Krótszy czas przechowywania dokumentów – 10 zamiast 50 lat, forma elektroniczna w miejsce stosu papierów – to główne zmiany przewidziane przez projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Jego pierwsze czytanie odbyło się w piątek w Sejmie.

– To, że obecnie pracodawcy muszą przechowywać akta pracownicze aż 50 lat i tylko w formie papierowej, nie ma żadnego uzasadnienia. Po pierwsze, generuje koszty. Po drugie, obecne przepisy wcale nie gwarantują ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie emerytury lub renty będzie mógł otrzymać od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty – przekonywał w Sejmie wiceminister rozwoju Mariusz Haładyj. Odpowiedzią na obecną sytuację ma być właśnie procedowany projekt. W ocenie wiceministra Haładyja realizuje on postulat zmniejszenia obowiązków administracyjnych firm i zwiększa bezpieczeństwo danych potrzebnych do ustalenia przyszłych rent i emerytur.

Podobne zdanie na jego temat mieli również posłowie. W oświadczeniach klubów i kół poselskich na temat projektu zdecydowanie dominowały pochlebne głosy. Co nie powinno dziwić, zważywszy że w ramach konsultacji społecznych został on skierowany do blisko 110 podmiotów, z czego jedynie 17 zgłosiło swoje uwagi, a większość z nich została uwzględniona.

Wątpliwości zasygnalizowała jedynie Joanna Augustynowska z PO, która zwróciła uwagę na potrzebę doprecyzowania kilku kwestii, m.in. tego, kto w pierwszej kolejności będzie miał prawo odebrać dokumentację po zmarłym pracowniku. Jak jednak zaznaczyła, nie wpływa to na ogólną pozytywną ocenę ustawy.

W pytaniach poselskich wielokrotnie padała również kwestia problemów z odszukaniem dokumentów potwierdzających zatrudnienie w zakładach pracy, które już nie istnieją. – Zaproponowany projekt ma przeciwdziałać temu zjawisku. I zabezpieczyć interesy ubezpieczonych w przyszłości – wskazywał wiceminister Haładyj.

Firmy są na tak

Pracodawcy również przychylnie podchodzą do zaproponowanych przez resort rozwoju rozwiązań. – Elektronizacja akt oraz skrócenie okresu ich przechowywania to dwie kwestie, o których wprowadzenie zabiegaliśmy od lat. Dlatego zmiany oceniamy pozytywnie. Jedyne, czego żałujemy, to fakt, iż w toku prac przepadł pakiet zmian, który zakładał możliwość prowadzenia elektronicznej komunikacji z pracownikiem – mówi Wioletta Żukowska-Czaplicka z Pracodawców RP. Wtóruje jej Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor departamentu pracy, dialogu i spraw społecznych Konfederacji Lewiatan. – Plusem nowych rozwiązań jest to, iż ustawodawca nie narzuca prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, daje tylko taką możliwość. Czyli ci, co będą chcieli, mogą przejść na taką postać jej prowadzenia i przechowywania – wskazuje ekspert.

W jego ocenie wątpliwości dotyczą okresów przejściowych. Ustawa przewiduje bowiem, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze krócej, w zależności od daty zatrudnienia pracowników. – Wielość możliwych rozwiązań w okresie przejściowym może stwarzać pracodawcom problemy – wyjaśnia Lisicki. Zwraca też uwagę, że w przypadku zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną nie jest jasne, jak będzie wyglądać kwestia zawiadamiania byłych pracowników o możliwości odbioru dokumentacji, która ich dotyczy.

Problemem rozporządzenie

Największe obawy partnerów społecznych budzi jednak akt wykonawczy do ustawy, bo to na nim będą bazować kadry.

Resort rodziny przygotował propozycję, która została załączona do projektu. Budzi ona jednak poważne zastrzeżenia ekspertów. – Akta osobowe pracownika podzielone są teraz na trzy części: A, B i C, a nowe rozporządzenie zakłada dodanie kolejnej – D. Co więcej, w części C uwzględnione mają być dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy. Takie mnożenie papierologii wypacza cel ustawy – uważa Wioletta Żukowska-Czaplicka. Robert Lisicki przyznaje, że prace nad projektem rozporządzenia wykonawczego do ustawy trzeba monitorować. 

Etap legislacyjny

Projekt skierowany do prac w komisji