Problem: Czy pracodawca ma prawo zainstalować monitoring w sklepie, którego podgląd będzie mieć u siebie w domu? Czy pracownicy mogą nie wyrazić na to zgody?

Odpowiedź: Już w momencie podpisania umowy o pracę zatrudniony godzi się na wykonywanie pracy pod kierownictwem pracodawcy, w zakres której wchodzi także kontrola, w jaki sposób poszczególni pracownicy wykonują swoje obowiązki. Bieżąca kontrola pracy podwładnego nie może jednak naruszać podstawowych praw pracownika. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, kontrola powinna być adekwatna do sytuacji (celem kontroli powinien być interes pracodawcy) i nie powinna naruszać godności i dóbr osobistych pracowników (ustawa o ochronie danych osobowych). Kodeks cywilny z kolei zawiera katalog dóbr chronionych pracownika, do których należy wolność czy tajemnica korespondencji. O prawa zatrudnionych upomina się jednak przede wszystkim Konstytucja, gwarantująca wszystkim obywatelom między innymi ochronę tajemnicy komunikowania się i prawa jednostki do ochrony danych osobowych.

Te zasady dotyczą także monitoringu - jest on całkowicie dozwolony, jeśli tylko nie narusza wyżej wymienionych praw obywatela, a jego celem jest monitorowanie przebiegu pracy i kontrola czasu pracy zatrudnionych. Ponadto pracodawca może kontrolować pracowników poprzez monitoring w celu ochrony przed kradzieżą, stąd dozwolone są instalacje kamer przy kasach w supermarkecie lub magazynie, gdzie następuję rozładunek towaru. W żadnym przypadku niedopuszczalne jest natomiast instalowanie kamer w miejscach, gdzie naruszałoby to prawo pracownika do prywatności, czyli w przebieralniach, w szatni, w toalecie lub w pomieszczeniach, w których toczy się życie towarzyskie pracowników.

Aktualnie, wprowadzając monitoring w firmie, pracodawca powinien także pamiętać o jawności działań kontrolnych wobec pracowników, wyrażającej się w poinformowaniu zatrudnionych o kontroli i jej zakresie. Najlepiej, aby odpowiednie zapisy w tej sprawie znalazły się w regulaminie pracy lub w innych przepisach zakładowych.

Wkrótce zasady dotyczące monitoringu w miejscu pracy mogą jednak ulec zmianie. 25 maja wchodzą w życie przepisy unijne dotyczące ochrony danych osobowych (RODO), które jednak nie zakazują stosowania monitoringu w celu kontroli pracowników. Pozwalają także przetwarzać dane osobowe, jeśli jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią.

RODO zezwala także na wprowadzane przez państwa członkowskie bardziej szczegółowych przepisów w tej sprawie i w Senacie jest już projekt ustawy o ochronie danych osobowych, który wprowadza do przepisów Kodeksu pracy regulacje odnoszące się do monitoringu. Zgodnie z projektem Ministerstwa Cyfryzacji, monitoring ma być rozumiany jako szczególny nadzór nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Co ważne, monitoring nie będzie mógł być już stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika - pracodawca nie będzie więc mógł za pomocą nagrań dyscyplinować pracowników i sprawdzać, czy rzeczywiście pracują. Taki szczególny nadzór będzie mógł być zastosowany tylko w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. – Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy znajdującą się obecnie w parlamencie pracodawca nie będzie miał obowiązku uzyskiwania od swoich pracowników zgody na monitoring wizyjny. Wynika to faktu, iż ustawodawca wprost w nowych przepisach wskazuje przesłanki, kiedy monitoring będzie być stosowany w miejscu pracy, czyli m.in. właściwą organizację pracy, bezpieczeństwo, a także zabezpieczenie interesu pracowników. Nie ma konieczności wyrażania zgody na monitoring, co oznacza, że zastosowanie znajdą inne podstawy prawne tak uzyskanych danych osobowych pracowników. Ustawodawca w przepisach, które są procedowane przyjął, że aby monitoring mógł być stosowany, należy wprowadzić tę instytucję do zakładowych przepisów prawa pracy - tłumaczy Łukasz Górzny z Kancelarii Domański Zakrzewski Palinka.

Nie będzie więc przeszkód, aby pracodawca założył monitoring wizyjny w sklepie, powołując się chociażby na bezpieczeństwo pracowników. Jednak kamery nie będą mogły być instalowane w pomieszczeniach nieprzeznaczonych do wykonywania pracy, takich jak pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki lub palarnie. – Ustawodawca wyszedł z założenia, że potrzebna jest równowaga pomiędzy interesem pracodawcy, który decyduje się wprowadzić monitoring, a interesem pracowników rozumianym jako zachowanie prawa do prywatności, i dlatego w pewnych pomieszczeniach zakazuje stosowania monitoringu - podkreśla Łukasz Górzny. 

Dane osobowe uzyskane za pomocą monitoringu pracodawca będzie mógł przetwarzać jedynie do celów, które zostały zebrane. – Nowe przepisy określają, że pracodawca ma możliwość przechowywania nagrań przez okres nieprzekraczający trzech miesięcy. W tym czasie będzie mógł wrócić do tego nagrania i zweryfikować wydarzenia, które miały miejsce w jego zakładzie pracy. Po okresie trzech miesięcy takie nagranie będzie musiało być skasowane. W wyjątkowych sytuacjach będzie to okres dłuższy, na przykład jeśli w firmie doszło do jakichś naruszeń po stronie pracowników czy ze strony osób trzecich, a nagrania będą mogły posłużyć do ustalenia, co się w miejscu pracy faktycznie zdarzyło - podkreśla Łukasz Górzny. Aby w zakładzie pracy został zamontowany system monitoringu, pracownicy muszą zostać o tym fakcie poinformowani nie później niż 14 dni przed jego uruchomieniem. Obowiązek poinformowania pracownika o objęciu firmy systemem monitoringu spoczywa również na pracodawcy przed dopuszczeniem pracownika do pracy.