Do 31 grudnia 2011 r. płatnik składek (czyli np. pracodawca) był zobowiązany przekazać ZUS oraz ubezpieczonemu, po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, dane zawarte w imiennych raportach miesięcznych dotyczące m.in. pobranych składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Polegało to na wydawaniu np. druków ZUS RMUA lub tzw. pasków wynagrodzeń.
Od 1 stycznia 2012 r. informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych przesyłanych do ZUS płatnik składek przekazuje ubezpieczonemu jednorazowo w podziale na poszczególne miesiące.
Będzie tego dokonywał w terminie do 28 lutego roku następnego (za rok ubiegły), na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego – w formie dokumentu elektronicznego – w celu weryfikacji danych. Pierwszą taką zbiorczą informację płatnik przekaże więc ubezpieczonemu do 28 lutego 2013 r. za 2012 rok.
Zestawienie miesięczne
Jednak obecnie informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych, czyli m.in. dane o podstawie wymiaru i kwocie składki na ubezpieczenie zdrowotne w danym miesiącu, płatnik składek jest zobowiązany wydawać ubezpieczonemu na jego żądanie – nie częściej niż raz na miesiąc – za miesiąc poprzedni.
Dlatego na wyraźny wniosek pracownika, zgłoszony np. w kwietniu, pracodawca jest zobowiązany wydać mu dokument, w którym zawarte są informacje znajdujące się w imiennym raporcie miesięcznym za marzec. Takim dokumentem może być druk ZUS RMUA, zawierający m.in. informację o kwocie składki na ubezpieczenie zdrowotne należnej od pracownika za marzec i podstawie wymiaru składki na to ubezpieczenie oraz dane o oddziale wojewódzkim NFZ (jego symbolu), do którego został zgłoszony ubezpieczony.
Druk do czasu karty
Wspomniany dokument powinien zawierać datę jego sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej. A zatem po 31 grudnia 2011 r. pracodawca musi na żądanie pracownika wydać mu imienny raport miesięczny ZUS RMUA (lub inny dokument zawierający analogiczne informacje).
Potrzeba posiadania takiego dokumentu może być natomiast podyktowana koniecznością dysponowania dowodem pozwalającym udokumentować pracownikowi (np. w szpitalu czy przychodni) opłacanie składek do NFZ.
Do czasu wydania wszystkim uprawnionym karty ubezpieczenia zdrowotnego dowodem objęcia nim jest każdy dokument, który potwierdza uprawnienia do świadczeń opieki zdrowotnej, w szczególności dokument potwierdzający opłacanie składek do funduszu.
Inne dokumenty
Poza wskazanym wcześniej drukiem ZUS RMUA, dla pracowników dokumentem potwierdzającym ubezpieczenie zdrowotne może być legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca aktualne, tj. nie starsze niż 30 dni, poświadczenie uprawnień do usług leczniczych dokonane przez pracodawcę. Od 1 stycznia 2010 r. ZUS zaprzestał wprawdzie wydawania legitymacji ubezpieczeniowych, ale pracodawcy nadal mogą skutecznie dokonywać ww. poświadczeń w dotychczasowych legitymacjach wydanych swoim podwładnym.
Firmy mogą także przekazywać swoim pracownikom nowe legitymacje ubezpieczeniowe (i dokonywać w nich odpowiednich poświadczeń), jeżeli w swoich zapasach posiadają ich blankiety wydane im przez ZUS jeszcze przed 1 stycznia 2010 r.
Ponadto posiadanie ubezpieczenia zdrowotnego każdy pracownik może potwierdzić, przedstawiając zaświadczenie wystawione przez jego pracodawcę, a wykazujące na posiadanie przez niego ubezpieczenia zdrowotnego (w chwili przedstawiania ww. dokumentu u świadczeniodawcy). Nie powinno jednak minąć więcej niż 30 dni od jego sporządzenia.
Podstawa prawna
Art. 11 pkt 2 i 24 ustawy z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz.U. nr 232, poz. 1378).
Art. 41 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).
Art. 240 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 z późn. zm.).