Grafiki można sporządzać w wersji elektronicznej. Nie muszą one obejmować całego rozkładu na czas wykonywania obowiązków. Należy jednak przekazać je pracownikowi na tydzień przed ich obowiązywaniem.
Nowelizacja wprowadza nowe zasady tworzenia grafiku czasu pracy. Artykuł 129 par. 3 k.p. w nowym brzmieniu przewiduje bowiem, że rozkłady czasu pracy można sporządzać w formie pisemnej lub elektronicznej, co jednoznacznie sankcjonuje grafiki tworzone przez specjalistyczne programy kadrowe. Pracodawcy korzystający z takich rozwiązań nie muszą więc drukować rozkładów tworzonych w takich programach. Wystarczy przekazanie pracownikom loginu i hasła, tak aby mieli oni możliwość zapoznania się z obowiązującym, bądź nadchodzącym grafikiem.
Co więcej, kodeks pracy po zmianach zawiera postanowienia regulujące minimalny okres, na który trzeba układać pracownikom grafiki. Może być on krótszy, niż okres rozliczeniowy czasu pracy, musi jednak obejmować co najmniej jeden miesiąc. Omawiana regulacja ucina wieloletni spór dotyczący tego, czy harmonogram musi być sporządzany z góry na cały okres rozliczeniowy, jednoznacznie rozstrzygając o braku takiego obowiązku. Jest więc korzystna dla pracodawców, gdyż wyklucza możliwość żądania przedstawienia w razie kontroli PIP grafików na cały okres.
Kolejną nowością jest wymóg przekazania rozkładów pracownikom na co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który zostały one sporządzone. Dotychczas przepisy nie przewidywały takiego obowiązku, co powodowało, że wielu pracodawców udostępniało rozkłady czasu pracy w ostatniej chwili, np. w przeddzień rozpoczęcia kolejnego okresu rozliczeniowego czy miesiąca.
Regulacja ta budzi poważne wątpliwości w kontekście możliwości wprowadzania zmian do harmonogramów obowiązujących pracowników. Dotychczas przyjmowano, że zmiany w harmonogramie są dopuszczalne w przypadkach, gdy wynika to z przepisów lub gdy możliwość taka została przewidziana w wewnątrzzakładowych źródłach prawa pracy. W tym tonie wypowiedział się m.in. Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 6 kwietnia 2009 r. w sprawie naruszenia doby pracowniczej po dniu wolnym (GPP-417-4560-19/09/PE/RP). Oznaczało to, że jeśli pracodawca przewidział w regulaminie pracy, iż zmiana w harmonogramie jest możliwa w przypadku niespodziewanej niezdolności do pracy z powodu choroby czy zgłoszenia urlopu na żądanie, pod warunkiem poinformowania pracownika najpóźniej do końca poprzedniej dniówki, miał prawo dokonać stosownych zmian w razie wystąpienia wskazanych okoliczności. Pozwalało to znacząco zredukować liczbę polecanych pracownikom nadgodzin, gdyż wyznaczenie w harmonogramie dodatkowego dnia pracy różni się od polecenia nadgodzin tym, że pracodawca od razu wyznacza pracownikowi inny dzień wolny, ograniczając liczbę godzin pracy do ustalonego wymiaru. W tym kontekście stosowanie tygodniowego wyprzedzenia do zmian harmonogramu (a nie tylko literalnie do ogłaszania nowego harmonogramu tydzień przed rozpoczęciem ujętego w nim okresu) niweczyłoby cel i sens możliwości wprowadzania zmian. Co więcej, spowodowałoby znaczny wzrost liczby polecanych nadgodzin, a co za tym idzie również kosztów pracy. Prawo modyfikacji obowiązującego grafiku służy dostosowaniu go do sytuacji nagłych i niezapowiedzianych, więc przy takiej interpretacji pracodawcy nie mieliby szans na zachowanie tak długiego terminu.
W związku z tym z praktycznego punktu widzenia należałoby przyjąć, że omawiany przepis trzeba wykładać ściśle, więc znajdzie on zastosowanie wyłącznie do ogłaszania harmonogramów na kolejne miesiące.
Termin poinformowania pracownika o zmianach w harmonogramie może być krótszy i powinien być określony w przepisach wewnątrzzakładowych, z których wynika możliwość wprowadzania takich modyfikacji

Pracodawca nie musi sporządzać rozkładów, jeżeli:

1) rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę

- Dotyczy to np. pracowników służby cywilnej oraz innych zatrudnionych w urzędach administracji rządowej, do których stosuje się rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 25 kwietnia 2007 r. w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej (Dz.U. nr 76, poz. 505 z późn. zm.). Zgodnie z par. 2 tego aktu praca powinna być wykonywana od poniedziałku do piątku w godzinach 8.15–16.15, co przy założeniu korzystania z wolnego w dniach ustawowo wolnych od pracy wyczerpuje znamiona harmonogramu.

- Przepisami prawa pracy są również postanowienia układów zbiorowych pracy i regulaminów pracy czy wynagradzania. Wynika to wprost z art. 9 par. 1 k.p. przyznającego walor prawa pracy postanowieniom układów zbiorowych pracy i innych porozumień zbiorowych opartych na ustawie, w tym regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, tak więc również określenie w nich sztywnych układów dni i godzin pracy zwolni z obowiązku tworzenia harmonogramów czasu pracy.

- Podobne regulacje mogą się również znaleźć w treści indywidualnych umów w przypadku pracodawców zatrudniających do 19 osób, którzy nie są związani układem zbiorowym ani obowiązani do wydawania regulaminu pracy. Jeśli taki szef ma wolę zatrudniania załogi w systemie podstawowym, w stałych godzinach i dniach pracy, wystarczy, że wpisze do formularza umowy, iż praca jest świadczona np. od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00–17.00 z wyjątkiem świąt ustawowo wolnych od pracy.

2) w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań

- Zgodnie z art. 129 par. 4 pkt 2 k.p. w nowym brzmieniu w takich okolicznościach rozkład czasu pracy ustala bowiem sam pracownik. Przepis ten odwołuje się do systemu zadaniowego, uregulowanego w art. 140 k.p., który może być wprowadzony w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją, względnie miejscem wykonywania zadań. System ten charakteryzuje to, że strony ustalają jedynie zakres powtarzalnych zadań, które pracownik będzie wykonywał na rzecz pracodawcy, pozostawiając podwładnemu swobodę wyboru terminu i kolejności ich realizacji. Wyłączenie obowiązku tworzenia grafików dla pracowników zatrudnionych w systemie zadaniowym jest uzasadnione, gdyż odmienna regulacja niweczyłaby podstawowe założenia tej instytucji prawa.

3) na pisemny wniosek pracownika stosuje się do niego ruchomy system czasu pracy

4) na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy

Podstawa prawna

Art. 129, art. 150 par. 3–4 art. 2419 par. 2, art. 24125a ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.) Art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 z późn. zm.).