Nowe, obowiązujące od 1 marca przepisy zmieniły zasady przyznawania i rozliczania należności związanych z krajowymi i zagranicznymi wyjazdami służbowymi. Trzeba np. zapewnić częściowe wyżywienie wyjeżdżającemu na delegacje.

Czy diety muszą być jednakowe we wszystkich firmach

Pracuję w prywatnym zakładzie. Słyszałam, że weszły w życie nowe przepisy dotyczące diet. Czy zmieniły się zasady, według których przedsiębiorca prywatny ustala należności dla pracowników z tytułu wyjazdu służbowego?
Utrzymane zostały dotychczasowe zasady ustalania świadczeń za delegację dla pracowników prywatnych przedsiębiorstw. Znajdują się one w przepisach kodeksu pracy. Nowe są jedynie przepisy wykonawcze określające szczegóły dotyczące wysokości, rozliczania, wypłacania diet. Przepisy kodeksu pracy w tym zakresie nie zostały zmienione. Nadal więc zgodnie z jego art. 775 par. 3–4 pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania zatrudnionym należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami. Nie ma więc przeszkód, by ustalono w zakładzie pracy stawki diet z tytułu wyjazdu. Przedsiębiorca może zawrzeć takie postanowienia w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo bezpośrednio w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu.
Jednak przyjęte u danego pracodawcy regulacje nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej w kraju i za granicą w wysokości niższej niż ta z tytułu delegacji na obszarze kraju określonego dla pracownika sfery budżetowej. Czyli zgodnie z nowymi przepisami, dieta za wyjazd ustalona w wewnątrzzakładowych przepisach nie może być niższa niż 30 zł za dobę podróży.
Stawki diet w sferze budżetowej obowiązują także u prywatnych pracodawców, jeżeli np. układ zbiorowy pracy nie zawiera postanowień, o których mowa wyżej. Pracownikowi przysługują wówczas należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r.
Podstawa prawna
Art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Czy pracownik może sam sobie kupić walutę na wyjazd

W maju pracownik jedzie za granicę, więc wymaga od firmy zaliczki na poczet podróży. Nie wie, jak zgodnie z nowymi przepisami należy jej udzielić. Pracodawca wolałby wypłacić kwotę w złotych, bo tak jest mu wygodnie. Czy jest to możliwe?
Pracodawca może wypłacić zaliczkę w złotych, chociaż generalną zasadą wynikającą z nowych przepisów jest to, że wyjeżdżający otrzymuje ją w walucie obcej.
Za zgodą zatrudnionego może być ona jednak wypłacona w złotych, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu określonego przez Narodowy Bank Polski (z dnia wypłaty). Z kolei rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, wymienialnej albo polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia określonego przez NBP.
Zatem pracodawca, który ma zamiar przekazać zatrudnionemu wspomnianą kwotę, musi najpierw uzyskać zgodę na wypłatę w złotówkach. Następnie powinien sprawdzić przeciętny kurs waluty, w jakiej pierwotnie miała być wypłacona dieta, dokonać przeliczenia i zrealizować wypłatę. Przepisy nie określają dokładnie wysokości zaliczki na podróż zagraniczną. W rozporządzeniu ograniczono się jedynie do stwierdzenia, że powinna ona być udzielona w wartości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów wyjazdu. Powinno się więc dokonać wstępnego rozeznania co do cen w kraju, do którego pracownik się udaje, by kwota ta pozwalała na normalne funkcjonowanie w trakcie podróży.
Podstawa prawna
Par. 20 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).

