Szczególnie ciekawy jest problem wystąpienia nadgodzin w tym pierwszym przypadku. Zdaniem resortu rodziny powstaną one dopiero wtedy, gdy pracownik wyjeżdża, by zrealizować zadanie specjalne.
Kodeks pracy nie reguluje w ogóle sposobu rozliczania czasu pracy pracowników odbywających podróże służbowe. Wprawdzie w orzecznictwie wypracowano w tym zakresie reguły, ale odwołują się one tylko do sztywnych rozkładów czasu pracy pracowników. Brakuje natomiast wypowiedzi sądów dotyczących pracowników, których nie obowiązują standardowe rozkłady czasu pracy z konkretnymi godzinami jej rozpoczęcia i zakończenia. W tym zakresie pomocne będą jednak stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (patrz ramki).
Brak podstawowych regulacji
Zgodnie z art. 128 kodeksu pracy (dalej: k.p.) czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w miejscu wskazanym przez pracodawcę. Niestety żaden przepis tego kodeksu nie reguluje relacji pomiędzy podróżą służbową a czasem pracy. W praktyce od początku jego funkcjonowania Sąd Najwyższy w swoim orzecznictwie przyjmuje, że czas samego przejazdu w ramach podróży służbowej nie stanowi pozostawania w dyspozycji pracodawcy i dlatego jest zaliczany do czasu pracy jedynie w tych odcinkach, które przypadają na godziny pracy zaplanowanej pracownikowi w danym dniu, czyli wynikającej z obowiązującego go rozkładu czasu pracy (oczywiście do czasu pracy zalicza się też faktyczny czas wykonywania zadania będącego celem tej podróży). Jeśli więc pracownik jest zatrudniony w systemie podstawowym i ma stałe godziny pracy od 9.00 do 17.00, to przejazdy w ramach podróży służbowych przypadające tylko w tym przedziale będą zaliczane do czasu pracy. Czasu pracy nie powiększą zatem przejazdy przypadające przed godziną 9.00 i po 17.00.
Trudniej przy wyznaczonych zadaniach...
Zgodnie z art. 140 k.p. zadaniowy czas pracy może być stosowany, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy, jej organizacją albo miejscem pracy. Korzystanie z niego w praktyce wymaga przydzielania pracownikowi zadań i ustalania czasu niezbędnego do ich wykonania, czego dokonuje pracodawca po porozumieniu z pracownikiem.
Przydzielając zadania, pracodawca powinien brać pod uwagę wymiar czasu pracy wynikający z norm czasu pracy przyjętych w Polsce, czyli 8-godzinnej dobowej i 40-godzinnej przeciętnej tygodniowej. Dla pracownika zatrudnionego w systemie zadaniowym nie układa się jednak harmonogramów czasu pracy, gdyż jest on rozliczany jedynie z efektu, czyli wykonania lub niewykonania przydzielonych zadań, mając pewną samodzielność w zakresie organizacji czasu pracy. Pracownik może bowiem decydować o porach wykonywania pracy, a czasem również dniach jej świadczenia. W przypadku podróży służbowej nie ma zatem kompletnie żadnych godzin, do których można by się odnieść rozliczając jej czas, aby stwierdzić, czy pracownik pracował w godzinach nadliczbowych. W tym zakresie należy posiłkować się ostatnim stanowiskiem MRPiPS, które podpowiada pewne rozwiązanie. [ramka 1]
Ze stanowiska resortu wynika, że kluczowe jest rozstrzygnięcie na wstępie dwóch kwestii:
● czy w ramach podróży służbowej wykonywane jest zadanie, które od początku wchodziło w zakres zadań pracownika w danym okresie czasu, czy też dodatkowe, oraz
● czy wykonanie przydzielonych zadań było możliwe z zachowaniem norm czasu pracy.
Podróże służbowe mogą być bowiem wkalkulowane w wykonywane zadania i wtedy w czasie ich wykonywania nie powstaną co do zasady godziny nadliczbowe. [przykład 1]
Jeśli natomiast podróż służbowa wykracza poza przydział zadań pracownika, to musi być w całości rozliczona jako godziny nadliczbowe. Tak bowiem należy potraktować dodatkowe zadania zlecane pracownikowi poza pierwotnym przydziałem zadań. [przykład 2]
...a łatwiej, gdy nie ma stałych godzin pracy
Sztywnego rozkładu godzinowego nie będzie również w przypadku ruchomego czasu, w którym pracownik zgodnie z art. 1401 par. 2 k.p. rozpoczyna pracę w ramach określonych widełek godzinowych (przedział czasu, w trakcie którego powinien rozpocząć pracę). W tym przypadku mamy jednak w pewien sposób określone ramy czasowe wykonywania pracy i to one zdaniem MRPiPS będą punktem odniesienia dla rozliczenia czasu pracy w podróży służbowej. [ramka 2]
Resort rodziny w swoim stanowisku wskazuje na dwa różne przypadki, gdy wyjazd pracownika przypada:
● przed najwcześniejszą godziną wynikającą z przyjętych przez pracodawcę widełek godzinowych, oraz,
● gdy ma on miejsce w ramach takich widełek godzinowych.
