Osoba obejmująca wyższe stanowisko w służbie cywilnej może wystąpić z wnioskiem o sporządzenie oceny okresowej na tym, które opuszcza. To możliwe, jeśli od poprzedniej upłynęło więcej niż sześć miesięcy.
Zgodnie z nowelizacją z 30 grudnia 2015 r. ustawy o służbie cywilnej (dalej: ustawa nowelizująca), która weszła w życie 23 stycznia 2016 r., osoby zatrudnione na wyższych stanowiskach w służbie cywilnej nie podlegają ocenom okresowym. W przypadku pracownika lub urzędnika tej służby powoływanego na takie stanowisko decyzję o zakończeniu cyklu oceny na dotychczasowym stanowisku może podjąć bezpośredni przełożony. Zrobi to zarówno z własnej inicjatywy, jak i na wniosek ocenianego pracownika.
Istotna zmiana zakresu obowiązków
Stosunki pracy pracowników służby cywilnej zajmujących w dniu wejścia w życie ustawy wyższe stanowiska wygasną po upływie 30 dni od jej wejścia w życie, jeżeli przed upływem tego okresu nie zostaną im zaproponowane nowe warunki pracy lub płacy. Wynika to z art. 6 ustawy nowelizującej. Natomiast urzędnikom tej służby zajmującym w dniu wejścia w życie ustawy wyższe stanowiska można zmienić warunki zatrudnienia w trybie przewidzianym w rozdz. 5 ustawy o służbie cywilnej (co do zasady będzie to przeniesienie na inne stanowisko w tym samym urzędzie na podstawie art. 62 ustawy).
Złożenie propozycji nowych warunków pracy lub płacy lub przeniesienie urzędnika służby cywilnej na inne stanowisko w urzędzie mogą się wiązać z istotną zmianą zakresu obowiązków. W takiej sytuacji znajdzie zastosowanie art. 81 ust. 6 ustawy o służbie cywilnej. Zgodnie z nim ocena okresowa jest sporządzana w razie zmiany stanowiska pracy wiążącego się z istotną zmianą zakresu obowiązków, jeżeli od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynęło więcej niż sześć miesięcy, a w przypadku osób ocenianych po raz pierwszy, jeżeli okres podlegający ocenie jest dłuższy niż sześć miesięcy. Gdy zaistnieją okoliczności wskazane w tym przepisie – ocenę okresową powinien sporządzić dotychczasowy bezpośredni przełożony, nie wcześniej niż w terminie siedmiu dni przed zmianą stanowiska pracy (wiążącą się z istotną zmianą zakresu obowiązków) i nie później niż w terminie 30 dni od tej zmiany. Powinna ona dotyczyć okresu podlegającego ocenie kończącego się w momencie dokonania zmiany stanowiska pracy. [przykład 1]
WAŻNE
Do ustalenia terminów dotyczących ocen okresowych zastosowanie znajduje ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U z 2014 r. poz. 121). Zgodnie z art. 112 k.c. termin oznaczony w miesiącach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdy takiego dnia w ostatnim miesiącu nie ma – w ostatnim dniu tego miesiąca
W przypadku zaś gdy zmiana stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego wiążąca się z istotną zmianą zakresu obowiązków nastąpiłaby w okresie sześciu miesięcy od dnia ustalenia kryteriów oceny sporządzanej po raz pierwszy albo od dnia sporządzenia ostatniej oceny, to w terminie 30 dni od zmiany stanowiska pracy nowy bezpośredni przełożony ponownie przeprowadza rozmowę z ocenianym oraz zapoznaje ocenianego z kryteriami oceny. W takim przypadku termin sporządzenia oceny okresowej nie ulega zmianie. Oznacza to, że zostanie ona sporządzona w cyklu 24-miesięcznym, jednak okres podlegający ocenie będzie krótszy niż 24 miesiące – rozpocznie się bowiem od dnia zapoznania pracownika z nowymi kryteriami oceny i zakończy z dniem jej sporządzenia.
Co z urlopem bezpłatnym
Zgodnie z ustawą nowelizującą na czas powołania pracownikowi służby cywilnej oraz urzędnikowi służby cywilnej udzielany jest urlop bezpłatny na dotychczasowym stanowisku.
W tej sytuacji jeżeli od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynęło więcej niż sześć miesięcy, a w przypadku osób ocenianych po raz pierwszy, jeżeli okres podlegający ocenie jest dłuższy niż sześć miesięcy, oceniający może zmienić termin oceny z powodu przewidywanej dłuższej usprawiedliwionej nieobecności w pracy ocenianego. Może to bowiem uniemożliwić przeprowadzenie oceny. Oceny takiej można dokonać także na podstawie złożonego przez ocenianego wniosku o zmianę terminu jej przeprowadzenia. Oceniający nie jest związany wnioskiem ocenianego, jednak ze względu na to, że w przypadku długotrwałego przebywania pracownika na urlopie bezpłatnym będzie to znacznie utrudniać kontynuowanie oceny po powrocie z tego urlopu, wskazane jest zakończenie rozpoczętego cyklu oceny i jej sporządzenie. W razie zmiany terminu oceny w ww. przypadkach oceniający niezwłocznie zawiadamia pisemnie ocenianego o nowym terminie na piśmie. Kopię pisma dołącza się do arkusza oceny. [przykład 2]
Zbyt krótko
Jeżeli od ostatniej oceny okresowej do czasu powołania pracownika lub urzędnika służby cywilnej na wyższe stanowisko w tej służbie i udzielenia z tego tytułu urlopu bezpłatnego nie upłynęło sześć miesięcy, to ocena zostanie dokończona po powrocie pracownika z urlopu. Należy pamiętać, że urlop bezpłatny jest okresem usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Dlatego też w sytuacji gdy urlop ten będzie trwał dłużej niż miesiąc, nastąpi przedłużenie terminu sporządzenia oceny o czas tej nieobecności na podstawie art. 81 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej. Zmiana terminu oceny okresowej w przypadku usprawiedliwionej nieobecności ocenianego następuje z mocy prawa. Po zakończeniu urlopu bezpłatnego i powrocie do pracy na stanowisko zajmowane przed urlopem ocena powinna być kontynuowana według dotychczasowych zasad, tj. na podstawie wcześniej wybranych kryteriów. Zmianie ulegnie jedynie termin jej sporządzenia.
