Każdy pracodawca, który w ten sposób kontroluje czas pracy, łamie prawo. Tak uważa GIODO. Według niego firma nie może przetwarzać danych biometrycznych pracowników, gdyż katalog tych, które mogą pozyskiwać na potrzeby zatrudnienia, jest zamknięty. Nie może tego robić, nawet jeśli pracownik się zgodzi.
Takie stanowisko prezentują też sądy administracyjne. Firmy jednak niewiele sobie z tego robią. – Wiedząc, że są kontrowersje co do rejestracji czasu pracy za pomocą linii papilarnych, daliśmy pracownikom wybór: mogą to zrobić albo odciskając palec, albo wpisując odpowiedni kod – mówi Andrzej Szóstek, dyrektor Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego w Olsztynie. Dodaje, że większość wybiera ewidencję papilarną, bo jest wygodniejsza i szybsza. – System się sprawdza i nie będziemy z niego rezygnować – podkreśla Szóstek.
Od marca aparatura pozwalająca na potwierdzanie czasu pracy liniami papilarnymi działa również w Powiatowym Urzędzie Pracy (PUP) w Kielcach.
– Mamy system umożliwiający identyfikację pracowników na podstawie głosu, karty magnetycznej i linii papilarnych. 80 proc. pracowników urzędu było zainteresowanych wykorzystaniem odcisku palca. Jednak ze względu na brak jednoznacznych rozwiązań prawnych ostatecznie zdecydowaliśmy się na karty – mówi Małgorzata Stanioch, dyrektor PUP w Kielcach.
/>
Linie papilarne będą w tym urzędzie jednak wykorzystywane w przyszłości, m.in. do uzyskania dostępu do pomieszczeń archiwum czy kasy. To wiąże się z zakupem dodatkowego urządzenia. System już kosztował placówkę około 10 tys. zł.
– Nie bałem się udostępnić odcisków pracodawcy, bo firma nic z nimi nie zrobi. Jednak na razie system trochę szwankuje – mówi anonimowo pracownik firmy Okno z Białej Podlaskiej, która kilka tygodni temu zainstalowała nowoczesną aparaturę do sprawdzania czasu pracy.
Pracodawcy prowadzą ewidencję za pomocą linii papilarnych, bo ani Państwowa Inspekcja Pracy, ani GIODO nie nakładają kar za wykorzystanie biometrii. Występują jedynie do pracodawcy o zaniechanie tego procederu. Sąd z kolei może tylko zakazać zbierania takich danych.
– Polskie prawo nie idzie z duchem czasu – komentuje tę sytuację Marek Olczyk z PTC Security Systems. – Z jednej strony pracodawca ma dokładnie zapisywać czas pracy, by płacić za nadgodziny, zapewniać wymagany odpoczynek, a z drugiej nie daje możliwości zastosowania nowoczesnych metod, które to umożliwiają.
Odcisk niby nielegalny, ale i tak popularny
– Firmy na potrzeby realizacji stosunku pracy nie mogą przetwarzać danych biometrycznych pracowników, gdyż nie zezwalają na to obowiązujące przepisy prawa – przypomina dr Wojciech Rafał Wiewiórowski, generalny inspektor ochrony danych osobowych.
Dodaje, że katalog danych, jakie pracodawcy mogą pozyskiwać od pracowników na potrzeby zatrudnienia, określony został w art. 221 kodeksu pracy.
Co więcej, uważa on, że przesłanką zezwalającą na pozyskiwanie od podwładnych ich danych biometrycznych nie może być też ich zgoda, gdyż w relacjach pracodawca – pracownik trudno byłoby ją uznać za dobrowolną. Potwierdzają to sądy.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 20 czerwca 2011 r. (sygn. akt SA/Wa 719/11) zaznaczył, że pracodawca popełnia błąd, jeśli próbuje zalegalizować przetwarzanie danych pochodzących od pracownika za pomocą uzyskanej od niego zgody. Może się nią posłużyć, jeśli odnosi się ona do przypadku, w którym pracownik ma całkowitą swobodę jej udzielenia, a odmowa nie oznacza poniesienia przez niego szkody.
Wspólny interes
Argumenty GIODO i sądów mówiące o tym, że pracodawca, jako podmiot silniejszy, może narzucić wyrażenie zgody na pobranie i wykorzystanie odcisków, kwestionują dystrybutorzy urządzeń do elektronicznej rejestracji czasu pracy z wykorzystaniem biometrii.
Często sami pracownicy czy związki wymuszają na pracodawcy zainstalowanie urządzeń do dokładnego obliczania czasu pracy także tych opartych na biometrii, bo nie ma wtedy żadnych wątpliwości, co do ustaleń dotyczących czasu pobytu w firmie konkretnej osoby. Dokładne prowadzenie ewidencji nie pozwoli pracodawcy na nierozliczenie i pozostawienie bez wynagrodzenia godzin nadliczbowych.