W pierwszym przypadku znajdziemy analogię do sztywnego rozkładu czasu pracy i rozpoczęcia podróży służbowej przed pierwszą godziną pracy. W świetle orzecznictwa Sądu Najwyższego przyjmuje się w takich przypadkach, że do czasu pracy nie zaliczamy tej części godzin przejazdu, przed najwcześniejszą godziną wynikającą z przyjętych widełek. [przykład 3]
Inaczej sytuacja wygląda w przypadku, gdy podróż służbowa rozpoczyna się w momencie, który mieści się w określonym u pracodawcy przedziale godzinowym. W tym przypadku, zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS, czas pracy liczymy zawsze od godziny rozpoczęcia przez pracownika podróży. Zdaniem resortu rodziny godzina ta stanowi wówczas punkt rozpoczęcia pracy w danym dniu i punkt odniesienia dla okresów podróży zaliczanych do czasu pracy. [przykład 4]
Należy jednak pamiętać, że podróż służbowa nie musi rozpoczynać dnia pracy, a wtedy wcześniejsze podjęcie wykonywania zadań służbowych będzie zawsze równoznaczne z rozpoczęciem pracy w danym dniu. Zwraca na to również uwagę resort rodziny w swoim stanowisku z 30 listopada 2016 r.
RAMKA 1
Stanowisko MRPiPS z 4 stycznia 2017 r.
Jeżeli podróż służbowa mieści się w zakresie obowiązków służbowych pracownika objętego systemem zadaniowego czasu pracy i w ramach tej podróży pracownik ma realizować zadania (obowiązki) wynikające z zawartego z pracodawcą porozumienia, o którym mowa w art. 140 Kodeksu pracy, to pracownik w pewnym zakresie samodzielnie decyduje o swoim rozkładzie czasu pracy (konkretnych godzinach wykonywania obowiązków/zadań w ramach tej podróży). W takiej sytuacji nie jest możliwe określenie, które godziny dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz godziny pobytu w tej miejscowości, przypadają na „rozkładowy” czas pracy pracownika. W związku z tym, uwzględniając powyższą specyfikę, należałoby przyjąć, że w systemie zadaniowego czasu pracy ewentualne godziny nadliczbowe mogą wystąpić, zdaniem Ministerstwa, gdy zakres przydzielonych pracownikowi zadań (wliczając w to także zadania realizowane w podróży służbowej) wykracza poza faktyczną możliwość ich zrealizowania w ramach norm czasu pracy (tj. 8-godzinnej normy dobowej i przeciętnie 40-godzinnej normy średniotygodniowej).
RAMKA 2
Stanowisko MRPiPS z 30 listopada 2016 r.
(...) Odnosząc się do pytania dotyczącego tzw. ruchomego rozkładu czasu pracy informujemy, że jeżeli do danego pracownika jest stosowany ruchomy rozkład czasu pracy, o którym mowa w art. 1401 par. 2 k.p., i w jego rozkładzie czasu pracy przewidziany został przedział czasu, w którym pracownik może rozpoczynać pracę w danym dniu (np. od godz. 7.00 do godz. 9.00), a w tym dniu pracownik wyrusza w podróż służbową, to czasu przejazdu do miejsca wykonywania obowiązków w podróży służbowej przypadającego przed rozpoczęciem wspomnianego przedziału (np. od godz. 5.00 do 6.59) nie wlicza się pracownikowi do czasu pracy. Natomiast czas przejazdu przypadający w ramach godzin objętych wspomnianym przedziałem oraz godziny przejazdu wykraczające poza ten przedział w wymiarze nieprzekraczającym w sumie 8 godzin liczonych od 1 godziny przedziału (tj. w przedstawionym przykładzie maksymalnie do godziny 15.00) należy traktować jako czas przypadający na rozkładowe godziny pracy pracownika i zgodnie z przedstawioną wyżej, wynikającą z orzecznictwa Sądu Najwyższego, regułą zaliczać pracownikowi do jego czasu pracy.
