Ustawodawca, chroniąc wynagrodzenie pracownika przed nadmiernymi zajęciami z różnych tytułów, ustanowił tzw. kwoty wolne od potrąceń. Stosuje się je zarówno przy potrąceniach dokonywanych bez zgody pracownika, jak i za jego przyzwoleniem.

Ile można potrącić?

W przypadku potrąceń obowiązkowych - takich jak zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi, finansowe kary porządkowe czy sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych (na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne) - po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z wynagrodzenia za pracę, pracownikowi nadal musi pozostać kwota w wysokości:

  • minimalnej płacy po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
  • 75 proc. najniższej płacy przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,
  • 90 proc. wynagrodzenia minimalnego przy potrącaniu kar pieniężnych nałożonych przez pracodawcę.

Co ważne - przy potrącaniu świadczeń alimentacyjnych nie obowiązuje żadna kwota wolna.

Natomiast, kiedy potrącenia są dobrowolne, obowiązuje pozostawienie kwoty wolnej równej:

  • minimalnemu wynagrodzeniu za pracę, jakie przysługuje pracownikom pełnoetatowym, po odliczeniu składek i podatku - w przypadku potrąceń na rzecz pracodawcy,
  • 80 proc. minimalnego wynagrodzenia, jakie przysługuje pracownikom pełnoetatowym, po odliczeniu składek i podatku - przy potrącaniu innych należności na rzecz pracodawcy, w tym składki dla związków zawodowych czy z tytułu polisy grupowego ubezpieczenia na życie.

Przykład (zakładamy, że obciążenia składkowo-podatkowe nie ulegną zmianie w przyszłym roku):

Kwoty wolne oblicza się więc na podstawie obowiązującego w danym roku kalendarzowym minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2016 r. najniższa pensja pracownika zatrudnionego na pełen etat wyniesie 1 850 zł brutto.

Od tej kwoty odejmujemy składki na ubezpieczenie społeczne - w sumie 253,64 zł, na co składa się:

  • składka emerytalna - 1 850 zł x 9,76 proc. = 180,56 zł
  • składka rentowa - 1 850 zł x 1,5 proc. = 27,75 zł
  • składka chorobowa- 1 850 zł x 2,45 proc. = 45,33 zł

Od 1850 zł należy też odjąć składkę na ubezpieczenie zdrowotne, która wynosi 143,67 zł, na co składa się:

  • podstawa wymiaru składki: od 1850 zł - 253,64 zł (składki na ubezpieczenie społeczne) = 1 596,36 zł
  • sama składka stanowi 9 proc. podstawy: 1 596,36 zł x 9 proc. = 143,67 zł

Wreszcie od 1850 zł odejmujemy zaliczkę na podatek dochodowy - 97,06 zł, na co składa się:

  • od przychodu pracownika odejmujemy składki na ubezpieczenie społeczne oraz koszty uzyskania przychodu: 1 850 zł - 253,64 zł - 111,25 zł = 1 485,11 zł
  • uzyskaną kwotę mnożymy przez 18 proc.: 1 485 zł (po zaokrągleniu) x 18 proc. = 267,3 zł
  • od tej sumy odejmujemy kwotę wolną od podatku: 267,3 zł - 46,33 zł = 220,97 zł
  • odliczamy składkę na ubezpieczenie zdrowotne - podstawa wymiaru składki mnożymy przez 7,75 proc.: 1 596,36 zł x 7,75 proc. = 123,72 zł
  • zaliczka na podatek dochodowy wynosi: 220,97 zł - 123,72 zł = 97,25 zł, po zaokrągleniu 97 zł

Minimalne wynagrodzenie netto pracownika w 2016 roku (100 proc.) wyniesie 1355,69 zł, bowiem: 1850 zł - 253,64 zł - 143,67 zł - 97,06 zł = 1355,63 zł

75 proc. minimalnego wynagrodzenia po odliczeniach składkowo-podatkowych wyniesie 1 016,77 zł.

80 proc. minimalnego wynagrodzenia po odliczeniach składkowo-podatkowych wyniesie 1 084,55 zł.

90 proc. minimalnego wynagrodzenia po odliczeniach składkowo-podatkowych wyniesie 1 220,12 zł.

Pierwsza praca i niepełny etat

W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty wolne są obniżane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy danej osoby - od odpowiednio wyliczonego minimalnego wynagrodzenia odejmuje się obciążenia składkowo-podatkowe.

Natomiast, jeżeli jest to pierwszy rok pracy danej osoby, kwoty wolne liczymy od stawki 80 proc. wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ponieważ tyle wynosi pensja w pierwszym roku pracy danej osoby. Od 1 stycznia 2016 r. będzie to kwota 1 480 zł.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141)