Jestem członkiem jednoosobowego zarządu sp. z o.o. W podmiocie jest czterech wspólników. Jeden z nich niedawno zmarł i nie wiem, kto jest jego spadkobiercą, drugi zmienił miejsce zamieszkania i – mimo moich licznych próśb – nie chce ujawnić nowego adresu. Mam z nim tylko kontakt telefoniczny. Istnieje zaś potrzeba zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia udziałowców. Jak w opisanej sytuacji zarząd ma go zwołać? Dodam, że żaden ze wspólników nie zgodził się na wysyłanie zaproszeń na ich zebrania e-mailem.
W świetle art. 235 par. 1 kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.), co do zasady, wszystkie zebrania wspólników (zarówno zwyczajne, jak i nadzwyczajne) w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: sp. z o.o.) zwołuje zarząd. Zaproszenie zaś – zawierające w treści dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad, a w przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki, także istotne elementy treści proponowanych modyfikacji – trzeba wysłać co najmniej na dwa tygodnie przed terminem zebrania do wszystkich udziałowców. Należy je wysłać listem poleconym lub nadać kurierem, ewentualnie istnieje też możliwość wysłania e-mailem – jednakże jeżeli uprzednio wspólnik wyraził na to pisemną zgodę, podając adres poczty elektronicznej (patrz: art. 238 k.s.h.).
Kiedy spadkobiercy się nie ujawnili
Natomiast, gdy wspólnik zmarł, jego udział/y podlegają dziedziczeniu (przechodzą na spadkobierców z chwilą śmierci spadkodawcy; patrz: art. 922 par. 1 oraz art. 924–925 k.c.). Umowa sp. z o.o. może jednak ograniczyć lub wręcz wyłączyć wstąpienie do podmiotu spadkobierców w miejsce denata. W takim przypadku natomiast kontrakt spółki musi określać warunki spłaty spadkobierców niewstępujących pod rygorem bezskuteczności ograniczenia lub wyłączenia (art. 183 par. 1 k.s.h.). W sytuacji zatem, w której kontrakt podmiotu reprezentowanego przez czytelnika nie zawiera ww. klauzuli, a następcy prawni zmarłego wspólnika nie ujawniliby się do czasu wysłania zaproszeń na nadzwyczajne zgromadzenie udziałowców (i nie przedłożyli prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, względnie zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia sporządzonego przez notariusza – art. 1025 oraz 1027 k.c.), to czytelnik powinien wystąpić do właściwego sądu rejonowego z wnioskiem o ustanowienie kuratora spadku, który zarządzałby masą spadkową, w tym – udziałami (art. 16, 628 oraz 666 k.p.c.). Mówiąc o właściwym sądzie rejonowym, mamy na myśli sąd rejonowy właściwy dla ostatniego miejsca zwykłego pobytu zmarłego wspólnika, a jeżeli tego miejsca nie da się w Polsce ustalić – sąd właściwy dla miejsca, w którym znajduje się majątek spadkowy lub jego część (ewentualnie do sądu rejonowego dla m.st. Warszawy) Wtedy do kuratora spadku ustanowionego przez sąd kieruje się zaproszenie na nadzwyczajne zgromadzenie udziałowców.
Jeżeli kurator – do chwili wysłania zaproszeń – nie zostałby ustanowiony, to czytelnik miałby obowiązek wysłania zaproszeń tylko do pozostałych wspólników. Gdyby jednak spadkobierca byłby do tej pory znany, to zaproszenie należy skierować również do niego. Jeżeli zaś okazałoby się, że następców prawnych jest co najmniej dwóch, to zaproszenie należałoby wysłać do ich przedstawiciela, a w jego braku – do jednego z nich według własnego wyboru (art. 184 k.s.h.).
W sytuacji natomiast, w której umowa spółki reprezentowanej przez czytelnika wykluczałaby ewentualność dziedziczenia udziałów, wówczas oczywiste jest, że czytelnik byłby zwolniony z obowiązku wysłania do spadkobierców (względnie ich przedstawiciela czy kuratora spadku) zaproszeń na nadzwyczajne zebranie wspólników, gdyby zaś tylko ograniczała tę możliwość, wówczas obowiązywałyby przytoczone reguły.
Jeśli adres nie jest znany
Zarząd sp. z o.o. zobligowany jest do prowadzenia księgi udziałów (art. 188 k.s.h.). Należy w niej wpisać m.in. adres każdego wspólnika, a także wszelkie zmiany w tym zakresie. Po każdej modyfikacji zarząd składa do KRS podpisaną przez wszystkich członków tego organu nową listę wspólników, wskazując przy tym liczbę i wartość nominalną udziałów każdego z nich oraz zamieszczając wzmianki o ewentualnym ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału.
Jeżeli zatem czytelnik powziął informację o zmianie miejsca zamieszkania przez jednego z udziałowców, a ten – mimo wezwań – nie chce go podać, to należy do niego wysłać zaproszenie na dotychczasowy adres (ten, który do tej pory figurował w księdze udziałów). Jak bowiem uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 22 kwietnia 2016 r. (sygn. akt II CSK 441/15), zadbanie o wpis aktualnego adresu do księgi udziałów leży przede wszystkim w interesie wspólnika, który powinien zapewnić sobie skuteczny kontakt ze spółką, bowiem udziałowiec jest najlepiej zorientowany w swojej sytuacji życiowej i winien dopilnować swoich spraw. Jeżeli więc w księdze udziałów, którą wspólnik może przeglądać i, w konsekwencji, zbadać aktualność ujawnionych tam danych, figuruje adres, który uległ następnie zmianie, to niepowiadomienie o tym spółki w połączeniu z niewykazaniem, że wiedziała o nieaktualności wpisu, wyłącza skuteczność kwestionowania przez udziałowca prawidłowości skierowania przez sp. z o.o. korespondencji na adres ujęty w owej księdze. Zgodnie z kolei z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 20 maja 2016 r. (sygn. akt I ACa 62/16), nadanie zaproszenia w zakreślonym ustawowo terminie jest wystarczające dla przyjęcia prawidłowości zgromadzenia nawet wtedy, gdyby okazało się, że tej przesyłki nie da się doręczyć. Zarząd jest bowiem związany adresem wspólnika podanym w księdze udziałów i zaniedbanie wskazania przez udziałowca nowego adresu nie może obciążać spółki.
Ważność zebrania
Co do zasady, a więc, gdy przepisy k.s.h. dotyczące sp. z o.o. lub umowa danego podmiotu nie zawierają odmiennych uregulowań, zgromadzenie wspólników jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów (art. 241 k.s.h.).
Podkreślić również należy, że za zaniechanie prowadzenia księgi udziałów oraz zaniechanie zwołania zgromadzenia wspólników członkowi zarządu sp. z o.o. grozi sankcja w postaci grzywny do 20 tys. zł, którą nakłada sąd rejestrowy (art. 594 par. 1 pkt 2 i 3 k.s.h.).
!Dbałość o wpis aktualnego adresu do księgi udziałów leży przede wszystkim w interesie wspólnika. To on powinien zapewnić sobie skuteczny kontakt ze spółką.
Podstawa prawna
Art. 183 par. 1, art. 184, 188 par. 1, 235 par. 1, art. 238, 241 oraz art. 594 par. 1 pkt 2–3 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1578 ze zm.).
Art. 922 par. 1, art. 924–925, art. 1025 oraz art. 1027 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.).
Art. 16, art. 628 oraz art. 666 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1822 ze zm.).
