Aż 70 proc. przebadanych specjalistów HR deklaruje, że czynności administracyjne w pracy (takie, jak wypełnianie wniosków, poszukiwanie danych, generowanie raportów, itd.) zajmują im więcej czasu niż realizacja zadań strategicznych, które powinny przyczyniać się do rozwoju i wzrostu efektywności firmy (chodzi o takie działania jak ustalanie ścieżek rozwoju kariery, motywowanie pracowników czy planowanie szkoleń). Tylko 23 proc. HR-owców deklaruje, że na realizację zadań strategicznych poświęca więcej czasu, niż na administrację. Blisko połowa (45 proc.) specjalistów HR przygotowuje miesięcznie dla kadry zarządzającej co najmniej sześć raportów. Do najbardziej czasochłonnych badani zaliczyli raport wynagrodzeń (32 proc.) oraz budżetowy (27 proc.). Prawie siedmiu na dziesięciu HR-owców, aby zgromadzić potrzebne do raportu informacje, musi skorzystać z 3 do 5 różnych źródeł.
Tymczasem 78 proc. menadżerów uważa, że HR jest przede wszystkim partnerem w określaniu strategii budowania zespołu. Co więcej - dwie trzecie badanych dobrze ocenia kompetencje i wsparcie działu HR w tym zakresie.
Augustyniak, Dyrektor Działu HCM w Enxoo przekonuje, że współczesny HR nie powinien i nie musi być przytłoczony czynnościami administracyjnymi. Głównym zadaniem HR jest bowiem koncentracja na działaniach, które przełożą się na zwiększenie efektywności firmy i będą wpierać realizację jej strategicznych celów. – W większości badanych firm działy HR są zajęte pracami administracyjnymi typu wyszukiwanie i uzupełnianie informacji i nie mają czasu na zadania związane z rozwojem
i właściwym wykorzystaniem potencjału pracowników. Nasze badanie pokazuje, że podstawową przeszkodą jest brak odpowiednich narzędzi, które pozwoliłyby na zebranie informacji w jednym miejscu oraz ułatwiłyby ich analizę i podejmowanie decyzji, np. o rozpoczęciu rekrutacji czy o rozpoczęciu programu szkoleniowego pracowników – mówi Robert Augustyniak.
Okazuje się, że obecnie nawet podstawowe informacje o pracownikach nie są dla ich przełożonych dostępne natychmiast. Ponad połowa działów HR w badanych firmach potrzebuje przynajmniej jednego dnia roboczego na przygotowanie dla menadżera informacji o jego zespole (dane o wynagrodzeniach, urlopach czy szkoleniach). Dzieje się tak dlatego, że głównym narzędziem pracy HR-owca pozostaje wciąż arkusz kalkulacyjny (np. Excel). Aż 36 proc. badanych specjalistów z działów zarządzania kadrami deklaruje, że najczęściej korzysta właśnie z tego narzędzia, a dodatkowo blisko 20 proc. wskazuje, że pracuje głównie za pośrednictwem poczty elektronicznej. Tylko jedna trzecia ankietowanych na pierwszym miejscu wśród narzędzi pracy wymieniła specjalne systemy do wspomagania zarządzania kadrami.
Nie oznacza to, że do tego działu w przedsiębiorstwach nie dociera technologiczna rewolucja. Coraz większą popularnością cieszą się nowoczesne systemy informatyczne służące do zarządzania kadrami. Już 32 proc. specjalistów HR korzysta w swojej pracy z przynajmniej jednego, a 51 proc. - z od 2 do 5 systemów informatycznych. - Kluczowe w odciążeniu działów human resources jest wykorzystanie takiego rozwiązania informatycznego, które integrowałby dotychczas rozproszone obszary, takie jak administracja, rekrutacja, wynagrodzenia, szkolenia czy ocena pracowników – tłumaczy Krzysztof Zych, Partner Zarządzający Enxoo. - Rozwiązania IT przygotowane dla specjalistów od human resources mogą pomóc HR-owcom dostarczać menadżerom i zarządom pełnych informacji, a także profesjonalnie i kompleksowo zarządzać kompetencjami oraz rozwojem pracowników. – podkreśla Krzysztof Zych.
Czy taką opinię podzielają sami badani? Menadżerowie w firmach uważają, że wdrożenie zintegrowanego systemu do zarządzania talentami może mieć kluczowy wpływ na zwiększenie efektywności firmy (40 proc. wskazań). Podobną opinie formułuje jedna trzecia specjalistów HR.