Warto zadbać o precyzyjne określenie warunków współpracy. Pozwoli to skuteczniej zabezpieczyć interesy w przypadku konfliktu.
– Umowa najmu dla pop-up store to skrócona wersja standardowej umowy najmu, której istotą jest udostępnienie przez jedną ze stron, czyli wynajmującego, na pewien okres lokalu do korzystania drugiej stronie, czyli przedsiębiorcy, będącego najemcą, w zamian oczywiście za odpowiednie wynagrodzenie – zauważa Magdalena Frątczak.
Prawnicy apelują o dokładne czytanie umowy najmu. W przypadku powierzchni w centrum handlowym równie istotne jest przestudiowanie regulaminu – zazwyczaj jest on częścią umowy. Należy zapoznać się dokładnie z proponowanymi warunkami współpracy, mając na uwadze, że przedstawiony przez wynajmującego wzorzec jest z reguły propozycją uwzględniającą jednostronne jego interesy. Kiedy już ustalimy, czego w umowie brakuje – należy postarać się o to, by znalazły się w niej stosowne zapisy zabezpieczające interesy najemcy. Poniżej wskazujemy, jakie elementy powinny znaleźć się w umowie.
1. Terminy
W umowie powinny znaleźć się: data jej zawarcia oraz data, od kiedy zaczyna obowiązywać najemcę i wynajmującego. Dokładne wskazanie tych dat jest o tyle konieczne, że często się ze sobą nie pokrywają. Pierwsza z dat ma wpływ na to, kiedy umowa powinna być zgłoszona w urzędzie skarbowym, a ta druga – od kiedy naliczany jest czynsz.
2. Oznaczenie stron
W treści umowy należy wskazać, kto jest wynajmującym i najemcą danego lokalu. Istotne może być to, czy najemcą jest osoba fizyczna czy prawna. W przypadku gdy umowa jest zawierana przez pełnomocnika, należy też dołączyć dokument potwierdzający prawo tej osoby do reprezentowania strony umowy. Jakikolwiek błąd w tej części umowy może skutkować tym, że będzie ona mogła zostać w przyszłości podważona.
Prawnicy polecają najemcom, by umowy nie zawierali jako jednostka działalności gospodarczej, a jako spółka prawa handlowego, w tym zwłaszcza spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Zgodnie z prawem bowiem wspólnicy takiej spółki nie płacą za długi firmy własnym majątkiem. Ma to mniejsze znaczenie, w sytuacji gdy sklep powstaje na kilka dni. Gdy jednak właściciel ma w planach wydłużenie czasu jego funkcjonowania (np. do 3–5 lat), w ten sposób może lepiej zabezpieczyć swoje interesy.
3. Przedmiot najmu
Istotne jest precyzyjne wskazanie, co jest przedmiotem najmu, ze wskazaniem dokładnego adresu lokalu, jego statusu prawnego, czyli czy istnieje wobec niego spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, czy lokal stanowi odrębną nieruchomość. Przy tej okazji należy dołączyć plan budynku, na którym zostanie zaznaczone, w którym miejscu znajduje się wynajmowana powierzchnia, jaka jest jej wielkość, a także plan techniczny lokalu.
● Warto załączyć listę tego, co dokładnie znajduje się w lokalu, co jest na jego wyposażeniu: oświetlenie, sufit podwieszany, posadzka, klimatyzacja, półki, lada.
● Należy opisać, w jakim stanie technicznym jest lokal, czy jest świeżo po remoncie, czy wymaga odmalowania.
● W umowie warto zapisać, w jakim stanie lokal powinien zostać zwrócony wynajmującemu, bywa bowiem, że najemca umawia się, że wykończy wnętrze na swój koszt, np. wykona posadzkę. Musi jednak wiedzieć, czy opuszczając lokal powinien ją usunąć, czy może pozostawić, w zamian otrzymując częściowy zwrot kosztów od wynajmującego. Poza tym należy dokładnie określić zasady korzystania z części wspólnych, jeśli takie są. Może to być hol główny, toaleta, parking. Tu powinien zostać dołączony regulamin obowiązujący w danym obiekcie, który dokładnie precyzuje zasady korzystania przez najemców ze wspólnych przestrzeni, sprzątania ich, sprzątania lokalu itd.
