W odniesieniu do kosztów związanych z prowadzeniem biznesu zarządy spółek prawa handlowego jako organy odpowiedzialne za prawidłowe ich funkcjonowanie zobowiązane są do wnikliwej analizy wydatkowania środków finansowych.
Obowiązek ten odnosi się też do analizy celowości wydatków związanych z rozwiązywaniem sporów. Niniejszy artykuł zawiera informacje dotyczące sporów gospodarczych zaistniałych pomiędzy współpracującymi ze sobą kontrahentami, bo to właśnie im najbardziej powinno zależeć na dobrych relacjach biznesowych uzyskanych również poprzez niwelowanie problemów podczas prowadzenia biznesu.
Wydatki związane z rozwiązywaniem sporów to w dużej części wynagrodzenia radców prawnych lub adwokatów działających w ramach zaangażowanej kancelarii zewnętrznej lub prawników wewnętrznych działów prawnych, ale też opłaty sądowe i wydatki związane z prowadzeniem procesu; w tym koszty opinii biegłych sądowych, podróży świadków etc., które najczęściej ponoszone są przez stronę, która przegrała proces.
Konieczność zapłaty wynagrodzenia kancelarii zewnętrznej obliczanego jako, stawka ryczałtowa lub według nakładu czasu pracy lub też stawki godzinowej jest szacowana przez zarząd indywidualnie, biorąc pod uwagę specyfikę danego sporu. Kwestie dotyczące wynagrodzenia prawników wewnętrznych również ustalane są indywidualnie w momencie angażowania członków działu prawnego.
Tematem bardzo ważnym jest zwrócenie uwagi zarządu na możliwość ograniczenia wydatków poprzez rozważenie rozwiązania sporu w sposób korzystny finansowo dla przedsiębiorstwa. W tym celu zarząd powinien wziąć pod uwagę dwa scenariusze: po pierwsze, złożenie wniosku o skierowanie sprawy do mediacji w trakcie procesu, jeśli jest szansa na zawarcie ugody i skorzystanie z usług profesjonalnego mediatora. Warto w tym miejscu wskazać, że mediatora każdy przedsiębiorca wybiera samodzielnie.
Przy zastosowaniu tej opcji korzyścią finansową dla spółki wynikającą z zawarcia ugody w postępowaniu ze skierowania sądowego jest uzyskanie zwrotu 3 opłaty sądowej. Zwrot dokonywany jest na podstawie art. 79 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy o kosztach w sprawach cywilnych. Dla przykładu 3 opłaty sądowej to nawet 75 000 złotych w odniesieniu do opłaty maksymalnej w sprawie cywilnej (gospodarczej) o roszczenia majątkowe.
Drugim wyjściem rekomendowanym zarządom będzie rozważenie rozwiązania sporu na etapie przed sądowym, kiedy spór jeszcze „nie dojrzał” do sądu. Ingerencja niezależnej osoby trzeciej z propozycją inicjacji postępowania mediacyjnego może być potraktowana przez obie strony jako szansa.
Taki sposób postępowania pozostawia też kontrolę nad sporem w kompetencji przedsiębiorcy, a koszty, jakie są związane z wynagrodzeniem profesjonalnego mediatora zazwyczaj, są nieporównywalnie niższe niż wysokość opłaty sądowej w skomplikowanych sprawach gospodarczych.