Jeżeli natomiast pracownik wyrusza w danym dniu w podróż służbową o godzinie, która zawiera się we wskazanym wyżej przedziale czasu, to (nie licząc przypadków, w których pracownik rozpoczął pracę przed wyruszeniem w tę podróż) można przyjąć, że godzina ta stanowi godzinę rozpoczęcia przez pracownika pracy w tym dniu, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy i czas podróży służbowej (przejazdu) w wymiarze maksymalnie do 8 godzin liczonych począwszy od tej godziny zaliczać pracownikowi, zgodnie z ww. regułą, do jego czasu pracy. (...)
PRZYKŁAD 1
Podróż służbowa wynikająca z przydzielonych zadań
Dziennikarz zatrudniony w zadaniowym czasie pracy miał przydzielone zadania na okres jednego miesiąca. Większość z nich była możliwa do wykonania w Warszawie i nie wymagała odbywania żadnych podróży, jednak dwa wymagały wyjazdów poza stolicę celem udziału w spotkaniach z lokalnymi politykami (informacje pozyskane w ich trakcie miały być bazą dla przyszłych artykułów prasowych). Przyjmując, że zadania na dany miesiąc zostały przydzielone prawidłowo i były możliwe do wykonania z zachowaniem norm czasu pracy, odbycie dwóch podróży służbowych nie spowoduje powstania nadgodzin, a z każdego z tych dni rozliczymy do czasu pracy pracownikowi 8 godzin.
PRZYKŁAD 2
Dodatkowa podróż służbowa
Przedstawiciel handlowy zatrudniony w zadaniowym czasie pracy miał przydzielone zadania sprzedażowe na terenie Warszawy, których realizacja wymagała pracy od poniedziałku do piątku. W skali miesiąca musiał odbyć 100 spotkań z klientami, co oznaczało po ok. 25 spotkań tygodniowo. W połowie miesiąca pracownik otrzymał jednak dodatkowo polecenie – odbycia podróży służbowej do Krakowa, gdzie w sobotę miał reprezentować pracodawcę na targach, obsługując stoisko firmowe. Zadanie to wykracza w całości poza pierwotny przydział zadań, a więc cała sobotnia praca powinna zostać rozliczona jako nadliczbowa i odpowiednio zrekompensowana pracownikowi.
PRZYKŁAD 3
Rozpoczęcie podróży przed widełkami ustalonymi przez pracodawcę
Pracodawca wprowadził w biurze ruchomy czas pracy, określając godziny rozpoczynania pracy w przedziale 8.00–10.00. Pracownik został wysłany w podróż służbową, która wymagała od niego wyjazdu pociągiem o godzinie 6.30. Na miejsce pracownik dotarł o godzinie 10.00, pracował do godziny 17.00 i wrócił kończąc podróż służbową o godzinie 20.00. W takim przypadku czas podróży przypadający przed najwcześniejszą godziną wynikającą z widełek, czyli od 6.30 do 8.00, nie jest zaliczany do czasu pracy, który rozpoczyna się o godzinie 8.00 i trwa do godziny 17.00. Powrót przypada już zatem w całości poza rozkładowym czasem pracy pracownika i nie wlicza się mu do czasu pracy. Czas pracy pracownika w tym dniu trwał jednak 9 godzin, co oznacza, że ma on prawo do rozliczenia jednej nadgodziny dobowej.
PRZYKŁAD 4
Wyjazd w ramach wyznaczonych widełek czasu pracy
Pracodawca wprowadził w biurze ruchomy czas pracy, określając godziny rozpoczynania pracy w przedziale 8.00–10.00. Pracownik został wysłany w podróż służbową, w którą wyjechał o godzinie 9.15, dojeżdżając na miejsce o 12.00. Na miejscu pracownik pracował do 15.00 i wyjechał w podróż powrotną, kończąc ją od 17.30. W takim przypadku czas pracy liczymy od godziny 9.15, a więc 8 godzin pracy w tym dniu mija o godzinie 17.15 i do tej godziny trwa czas pracy niebędący nadgodzinami. Do czasu pracy zaliczamy więc podróż od 9.15 do 12.00, cały czas poświęcony na pracę na miejscu oraz czas powrotu do 17.15. Ostatnie 15 minut podróży powrotnej nie stanowi czasu pracy.
Podstawa prawna
Art. 128, art. 140, art. 1401 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).