● Istotne jest też określenie w dokumencie sąsiedztwa lokalu – czy w najbliższym czasie się zmieni, kto będzie kolejnym najemcą zwolnionego obok sklepu. W ten sposób najemca zapobiegnie sytuacji, że w sąsiedztwie otworzy się bezpośrednia konkurencja.
● Należy też wskazać, jaki rodzaj działalności będzie prowadzony w lokalu.
● Zaleca się wręcz podpisanie protokołu odbioru lokalu, w którym dokładnie opisuje się zastany stan. Jeśli okaże się, że nie ma w nim czegoś, co miało być, wówczas można wynajmującemu dać czas na przystosowanie powierzchni. Jeśli termin upłynie, a właściciel nie przeprowadzi koniecznych zmian, istnieje podstawa do żądania zamiany lokalu lub zerwania umowy.
4. Wysokość czynszu
Trzeba precyzyjnie określić, jaka jest wysokość czynszu i innych opłat związanych z wynajmem, bo oprócz stałej opłaty za wynajem od najemcy może być pobierana opłata od osiągniętego obrotu, serwisowa, czyli za korzystanie z części wspólnych, marketingowa, przeznaczana na promowanie danego miejsca i sklepu w mediach, prasie i na miejskich billboardach.
Należy porównać zaproponowane stawki czynszu z ogólnorynkowymi.
Przy krótkich umowach, czyli nie trwających dłużej niż miesiąc, można się umówić na jedną stawkę, czyli czynsz płacony zbiorczo jedną opłatą, jako ryczałt za użytkowaną powierzchnię. Przy dłuższych umowach, trwających na przykład ponad trzy miesiące, praktyką jest ustalanie czynszu podstawowego na niskim poziomie, podobnie też opłat serwisowych i marketingowych, za to wysokiego czynszu od obrotu, który wynosi z reguły 5–9 proc. od obrotu osiąganego w skali miesiąca.
Przy umowach na kilka miesięcy niekiedy strony umawiają się, że czynsz regularny nie będzie obowiązywał. W zamian najemca godzi się na wysoki, sięgający nawet 20 proc. i więcej, czynsz od obrotu.
Prawnicy doradzają ostatnie z rozwiązań. Zwłaszcza gdy otwierana na chwilę placówka służy testowi lokalizacji pod ewentualny regularny sklep. Jeśli biznes się nie powiedzie – koszty z tytułu wynajmu nie zrujnują portfela właściciela. Jeśli natomiast odniesie sukces – najemca podzieli się sprawiedliwie zyskiem z wynajmującym.
Trzeba też doprecyzować, co właściciel lokalu rozumie przez obrót, czy wliczają się do niego np. zwroty towarów.
Ponieważ umowy na pop-up-store są krótkie (ich czas nie przekracza 12 miesięcy), nie ma obaw, że czynsz będzie podlegał indeksacji. Warto jednak upewnić się, czy nie nastąpi podwyżka czynszu z innego powodu.
5. Zabezpieczenia
W umowie określa się też sposób zabezpieczenia płatności za wynajem. Na rynku dominują dwa rodzaje zabezpieczenia:
● gwarancja bankowa, będąca pisemnym zobowiązaniem banku do zapłacenia określonej sumy pieniężnej w przypadku, gdy zleceniodawca nie wypełni określonych w gwarancji zobowiązań. Zobowiązanie to opiewa na określoną kwotę lub górną granicę kwoty, do wysokości której mogą nastąpić wypłaty z gwarancji,
● depozyt, czyli transakcja polegająca na powierzeniu przechowawcy wartości majątkowych.
