W Polsce istnieje obowiązek ubezpieczenia osób aktywnych zawodowo. W przypadku tych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wszystkie formalności muszą być załatwiane przez pracodawców nazywanych w systemie ubezpieczeniowym płatnikami składek. Przyjmując nową osobę, mają oni siedem dni na jej zgłoszenie do ZUS. Czas ten jest liczony od daty zawarcia umowy o pracę.

Tacy zatrudnieni podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu: emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu, wypadkowemu oraz zdrowotnemu. Niezbędne jest też odprowadzenie składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Obowiązkiem zatrudniającego jest też zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowego osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński albo ten w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Co ważne korzystający z wychowawczego zobowiązani są informować płatników o ustaleniu prawa do emerytury lub renty albo o podleganiu ubezpieczeniom społecznym z innego tytułu niż przebywanie na urlopie.

Ważne dane

Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych musi być przechowywane przez okres pięciu lat. We wszelkich dokumentach związanych z nimi płatnik musi podawać PESEL, a jeśli nie został on nadany – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu.

Zgłoszenie do ubezpieczeń musi także zawierać inne dane osoby, której dotyczy zawiadomienie. Obowiązkowo musi się w nim znaleźć: nazwisko, imię (pierwsze i drugie), data urodzenia, nazwisko rodowe oraz obywatelstwo, płeć, tytuł ubezpieczenia oraz stopień niepełnosprawności (jeśli dana osoba się nim legitymuje). ZUS musi być także poinformowany o posiadaniu przez zainteresowanego prawa do renty lub emerytury.

Konieczne jest również udostępnienie adresu zameldowania na stałe, a jeśli osoba zamieszkuje w innym miejscu – także adresu zamieszkania. Adres do korespondencji jest podawany tylko wówczas, gdy jest on inny niż ten zameldowania na stałe lub zamieszkania.

Eksportowy wyjątek

Inaczej wygląda sytuacja osób pracujących w zagranicznych przedsiębiorstwach, które same siebie zgłaszają do ubezpieczenia. Dzieje się tak wówczas, kiedy osoby te przejęły na siebie obowiązki przedsiębiorcy. Taki przypadek jest możliwy tylko wówczas, kiedy taka firma nie ma w Polsce ani siedziby, ani przedstawicielstwa. Możliwość taka wynika z art. 109 rozporządzenia 574/72 EWG. Przy czym od 1 maja 2010 r. rozwiązanie to także dotyczy osób, które zawarły porozumienie z zagranicznym pracodawcą nieprowadzącym w Polsce działalności gospodarczej.

Papier lub internet

Zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych (a także wyrejestrowania) można dokonać na odpowiednim formularzu, w formie e-dokumentu, np. z programu Płatnik, lub korzystając z wydruku programu.

Przedsiębiorcy muszą się jednak liczyć z koniecznością na przykład ponownego zgłoszenia pracownika. Tak się dzieje, jeśli zgłoszenia lub wyrejestrowania ubezpieczonego z tych ubezpieczeń (albo dokumenty je korygujące) nie zostały zidentyfikowane w systemie informatycznym. ZUS może z urzędu także sam modyfikować takie dane, informując o tym ubezpieczonych i płatników składek.

Obowiązkowe pomosty

Firmy zatrudniające pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze muszą pamiętać o obowiązku opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych. Wpłaty muszą być odprowadzane za osoby, które łącznie spełniają następujące warunki:

● urodziły się po 31 grudnia 1948 r.,

● wykonują prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Obowiązek uiszczania składek na FEP powstaje od momentu rozpoczęcia wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, a ustaje z dniem zaprzestania wykonywania tych obowiązków. Firmy muszą pamiętać, że oblig opłacania składek na FEP obejmuje wszystkich pracowników wykonujących wspomniane prace, nawet tych, którzy nie spełniają warunków do uzyskania emerytury pomostowej. Chodzi o osoby, które co prawda teraz pracują w trudnych warunkach, ale zatrudnienie rozpoczęły po 1 stycznia 1999 r.

Wpłata na FEP wynosi 1,5 proc. podstawy wymiaru. Jest ona taka sama jak w przypadku ustalania wysokości zobowiązań na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Oznacza to, że podstawę wymiaru stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Przy jej określaniu dla zatrudnionych, którzy z własnym pracodawcą zawarli umowę agencyjną lub zlecenia, uwzględnia się także przychód z wykonywania tych kontraktów. Firmy muszą jednak pamiętać, że przy jej ustalaniu stosuje się ograniczenie, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że roczna podstawa wymiaru składek na FEP w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej. Po przekroczeniu przez ubezpieczonego rocznej podstawy płatnik jest zobowiązany do zaprzestania obliczania i uiszczania wpłat na ten fundusz.

Podstawa prawna

Art. 6–13, 16–21 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).