Procesy rekrutacji stają się coraz bardziej złożone. W przypadku wybranych stanowisk, w tym głównie eksperckich czy menedżerskich, headhunterzy nie ograniczają się jedynie do analizy CV i listu motywacyjnego. Dodatkowymi narzędziami są Assessment Centre, testy oraz referencje. Te ostatnie czasem nawet rozstrzygają o wynikach naboru. Stanowią bowiem uzupełniające źródło informacji o ścieżce zawodowej kandydata oraz jego sukcesach. Niekiedy dostarczają też wiedzy na temat kompetencji miękkich, takich jak: praca zespołowa czy umiejętności.
- Referencje można rozumieć zarówno jako dokument, najczęściej w formie listu polecającego, jak i podanie kontaktu do np. byłego szefa lub współpracownika z poprzedniego miejsca zatrudnienia. Warto poprosić o nie przełożonych, po zamknięciu pewnego etapu pracy. Jeżeli zrobimy to już po zakończeniu współpracy, to najlepiej jak najszybciej, dopóki mamy jeszcze kontakt z pracodawcą - mówi Katarzyna Pękacka, specjalista ds. rekrutacji w Mars Polska.
Osoby wchodzące dopiero na rynek pracy nie stoją na przegranej pozycji. W ich przypadku, opinię może wyrazić np. opiekun praktyk zawodowych, opiekun koła naukowego albo promotor. Z kolei z punktu widzenia byłych/obecnych przedsiębiorców istotną rolę odgrywają oceny partnerów biznesowych i/lub klientów.
Papier wszystko przyjmie?
W ostatnich latach klasyczne referencje straciły na wiarygodności. - Wielokrotnie były wystawiane przez zaprzyjaźnionych współpracowników, a schematyczne informacje nie wyróżniały indywidualnych cech kandydata – mówi Aleksandra Kujawa, p.o. menedżera Antal Sales & Marketing.
Zdaniem rekruterów, najlepiej aby taka tradycyjna opinia została przedstawiona na papierze firmowym. Treść nie powinna zajmować więcej niż stronę maszynopisu A4. Warto też, żeby pojawił się w takim piśmie wątek dotyczący przyczyn zakończenia poprzedniej współpracy. Plusem będzie wskazanie kontaktu do wystawcy dokumentu, w celu ewentualnej weryfikacji lub uszczegółowienia.
- W pisemnych referencjach cenimy szczególnie to, jaką rolę dana osoba odgrywała w realizowanym projekcie, a także możliwe rzetelną informację o mocnych i słabych stronach kandydata. Lakoniczne podsumowanie, w którym dziękuje się komuś za współpracę, nie jest zbyt przydatne do celów rekrutacji - mówi Katarzyna Pękacka.
Porozmawiajmy o…
Wraz z rozwojem mediów społecznościowych, wzrosła popularność referencji udzielanych online. Jednak i ta forma nie jest doskonała. - Aby dokonać weryfikacji[a1], nasi rekruterzy zawsze rozmawiają z byłymi współpracownikami kandydata do pracy. Tylko w ten sposób można uzyskać informacje kluczowe dla procesu rekrutacji – mówi Aleksandra Kujawa. Dodaje, że w przypadku stanowisk menedżerskich coraz częściej weryfikowane są opinie podwładnych danej osoby.
Rekruterów interesują nie tylko kompetencje zawodowe, ale też cechy osobowościowe kandydata. Często pytania dotyczą więc: stylu pracy, relacji z zespołem i przełożonymi, zaangażowania czy reagowania w sytuacjach kryzysowych. Wprawdzie „informatorzy” mogą liczyć na pełną poufność, lecz niechętnie poruszają kwestie słabych stron byłych już współpracowników.
– Nie chcemy w żaden sposób zaszkodzić potencjalnemu pracownikowi, zależy nam na pozyskaniu kompleksowej informacji z wiarygodnego źródła. Prosimy więc rozmówców o wskazanie obszarów wymagających udoskonalenia, a takie podpowiedzi mają realną wartość dla pracodawcy - mówi Barbara Brzeźniak.
Profesjonalny headhunter, nie zdecyduje się jednak nigdy na przeprowadzenie wywiadu o pracowniku - bez uprzedniej jego zgody. Kodeks pracy nie przewiduje bowiem sporządzania opinii o pracowniku, a tzw. poufne opiniowanie jest nielegalne. Ponadto, dane o aplikującym pozyskane w procesie rekrutacji podlegają ochronie prawnej.
Ciemna strona kandydata
Jeśli profesjonalny rekruter uzyska wzbudzającą podejrzliwość lub negatywną opinię, to standardowo kontaktuje się jeszcze z kimś innym „z kręgu” kandydata.
- Podstawowy błąd, to podawanie kontaktu do osób, które nie znają nas dobrze od strony zawodowej, czyli np. pracowników z działu personalnego. Najważniejsze jest przecież merytoryczne podsumowanie przebiegu kariery zawodowej w firmie i rozwiniętych przez ten czas kompetencji – mówi Aleksandra Kujawa. Radzi, aby referencje pochodziły od osób, które pracowały z nami w bezpośredniej relacji i w możliwie niedalekiej przeszłości, a ponadto dobrze pamiętają szczegóły tej współpracy.
Podobnie jak w przypadku weryfikacji CV, headhunterzy niekiedy wyłapują pewne rozbieżności. - Jeśli okaże się, że kandydat nas okłamał, to aplikacja zostaje automatycznie odrzucona – ostrzega Monika Sławińska-Sławecka.
Jak napisać referencje:
- opis stanowiska pracy i wykonywanych zadań wraz z zaznaczeniem okresu współpracy,
- mocne strony, ze szczególnym uwzględnieniem kompetencji miękkich,
- ogólna ocena pracownika oraz przyczyny zakończenia współpracy,
- kontakt do wystawcy dokumentu w celu ewentualnej weryfikacji lub uszczegółowienia,
- treść nie powinna być dłuższa, niż strona maszynopisu A4, najlepiej na papierze firmowym.
Kodeks pracy – Dział drugi – Stosunek pracy
Rozdział I
Przepisy ogólne
Art. 22[1].
Par. 1. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko,
2) imiona rodziców,
3) datę urodzenia,
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
5) wykształcenie,
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Par. 2. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w par. 1, także:
1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).
