Pracodawca musi dokładnie poinformować zatrudniane osoby o zasadach wykonywania powierzanych obowiązków oraz o wewnętrznych przepisach obowiązujących w zakładzie. Najpóźniej 7 dni od przyjęcia muszą oni otrzymać te dane na piśmie. Przed przystąpieniem do pracy, a najpóźniej w dniu jej rozpoczęcia, należy podpisać umowę.
Zanim to jednak nastąpi, pracodawca może wymagać podania pewnych danych, takich jak: imię i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania i adres do korespondencji, oraz informacji o dotychczasowym wykształceniu i zatrudnieniu osoby przyjmowanej do firmy. Z reguły informacje takie zawarte są w CV lub liście motywacyjnym przedstawianym na etapie rekrutacji.

Umowa nawet ustna

Sporządzenie kontraktu pisemnego nie jest bezwzględnym obowiązkiem zatrudniającego. Umowa o pracę może być zawarta ustnie, a nawet w sposób dorozumiany. W tym ostatnim przypadku wystarczy, że pracodawca przedstawi jej warunki, a kandydat się na nie zgodzi. W ramach umowy należy określić strony umowy, jej rodzaj (na czas określony, nieokreślony, na czas wykonania określonej pracy czy na okres próbny), datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy. Wśród tych ostatnich należy ustalić rodzaj pracy, która będzie wykonywana, jej miejsce, wynagrodzenie, a także wymiar czasu pracy (pełny etat czy jego część) i termin jej rozpoczęcia.
Po zawarciu umowy pracodawca może wymagać od nas podania dodatkowych danych osobowych, które są niezbędne, jeżeli pracownik zamierza korzystać ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, np. w związku z rodzicielstwem. Chodzi m.in. o numer PESEL zatrudnionego oraz o imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci podwładnego. Obowiązek podania innych danych może wynikać z przepisów szczególnych. Na przykład do przedstawienia zaświadczenia o niekaralności zobowiązane są osoby zatrudniane na stanowisku urzędnika samorządowego, policjanta, nauczyciela mianowanego, kierowcy transportu drogowego czy księgowego.

Pierwsze dni

Z reguły umowa o pracę zawierana jest w formie pisemnej. Jeżeli jednak firma nie dopełni tego obowiązku, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy powinna potwierdzić zatrudnionemu na piśmie ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju i warunków.
Bez względu na powyższy obowiązek, w ciągu 7 dni od zawarcia kontraktu pracodawca musi przedstawić na piśmie dane dotyczące czasu pracy, wynagrodzenia i wewnętrznych przepisów obowiązujących w zakładzie. Informacja powinna określać: dobową i tygodniową normę czasu pracy, częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, wymiar urlopu wypoczynkowego oraz długość okresu wypowiedzenia umowy. Powyższe dane mogą zostać przekazane także poprzez wskazanie podwładnemu odpowiednich przepisów na piśmie.
W ciągu pierwszego tygodnia firma powinna wskazać zatrudnionemu również to, jakim układem zbiorowym pracy jest objęty. Jeżeli go nie ma, a pracodawca zatrudnia 20 osób lub więcej, ma obowiązek wydania regulaminu pracy. Z aktem tym warto zapoznać się na początku zatrudnienia.
Jeżeli żadne z powyższych wewnętrznych źródeł prawa nie funkcjonuje w firmie, a zatrudnia ona mniej niż 20 pracowników, w ciągu pierwszych 7 dni powinna także przedstawić nowo zatrudnionemu dane o porze nocnej w zakładzie, miejscu i terminie wypłaty wynagrodzenia, a także o przyjętym u niego sposobie potwierdzania obecności w pracy i usprawiedliwiania absencji.
Jeżeli w okresie zatrudnienia nastąpi zmiana powyższych warunków, np. podwładny zostanie objęty układem pracy, zatrudniający powinien go o tym powiadomić najpóźniej w ciągu miesiąca od dnia wejścia w życie zmian.

Obowiązki poza siedzibą

Jeżeli pracownik zostanie skierowany do pracy za granicą w kraju spoza UE na okres przekraczający 1 miesiąc, firma będzie musiała przedstawić mu dodatkowe informacje dotyczące zatrudnienia. Wówczas umowa powinna określać także czas, przez który obowiązki będą wykonywane za granicą, oraz walutę wynagrodzenia. Przed wyjazdem należy też powiadomić pracownika o dodatkowych świadczeniach, np. zwrocie kosztów przejazdu, zapewnieniu zakwaterowania itp.
Specjalne regulacje dotyczą też telepracy. Umowa powinna określać specyficzne warunki wynikające z takiego zatrudnienia. Informacja przedstawiana w ciągu 7 dni od zatrudnienia powinna dodatkowo określać stanowisko pracy telepracownika ze wskazaniem jego miejsca w konkretnej jednostce w strukturze organizacyjnej pracodawcy.
Telepracownikowi należy podać imię i nazwisko osoby albo nazwę organu, który zastępuje firmę w realizacji czynności z zakresu prawa pracy. Będą one odpowiedzialne za współpracę z nim oraz upoważnione do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy
Podstawa prawna
Art. 221 i 29 ustawy z 26 czerwca 1974 r. (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).