Przepisy w sposób jednoznaczny określają zasady przejmowania dokumentacji pracowniczej przez publiczne placówki - mówi Bogdan Zdrojewski, minister kultury i dziedzictwa narodowego.

W Polsce jeszcze 2,5 miliona osób nie złożyło wniosku do ZUS o ustalenie kapitału początkowego, bowiem nie ma możliwości udowodnienia nie tylko wysokości zarobków, ale nawet faktu pracy. Czy w takiej sytuacji, kiedy dokumentacja pracownicza przez tyle lat była traktowana po macoszemu, faktycznie należało likwidować Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Pracowniczej?

Nie likwidujemy archiwum w Milanówku, lecz integrujemy dwa zespoły pracujące do tej pory dla tej samej instytucji w tym samym obiekcie. Oczywiste jest w związku z tym, że wszystkie dotychczas realizowane zadania będą kontynuowane. Źródłem tej decyzji było racjonalizowanie kosztów i poprawianie sprawności organizacyjnej.

Osoby poszukujące swoich dokumentów w Milanówku bardzo chwaliły pracowników za kompetencje. Skąd więc uwagi?

Pracownicy archiwów państwowych mają generalnie dobrą opinię. Bardzo mnie to cieszy. A wracając do Milanówka, znajduje się tam blisko 35 kilometrów materiałów archiwalnych, a dokumentacja osobowo-płacowa stanowi mniejszą część tego zasobu. Do tego dochodzą m.in. zgromadzone przez Fundację Polsko-Niemieckie Pojednanie dokumenty obrazujące przeżycia Polaków podczas II wojny światowej, a przejęte przez Archiwum Akt Nowych w ubiegłym roku. Ważne, by wszystkie te zasoby miały racjonalnie zbudowaną opiekę merytoryczną. Przed archiwami stoją poważne wyzwania, biorąc pod uwagę zbliżającą się perspektywę finansową 2014–2020. Te wyzwania to poprawa infrastruktury archiwów, by móc zabezpieczyć archiwalia w formie papierowej i elektronicznej, dalsze rozwijanie digitalizacji, rozbudowa już istniejących cyfrowych repozytoriów danych gromadzących skany czy też systemów do ich udostępniania i prezentacji w internecie. Do nich trzeba się przygotować i stąd te zmiany.

Co z dokumentami tam przechowywanymi?

Przejęte akta pozostają na miejscu i będą obsługiwane przez ten sam zespół pracowników. Nadal będą funkcjonowały punkt informacyjny, a także baza danych o miejscach przechowywania dokumentacji. Zostanie też utworzony wyspecjalizowany oddział o nazwie Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej, który będzie realizował wszystkie dotychczasowe zadania takie jak przejmowanie, przechowywanie, ewidencjonowanie czy też wydawanie kopii i odpisów dokumentów.

A co z dokumentacją pracowniczą, która miała trafić do Milanówka, ale z powodu braku pieniędzy na paliwo nie została odebrana?

Ani wcześniej, ani dziś minister nie może zastępować w tym zadaniu samych pracodawców. Byłoby to naruszenie prawa, wręcz niegospodarność. Czynimy to jedynie w przypadkach ratunkowych, potwierdzonych w ściśle określonym trybie.

Czy jednak ta zmiana nie spowoduje, że znów świadectwa pracy czy karty płacowe stanowiące podstawę ubiegania się o emeryturę będą traktowane jako niepotrzebna makulatura?

Nic podobnego. W latach 90. ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nie regulowała działalności archiwów państwowych w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej. I właśnie dlatego nie miały one możliwości wydatkowania pieniędzy publicznych na ten cel. Warto jednak pamiętać, że to właśnie ze środowisk archiwistów wyszła inicjatywa wprowadzenia do ustawy przepisów regulujących możliwość zabezpieczania takiej dokumentacji m.in. przez archiwa państwowe ze względu na potrzeby społeczne i interesy pracowników. Dziś jedynie poprawiamy efektywność pracy przy unormowaniach, które pozostają bez zmian.

Czy jednak znów nie dojdzie do sytuacji, że osoba poszukująca dokumentów pracowniczych będzie czuć się jak intruz przeszkadzający naukowcom w ich pracy nad ważnymi dokumentami sprzed wieków?

