Kodeks pracy nie reguluje, kiedy dokładnie pracownik ma złożyć taki wniosek, ale specjaliści wskazują, że w tym wypadku powinno stosować się takie same zasady, jakie obowiązują przy wnioskach urlopowych. Pracownik może więc złożyć go w dowolnym terminie, o ile uwzględni interes pracodawcy - tak by jego nieobecność między innymi nie destabilizowała pracy w zakładzie. Ponieważ jednak doraźne godziny wolne mogą być potrzebne pracownikowi w sytuacjach nagłych - na przykład odbiór chorego dziecka z przedszkola - ma on możliwość złożenia wniosku tego samego dnia, w którym chce skorzystać z wolnego. Nie musi przy tym uzasadniać swojej prośby.
Tylko od pracodawcy zależy, czy zgodzi się zwolnić podwładnego z pracy. Jeśli tak, godzinę wyjścia i powrotu do zakładu odnotowuje się w zeszycie wyjść w celach prywatnych dostępnym w dziale kadr. Brak powrotu pracownika do zakładu oznacza, że wyjście prywatne trwało do końca zmiany roboczej w tym dniu.
Kiedy pracownik musi odpracować wyjście
Pracownik ma obowiązek odpracować w całości czas wyjścia prywatnego, a pozostanie w pracy po godzinach, aby wypełnić ten obowiązek, nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Natomiast odpracowanie nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku.
W uzasadnionych przypadkach pracownik może odpracować wyjście do końca okresu rozliczeniowego czasu pracy, jednak regułą jest, że robi to jeszcze w tym samym miesiącu, w którym miało ono miejsce, tak by nie wpływało ono na wysokość wypłacanego wynagrodzenia. Niedopełnienie tego obowiązku skutkuje bowiem proporcjonalnym obniżeniem należnego wynagrodzenia za pracę o godziny brakujące do wymiaru wynikającego z treści zawartej umowy oraz przepisów prawa.
Dokładny termin odpracowania wyjścia prywatnego wyznacza pracownikowi pracodawca lub bezpośredni przełożony, uwzględniając (jak w przypadku udzielania pozwolenia na wyjście) nie tylko potrzeby danej osoby, ale także dobro zakładu.
Czy pracodawca może wskazać, kiedy pracownik ma odpracować wyjście przeczytasz tutaj>>
Zwolnienie do sądu lub urzędu
Są jednak przypadki, gdy pracodawca musi zwolnić pracownika z powodu prywatnego wyjścia - chodzi o wyjście z pracy czy przerwę w jej wykonywaniu wynikające z obowiązku obywatelskiego.
Zgodnie z przepisami, pracodawca ma obowiązek zwolnić podwładnego od pracy na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia.
Pracownik powinien przy tym poinformować szefa o o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy z odpowiednim wyprzedzeniem. Jako dowód usprawiedliwiający nieobecność ze względu na uczestnictwo w postępowaniu sądowym posłuży mu imienne wezwanie do osobistego stawienia się w charakterze strony lub świadka.
Z wyjątkiem postępowania sądowego, pracownik za czas zwolnienia od pracy nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Sądowemu świadkowi bowiem - zgodnie z ustawą o kosztach sądowych w sprawach cywilnych - przysługuje wynagrodzenie za utracony zarobek lub dochód za każdy dzień udziału w czynnościach sądowych, w wysokości jego przeciętnego dziennego zarobku lub dochodu.
Oprócz spraw urzędowych, na obowiązkowe zwolnienie od pracy mogą liczyć także m.in.: biegli, pracownicy – na czas niezbędny do przeprowadzenia obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, członkowie ochotniczej straży pożarnej i GOPR – na czas niezbędny do uczestniczenia w działaniach ratowniczych.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94)
Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz.U. 2005 nr 167 poz. 1398)
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 ze zm.)