Galerie handlowe wymagają zazwyczaj depozytu stanowiącego równowartość czynszu za dwa miesiące. Przy krótszych umowach może być to kwota należna za cały czas trwania umowy.
Młoda firma może mieć kłopot z uzyskaniem gwarancji bankowej. Do tego jej uzyskanie może potrwać nawet miesiąc. W przypadku przedsiębiorcy, który chce otworzyć sklep na kilka dni, może więc okazać się niewygodna.
W takiej sytuacji pozostaje depozyt, który powinien zostać szybko zwrócony najemcy przez właściciela lokalu handlowego. – Następuje to średnio po siedmiu dniach od ustania umowy najmu – mówi Magdalena Frątczak.
Zanim to jednak nastąpi, zostanie podpisany protokół zdawczo-odbiorczy i sprawdzenie stanu lokalu przez jego właściciela.
Najemca może otrzymać też do podpisania wzór oświadczenia o poddaniu się rygorowi egzekucji w zakresie zapłaty oznaczonej sumy pieniężnej oraz wydania lokalu po zakończeniu okresu obowiązywania umowy najmu. Dobrze jest się zapoznać z tego rodzaju dokumentami.
6. Prawa i obowiązki
Kolejny element umowy to określenie praw i obowiązków obu stron umowy najmu. Są one związane z objęciem lokalu, z prowadzeniem działalności w tym lokalu, z wyjściem z niego i z zakończeniem współpracy. Powinno się sprecyzować, kiedy lokal zostanie wydany, kiedy ma nastąpić jego zwrot, w jakim stanie, czy położona przez najemcę posadzka ma zostać usunięta, a ściany odmalowane. Ale też w jakich godzinach najemca może robić dostawę towaru do sklepu, od której do której godziny i w jakich dniach tygodnia placówka ma być otwarta, czy w ciągu dnia może być przerwa w funkcjonowaniu sklepu, jak długa.
W tej części umowy znajdą się także postanowienia o karach umownych, na które najemca powinien zwrócić szczególną uwagę. Jakich kar umownych może spodziewać się najemca? Przede wszystkim może zostać poproszony o uregulowanie czynszu, który pozostał do końca trwania umowy, w sytuacji gdy zdecyduje się zerwać ją przed czasem.
7. Okres trwania
Oprócz czasu, na jaki umowa najmu jest zawarta, w części końcowej mogą znaleźć się inne postanowienia, np. czy strony przewidują jej ewentualne przedłużenie, jeśli najemca przed końcem trwania najmu powiadomi o tym wynajmującego i jakim czasie przed końcem umowy powinien wyrazić swoją wolę.
Warto zwrócić uwagę na zapisy, w których wynajmujący zastrzega sobie prawo do wydłużenia czasu trwania umowy, na podstawie jednostronnej decyzji i to nawet na kilka lat, np. w wypadku, gdy najemca przed ustaniem jej trwania nie powiadomi, że chce zakończyć współpracę. Jeśli wyrażenie takiej woli jest konieczne do tego, by umowa przestała obowiązywać, należy określić dokładny czas, do którego najemca musi to zrobić.
8. Warunki wypowiedzenia
Umowa określa też powody, dla których może zostać wcześniej wypowiedziana. Wynajmujący zastrzega sobie np. że może to zrobić, gdy najemca nie płaci czynszu na czas, prowadzi w lokalu inną działalność niż ta, na którą się umówił, narusza zasady regulaminu, czyli przyjmuje towar w trakcie działania centrum handlowego, puszcza muzykę na tyle głośno, że przeszkadza to pozostałym najemcom.
Najemca ma prawo odstąpić od umowy, gdy lokal nie jest wyposażony zgodnie z umową lub nie został wydany na czas do użytkowania.
W umowie należy wskazać, kiedy dokładnie można ją rozwiązać. Jeśli powodem będzie niepłacenie czynszu, to zanim nastąpi jej wypowiedzenie, właściciel powinien dwukrotnie wezwać najemcę do zapłaty.