– Firmy najczęściej używają kart magnetycznych, które rejestrują czas przyjścia do firmy i jej opuszczenia. To pozwala na lepszą kontrolę nad pracownikami, ale przedsiębiorcy nie zawsze sobie zdają sprawę, że elektroniczna ewidencja może być dla nich kosztowna – podkreśla Kamil Kałużny z Okręgowej Izby Pracy (OIP) w Łodzi.
Dzięki nowoczesnej technologii czas pracy jest zapisywany co do minuty. Z jednej strony pracodawca wie, kiedy jego podwładny spóźnił się, ale z drugiej pracownikowi łatwiej jest udowodnić, że pracował w nadgodzinach. A za te firma musi zapłacić.
– Kontrole często ujawniają nieuregulowane nadgodziny, bo pracodawca nie bierze pod uwagę minut. Uważa, że niekoniecznie ten krótki czas pracownik poświęcił dodatkowej pracy – mówi Kamil Kałużny.
Dodaje, że na terenie działania OIP w Łodzi nie było skarg na zbieranie linii papilarnych od zatrudnionych. Jak na razie nie było również przypadków nadużyć.
Pracownicy wybierają
Brak kategorycznego zakazu i potencjalny konflikt z urzędami sprawiają, że pracodawcy dają pracownikom realny wybór co do formy ewidencjonowania czasu pracy. Tak było w jednej z miejskich spółek kontrolowanych przez inspekcję pracy we Wrocławiu.
– Jednocześnie funkcjonowały tam dwa systemy potwierdzania obecności: taki prawie tradycyjny, z kartami elektronicznymi, i ten bardziej nowoczesny – na odcisk palca. Pracodawca, jeszcze przed wprowadzeniem nowego systemu, zamieścił na stronach pełen opis jego funkcjonowania – mówi Agata Kostyk-Lewandowska z OIP we Wrocławiu
Dodaje, że dopiero po zapoznaniu się z tą informacją pracownicy wyrażali ewentualną chęć ewidencjonowania ich wejść i wyjść z pracy przy użyciu odcisku palca. Spośród 246 pracowników 111 wyraziło chęć korzystania właśnie z tego rozwiązania.
– Pracownicy ci wyrażają wysokie zadowolenie z takiego rozwiązania. Pracodawca wprowadził ponadto odpowiednie regulacje do regulaminu pracy – potwierdza Agata Kostyk-Lewandowska
Podobne rozwiązanie zastosował WORD Regionalne Centrum Ruchu Drogowego w Olsztynie. Tam załoga również miała wybór formy potwierdzania obecności – przy użyciu odcisku albo za pomocą karty magnetycznej. Po ponad roku funkcjonowania systemów większość pracowników zdecydowała się na potwierdzanie obecności za pomocą linii papilarnych.
Dla firm, które obawiają się GIODO, rynek oferuje urządzenia, dzięki którym można kontrolować czas pracy pracowników z użyciem biometrii w sposób, który nie narusza ochrony danych osobowych.
PIP wystąpi, nie ukarze
Mimo że firmy używające na co dzień biometrii do ewidencjonowania czasu pracy można liczyć w tysiącach, nie są one na celowniku GIODO. Na razie tylko trzy sprawy dotyczące tego problemu trafiły do sądów i zakończyły się wyrokami. Co więcej, inspektor ochrony danych w pewnych sytuacjach dopuszcza wykorzystanie linii papilarnych pracowników. Jest to możliwe np. w celu zapewnienia bezpieczeństwa poufnych informacji czy systemów, gdy pozyskiwanie danych biometrycznych dotyczyć będzie tylko wybranych pracowników i na potrzeby realizacji innych celów niż wynikające ze stosunku pracy.
Inspekcja pracy także nie jest szczególnie wyczulona na przypadki pobierania takich danych, chociaż popiera stanowisko GIODO. Do Państwowej Inspekcji Pracy wpływają nieliczne skargi dotyczące naruszania przez pracodawców art. 221 kodeksu pracy.
Te złożone dotyczyły m.in. bezpodstawnego gromadzenia przez firmy przede wszystkim odcisków palców (na potrzeby ewidencjonowania czasu pracy).
Z pisma wysłanego do poszczególnych okręgów PIP sporządzonego przez departament prawny Głównego Inspektoratu Pracy wynika, że jeżeli inspektor pracy, który w trakcie czynności kontrolnych stwierdzi, iż pracodawcy rejestrują czas pracy z użyciem danych biometrycznych pracowników, powinien skierować stosowne wystąpienie do pracodawcy o zaniechanie tego typu działań, z uwagi na naruszenie art. 221 kodeksu pracy.
Niezależnie od tego okręgowy inspektor pracy powinien powiadomić GIODO o stwierdzonych naruszeniach ustawy o ochronie danych osobowych w celu podjęcia stosownych działań.