Czy darmowe śniadanie obniży kwotę diety

Pracownik wyjechał na delegację. Organizator wyjazdu zapewnił delegowanemu zakwaterowanie w hotelu. W cenę noclegu wliczone było także śniadanie. Po powrocie do firmy pracodawca wypłacił pracownikowi delegacje w niższej wysokości ze względu na zapewnione przez hotel śniadanie. Czy słusznie?
Nowe przepisy wprowadziły rozwiązania pozwalające na zmniejszanie należnej diety z powodu zapewnienia pracownikowi w miejscu odbywania delegacji darmowych posiłków. Każde bezpłatne śniadanie, obiad czy kolacja ma wpływ na wysokość otrzymanego świadczenia. Zgodnie z poprzednimi rozwiązaniami można było nie wypłacać diety jedynie w sytuacji, gdy pracownik w trakcie delegacji miał zapewnione bezpłatne całkowite wyżywienie. Jeżeli choć jeden dzienny posiłek był płatny, wówczas nie było podstaw do zmniejszenia świadczeń. To się jednak zmieniło. Teraz kwotę diety krajowej zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie i kolacja – po 25 proc. diety; obiad – 50 proc. Zasady te mają także zastosowanie w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.
Podobne zasady dotyczą diet za zagraniczny wyjazd służbowy. Zgodnie z nowymi przepisami pracownikowi, któremu zapewniono w czasie takiej podróży bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25 proc. diety. W razie gdy wyżywienie było tylko częściowe, kwotę świadczenia zmniejsza się o koszt zapewnionego posiłku, przyjmując, że śniadanie stanowi 15 proc diety, a obiad i kolacja – po 30 proc.
Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli jednaki jest ona niższa od diety, przysługuje mu wyrównanie.
Podstawa prawna
Par. 7 i par 14 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).

Czy przy delegacji zagranicznej dieta jest zawsze jednolita

Zatrudniony wyjechał za granicę w sprawach służbowych. Jednak pracodawca podzielił należności związane z wyjazdem na część krajową i zagraniczną, bo przekroczenie granicy wiązało się z przemieszczeniem na obszarze kraju. Czy na całej trasie delegacji zagranicznej należności dla pracownika z tytułu podróży oblicza się według zasad obowiązujących dla wyjazdów poza terytorium Polski?
Obowiązujące do niedawna przepisy nie określały sposobu ustalania diety i innych należności, w przypadku gdy podróż zagraniczna powiązana była z przemieszczaniem się pracownika na obszarze kraju. Bywa że delegowany zanim opuści Polskę, musi przejechać po jej terytorium wiele kilometrów, co może potrwać kilka godzin. Niektórzy pracodawcy mieli wątpliwości, jak naliczać i wypłacać świadczenia za ten czas. W nowym rozporządzeniu znalazł się więc przepis, zgodnie z którym takim przypadku należy stosować przepisy rozdziału drugiego określające zasady odbywania podróży krajowej. Mimo iż celem delegacji jest miejsce znajdujące się poza granicami, to trasę na odcinku krajowym z firmy do granicy rozlicza się na zasadach przewidzianych dla delegacji krajowych.
Podstawa prawna
Par. 21 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).

Czy cena hotelu w delegacji jest limitowana

Za kilka tygodni pracownik rusza w delegację. Pracodawca poprosił go jednak, by rezerwując hotel, zwracał uwagę na cenę noclegu. Czy nowe przepisy wprowadziły ograniczenia w tym zakresie?
Ograniczają one możliwość ponoszenia kosztów związanych z noclegiem w czasie delegacji. Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety czyli 600 zł. O takie rozwiązanie wnioskował m.in. minister finansów.
W uzasadnionych przypadkach pracodawca może jednak wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej ten limit. Okolicznością to uzasadniającą może być brak odpowiednio licznej bazy hotelowej w miejscu delegowania, oferującej nocleg w cenie mieszczącym się w limicie określonym przez ministra pracy. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety, czyli 45 zł. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli trwa on co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00.
Co ważne, zwrot kosztów noclegu lub ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Podstawa prawna
Par. 8 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).

Czy firma płaci za leczenie w trakcie delegacji

Pracownik ma zaplanowaną serię wyjazdów zagranicznych. Obawia się, że choroba, z którą się zmaga, może utrudniać mu delegację. Czy nowe przepisy regulują problem kosztów leczenia w trakcie podróży zagranicznej?
W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Pokrywa je pracodawca, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej.
Nowe przepisy nie zobowiązują jednak firmy do opłacenia wszelkich form leczenia i zabiegów, którym podda się zatrudniony w czasie zagranicznej delegacji. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów, a także zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych.
W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.
Podstawa prawna
Par. 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. nr 167).