Pracownik w firmie, w której działa zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS), może otrzymać dofinansowanie do kosztów wakacji dziecka.

Warunkiem jego uzyskania jest po pierwsze to, że w zakładzie pracy musi być prowadzony ZFŚS. A taki obowiązek, zgodnie z art. 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 592), mają pracodawcy zatrudniający minimum 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz jednostki budżetowe. Pozostali mogą to robić dobrowolnie.

Następnie możliwość uzyskania dopłaty do wypoczynku dzieci, np. w formie kolonii, zielonej szkoły i zimowiska, musi być zawarta w regulaminie ZFŚS. To w nim bowiem powinny być wymienione te formy działalności socjalnej (spośród tych wymienionych w przepisach), które będą w danej firmie dofinansowywane. Do tych najpopularniejszych należą właśnie dopłaty do wypoczynku zarówno samego pracownika, jak i jego dzieci, ale też bony świąteczne, pożyczki na cele mieszkaniowe, bilety do kina, teatru oraz na zajęcia sportowe. O tym, które z tych świadczeń znajdą się w regulaminie, decyduje pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub wybranym przez pracowników ich przedstawicielem, jeżeli w firmie nie ma organizacji związkowej.

Ponadto przyznanie dofinansowania z ZFŚS do ulgowych świadczeń i usług, a do takich należy dopłata do kolonii dziecka, jest uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. W regulaminie muszą być więc zawarte kryteria jego przyznawania. Tym najczęściej stosowanym jest wysokość dochodu pracownika lub jego kwota przypadająca na jedną osobę w rodzinie. W takim przypadku wysokość dofinansowania jest tym wyższa, im niższe są dochody rodziny.

W związku z tym do wniosku o udzielenie dofinansowania powinno być dołączone oświadczenie lub zaświadczenie o wysokości dochodu. Ta kwestia też jest szczegółowo regulowana przez regulamin ZFŚS. Dodatkowo może być też potrzebny dokument potwierdzający poniesienie kosztów wypoczynku dziecka, np. faktura, rachunek albo potwierdzenie pobytu dziecka wystawione przez organizatora kolonii lub właściciela ośrodka wczasowego, w którym ono przebywało.