w rodzaju skoku ze spadochronem czy lotu helikopterem, a także wizyty u lekarza, wyjazdu do sanatorium czy nawet metamorfozy wizerunku. Dzięki umiejętnej delegacji zadań możemy zatem zyskać czas nie tylko w pracy, ale i w życiu prywatnym.

4.Robienie rzeczy zbędnych. To najlepszy sposób na to, żeby zmarnować naprawdę ogromne ilości czasu - cytowany przez wielu trenerów zarządzania czasem Brian Tracy mawia, że „największą stratą czasu jest robienie tego, co jest całkowicie zbędne”. Jak zatem odróżnić zajęcia zbędne od istotnych? Bardzo dobrym sposobem jest postawienie dwóch prostych pytań: jakie efekty będzie mieć wykonanie tego zadania? A co się wydarzy, jeśli zadania nie wykonam? Często okazuje się, że angażujemy się w zadania całkowicie nieistotnych tylko po to, żeby uniknąć zabrania się za te naprawdę ważne, co do których jednak nie mamy pewności, że im podołamy. Nierzadko też działa tu naturalny dla wielu osób mechanizm prokrastynacji, czyli nieustannego przekładania określonych czynności na późniejszy termin. Warto w tym kontekście przypomnieć słynną zasadę Pareto, według której zaledwie 20% wykonywanych czynności odpowiada za 80% efektów. Zatem chcąc zwiększyć swą efektywność (nie tylko w działaniach zawodowych), powinniśmy bezwzględnie pamiętać o tym, by te 20% czynności dobierać mądrze i nie podejmować się zadań, które nie przynoszą żadnych korzyści zarówno natychmiast, jak i w dłuższej perspektywie czasu.

5.Ignorowanie sprawdzonych rozwiązań. Warto uświadomić sobie, że nie jesteśmy pierwszą ani ostatnią osobą, która ma problem z organizacją swojej pracy. Ktoś już z pewnością zastanawiał się, jak zoptymalizować swoje działania zawodowe. Dlaczego by z tego nie skorzystać?

Przypatrzmy się dwóm sprawdzonym metodom. Pierwsza z nich to „zjedzenie żaby”. Brzmi mało apetycznie? O to chodzi. Przychodząc do pracy warto rozpocząć dzień od najtrudniejszego zadania. Kiedy już zjemy największą z żab przez resztę dnia będzie nam towarzyszyć satysfakcja z wykonanej pracy, a pozostałe obowiązki będą już dużo łatwiejsze. Gdy narzucimy sobie chociażby przez kilka tygodni taki tryb postępowania, stanie się on dla nas standardem i znacząco podniesie naszą efektywność.

Druga technika to „Pomodoro”. Nieprzypadkowo nazwa odsyła nas do Włoch (twórca metody pochodzi z Italii). Nie bez przyczyny kojarzy nam się też z pomidorem – tak często wygląda bowiem popularny kuchenny minutnik. Cały sekret polega właśnie na tym by stworzyć sobie listę zadań oraz określić jasne przedziały czasu na ich wykonanie. Minutnik (albo dowolne inne urządzenie) po zaplanowanym czasie przypomni nam dobitnie, że dany temat powinien być już zamknięty.

Wyeliminowanie wyżej wymienionych błędów może się wydawać trudne, jednak dzięki temu, że w większym lub mniejszym stopniu wynikają one z siebie nawzajem praca nad jednym przynosi też widoczne efekty w pozostałych obszarach problemowych. Warto też uświadomić sobie, że dzięki doskonaleniu się w sztuce efektywnego zarządzania sobą w czasie będziemy w stanie skutecznie łączyć pracę i przyjemności. Przede wszystkim jednak będziemy mieć czas dla naszych bliskich - a to wartość absolutnie bezcenna.