Katalog danych, jakie pracodawcy mogą pozyskiwać od pracowników określa art. 221 Kodeksu pracy. Należą do nich imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, numer PESEL. Pracodawca może prosić o inne dane osobowe tylko jeżeli wynika to z odrębnych przepisów.

To, czy dane biometryczne należą do tej kategorii toczy się od lat.

Do takiej interpretacji przychylała się kilka lat temu Państwowa Inspekcja Pracy. Zdaniem PIP do legalnego pozyskania danych biometrycznych wystarczy zgoda pracownika wystawiona na piśmie. W ten sposób – argumentowała PIP – pracownicy dobrowolnie godzą się na udostępnienie swoich danych biometrycznych.

Zaprzeczyło temu stanowisko GIODO i NSA.

W wyrokach NSA (z dnia 1 grudnia 2009 r. oraz 6 września 2011 r.) czytamy: "wyrażona na prośbę pracodawcy pisemna zgoda pracownika na pobranie i przetworzenie jego danych biometrycznych narusza prawa pracownika i swobodę wyrażania przez niego woli”. Zdaniem Sądu zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych biometrycznych praktycznie zawsze będzie uznawana za zgodę niedobrowolną i wymuszoną samym rodzajem stosunku łączącego pracownika z pracodawcą. Jak podkreślał NSA: „Pracownik wie, że niewyrażenie zgody wobec pracodawcy może wpłynąć na jego sytuację jako pracownika." NSA potwierdził tym samym stanowisko GIODO, które jest jasne: „Przetwarzanie danych biomterycznych musi być adekwatne i proporcjonalne do celu, a kontrola czasu pracy nie uzasadnia tak daleko idącej ingerencji w prywatność”.

Wykorzystywanie danych biometrycznych nie zawsze jednak będzie nieuzasadnione.

"Zdaniem niektórych komentatorów, w tym zdaniem Magdaleny Korga "pracodawca może powoływać się na przesłankę legalności przetwarzania danych z art. 23 ust. 1 pkt. 5 ustawy o ochronie danych osobowych, a więc na usprawiedliwiony cel zakładu pracy. Należy podkreślić, że w takim przypadku nie jest konieczne uzyskanie stosownej zgody od pracownika, co jest dla pracodawcy niewątpliwie korzystne." Również GIODO wskazuje, iż pobieranie danych biometrycznych od pracowników w pewnych sytuacjach jest uzasadnione, np. ochrona skarbców, miejsc gdzie przechowywane są materiały radioaktwyne, wirusy, know-how przedsiębiorstwa, tajemnice prawnie chronione. Zdaniem GIODO w przedstawionych sytuacjach podstawą do pobierania od pracowników odcisków palców jest bezpieczeństwo zakładu pracy oraz uzasadniony interes pracodawcy" - twierdzi Magdalena Muzyk, radca prawny z Kancelarii Radcy Prawnego Magdalena Muzyk.