Kodeks pracy przewiduje, że niezależnie od tego, czy oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę składa pracodawca, czy pracownik, powinno mieć ono bezwzględnie formę pisemną. Ponadto, jeżeli chodzi o umowę bezterminową lub rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia, pracodawca musi również wskazać przyczyny uzasadniające zwolnienie, dokument powinien zawierać też pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania od wypowiedzenia do sądu pracy.
>>Czytaj też: Czy można zwolnić pracownika wysyłając mu e-maila?
Jednak nawet, gdy ta forma nie zostanie zachowana, umowa może być ważna. Dzieje się tak, ponieważ wypowiedzenie jest oświadczeniem woli na piśmie i w związku z tym stosuje się do niego także przepisy prawa cywilnego. Kodeks cywilny natomiast zakłada, że forma pisemna nie jest zastrzeżona rygorem nieważności. W tym wypadku liczy się przede wszystkim sposób złożenia wypowiedzenia - jest ono skuteczne z chwilą, kiedy doszło do drugiej strony w taki sposób, że mogła ona zapoznać się z jego treścią, nawet gdy tego nie uczyniła. "Zarówno wypowiedzenie złożone ustnie w sposób bezpośredni, jak również przy użyciu środka do komunikowania się na odległość takiego jak telefon powoduje, że czynność jest skuteczna, ale wadliwa. Najważniejsze jest to, aby wola osoby chcącej rozwiązać umowę dotarła do drugiej strony w taki sposób, aby nie było wątpliwości, że oświadczenie zmierza do rozwiązania umowy" - tłumaczy ekspert ds. prawa pracy Sebastian Kryczka.
Takie wnioski płyną też z licznych orzeczeń Sądu Najwyższego. Przykładowo w wyroku z dnia 24 marca 1999 roku (sygn. I PKN 631/98) SN uznał, że ustne oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę przekazane pracownikowi przez bezpośredniego przełożonego jest skuteczne, co oznacza, że bieg rozpoczyna okres wypowiedzenia. Warunek skuteczności zostanie przy tym spełniony, o ile pracodawca w sposób dostatecznie zrozumiały dla pracownika wyraził swoją wolę wypowiedzenia mu umowy.
Zwolnienie pracownika drogą ustną (w tym telefonicznie) będzie więc skuteczne, o ile dana osoba nie wystąpi na drogę sądową. Pracodawca pomijając formę pisemną narusza w ten sposób przepisy o wypowiadaniu lub rozwiązywaniu umów o pracę (kodeks pracy). Sąd może w tym wypadku orzec o bezskuteczności wypowiedzenia, przywrócenia pracownika do pracy lub przyznania mu odszkodowania.
>>Czytaj też: Ile kosztuje pozwanie pracodawcy do sądu
Żadną sankcją nie jest zagrożone naruszenie formy pisemnej przez pracownika, ale będzie on miał problem z udowodnieniem, że sam dokonał wypowiedzenia czy rozwiązania umowy o pracę. Według przepisów prawa cywilnego, dokument na piśmie nie jest formą dla celów dowodowych - w efekcie w razie niezachowania tej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód ze świadków ani dowód z przesłuchania stron na okoliczność dokonania określonej czynności.