Należy jednak pamiętać, że przepisy znowelizowanej ustawy nie gwarantują pracownikom i urzędnikom powracającym z urlopu bezpłatnego kontynuacji zatrudnienia na stanowisku zajmowanym przed powołaniem. Zgodnie z dodanym art. 53a ust. 9 ustawy o służbie cywilnej po zakończeniu urlopu bezpłatnego dyrektor generalny urzędu wyznacza urzędnikowi, a także pracownikowi tej służby, stanowisko zgodne z jego kwalifikacjami i umiejętnościami zawodowymi. Taka sytuacja może dodatkowo komplikować proces oceny okresowej. [przykład 3]
PRZYKŁAD 1
Kiedy obowiązkowo
W dniu wejścia w życie ustawy nowelizującej pracownik służby cywilnej był zatrudniony na stanowisku dyrektora departamentu prawnego w jednym z ministerstw. 1 lutego dyrektor generalny urzędu złożył mu propozycję nowych warunków pracy – od 10 lutego pracownik ten miałby objąć stanowisko radcy ministra w departamencie kontroli. Pracownik propozycję przyjął. Od ostatniej oceny okresowej do dnia zmiany stanowiska upłynęło więcej niż sześć miesięcy. W tej sytuacji dotychczasowy bezpośredni przełożony ma obowiązek sporządzić ocenę okresową. Może to zrobić jeszcze przed zmianą stanowiska (nie wcześniej niż na siedem dni przed zmianą), jak też po objęciu przez pracownika nowego stanowiska (nie później jednak niż w ciągu 30 dni od tej zmiany). Bez znaczenia jest to, czy po zmianie stanowiska pracownik będzie świadczył pracę na tym stanowisku, czy np. następnego dnia po zmianie stanowiska zostanie powołany na wyższe stanowisko w służbie cywilnej.
PRZYKŁAD 2
Przesunięcie terminu
Pracownik służby cywilnej zatrudniony w jednym z ministerstw na stanowisku głównego specjalisty został powołany na stanowisko zastępcy dyrektora departamentu w tym samym urzędzie. Od chwili sporządzenia ostatniej oceny okresowej do dnia udzielenia urlopu bezpłatnego na czas powołania upłynęło 11 miesięcy. Bezpośredni przełożony podjął decyzję o zmianie terminu oceny okresowej na podstawie art. 81 ust. 8 pkt 3 ustawy o służbie cywilnej, tj. z powodu przewidywanej dłuższej usprawiedliwionej nieobecności w pracy ocenianego, która może uniemożliwić przeprowadzenie oceny. Niezwłocznie zawiadomił o tym na piśmie ocenianego.
PRZYKŁAD 3
Brak obiektywnych możliwości
Pracownik służby cywilnej zatrudniony na stanowisku głównego specjalisty w jednym z ministerstw został powołany na stanowisko zastępcy dyrektora departamentu w tym samym urzędzie. Od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej do dnia udzielenia urlopu bezpłatnego na czas powołania upłynął jeden miesiąc. Stosunek pracy na podstawie powołania trwał trzy lata, po czym dyrektor generalny urzędu wyznaczył pracownikowi inne stanowisko pracy niż to zajmowane przed powołaniem. Zmiana ta wiązała się z istotną zmianą zakresu obowiązków. Ponadto w czasie kiedy pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego, zmienił się bezpośredni przełożony. W tej sytuacji wprawdzie zachodzą przesłanki określone w art. 81 ust. 6 ustawy o służbie cywilnej, zgodnie bowiem z literalnym brzmieniem tego przepisu upłynęło więcej niż sześć miesięcy od sporządzenia ostatniej oceny okresowej, wydaje się jednak, że ze względu na bardzo krótki okres świadczenia pracy podlegający ocenie, znaczny upływ czasu oraz zmianę na stanowisku oceniającego, a co za tym idzie, brak obiektywnej możliwości oceny pracy tego pracownika, możliwe wydaje się zakończenie procesu oceny bez jej sporządzania. Decyzja w tej sprawie należy do oceniającego.
Podstawa prawna
Art. 6 ustawy z 30 grudnia 2015 r. o zmianie ustawy o służbie cywilnej oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2016 r. poz. 34).
Art. 53 a, art. 81 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. z 2014 r. poz. 1111 ze zm.).
Par. 8 i 9 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 23 lipca 2015 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej (Dz.U. z 2015 r. poz. 1143).
