Uzyskanie takiej dopłaty jest uzależnione od spełnienia kilku warunków. Podstawowym z nich jest prowadzenie w firmie takiego funduszu, bo nie wszystkie mają taki obowiązek. Co do zasady mają go pracodawcy zatrudniający minimum 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz jednostki budżetowe.

Ważne jest też, aby usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, jako jeden z rodzajów działalności socjalnej finansowany z ZFŚS, były wpisane do jego regulaminu. W tym dokumencie powinny też znaleźć się zasady udzielania dofinansowania. Jest to związane z tym, że prawo świadczeń z ZFŚS jest uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Dlatego najczęściej stosowanym kryterium jest wysokość dochodów osiąganych przez samego pracownika lub jego współmałżonka. Wówczas wysokość dopłaty jest różnicowana w taki sposób, że im wyższe dochody przypadające na pracownika albo na jednego członka jego rodziny, tym proporcjonalnie niższa jest kwota dopłaty. Regulamin może też określać minimalny wymiar urlopu, który jest wymagany do przyznania dofinansowania.

Przepisy nie wskazują jednak konkretnych form wypoczynku, do których można uzyskać dofinansowanie. Mogą to być więc zarówno wczasy zorganizowane przez pracodawcę w ośrodku wypoczynkowym należącym do danego zakładu pracy, wczasy wykupione przez pracownika w biurze podróży, jak i zorganizowane samodzielnie przez pracowników.