Tak nie będzie. Przepisy w sposób jednoznaczny określają zasady przejmowania dokumentacji pracowniczej przez archiwa państwowe. Ich obowiązkiem jest przejmowanie dokumentacji upadłych firm, jej zabezpieczenie oraz uporządkowanie. Dopiero tak uporządkowane dane mogą być udostępnianie osobom zainteresowanym.

Kiedy dokumenty zakładowe upadłej fabryki mogą być przejęte przez archiwum?

Niezbędne jest do tego orzeczenie sądowe w stosunku do postawionych w stan likwidacji lub upadłości pracodawców, którzy nie posiadają środków na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji.

A czy do archiwum będzie mogła trafić dokumentacja znaleziona w lesie?

Tak. O zabezpieczenie takiej dokumentacji zagrożonej zniszczeniem może również wystąpić naczelny dyrektor archiwów państwowych. Do tego jest jednak potrzebna specjalna decyzja.

Czy często tak się zdarza?

Nie, to rzadkość. Dominuje procedura wynikająca z przepisów. Tylko do końca 2012 r. wszystkie archiwa państwowe przejęły łącznie aż 37 kilometrów dokumentacji pracowniczej, także w sytuacjach grożących jej zniszczeniem. Należy podkreślić, że archiwa nie są jedynym miejscem, gdzie jest zabezpieczana dokumentacja pracownicza. Są elementem funkcjonującego systemu składającego się m.in. z prywatnych archiwów, Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, Krajowej Rady Spółdzielczej, archiwów rotacyjnych prowadzonych przez wojewodów, archiwów prowadzonych przez organy założycielskie, jednostki nadzorujące np. ministerstwa. Archiwa państwowe uczestniczą w procesie zabezpieczania dokumentacji, w momencie gdy pracodawca, syndyk, likwidator nie zabezpieczą środków na przechowywanie dokumentacji, a potwierdzi to sąd rejestrowy. Oczywiście głównym obowiązkiem archiwów państwowych jest przejmowanie, opracowywanie i udostępnianie dokumentacji o znaczeniu historycznym, m.in. z instytucji kultury, wymiaru sprawiedliwości, instytucji samorządowych etc. Te zasoby są dziesięciokrotnie bogatsze od poprzednio wymienionych i już w tej chwili tworzą ciąg akt o długości ponad 300 km. W ciągu najbliższych 25 lat planujemy przyjąć blisko 500 km na nośnikach tradycyjnych i trudną do oszacowania ilość akt w postaci elektronicznej.

Jak będzie w przyszłości wyglądać sprawa przechowywania dokumentacji pracowniczej przez archiwa państwowe?

W tym zakresie nic się nie zmienia. Nadal obowiązują przecież przepisy ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Archiwa państwowe dalej, zgodnie z nią, będą zabezpieczać dokumentację, tak jak czyniły to do tej pory. W ostatnich latach rozpoczęto prace zmierzające do poprawy dostępności do akt określonego rodzaju, a zwłaszcza ich separowania na część chronioną i bezpieczną w dostępie. Pokonujemy także bariery technologiczne. Archiwa państwowe podejmują obecnie także prace nad systemem informacyjnym, pozwalającym indywidualnym badaczom, użytkownikom zasobu archiwalnego na zamawianie i wykorzystywanie materiałów archiwalnych.

A w jaki sposób resort chce chronić dokumentację pracowniczą upadających firm zajmujących się komercyjnie przechowywaniem dokumentacji pracowniczej?

Archiwa państwowe nie są uprawnione do monitorowania prywatnych usług przechowalniczych. Czynią to marszałkowie województw. Niemniej jednak mamy wiedzę o tych usługach, czynionych wyłącznie odpłatnie, a także o występujących nieprawidłowościach. Zdarzają się przypadki wykreślania z rejestru nierzetelnych firm i właśnie wówczas państwowe archiwa zabezpieczają dokumentację przed zniszczeniem. W mojej ocenie skala problemów prywatnych przechowawców nie jest duża, ale może być dotkliwa szczególnie dla pracowników nieistniejących firm. Aby więc ograniczyć skalę tego zjawiska, zostało wydane rozporządzenie ministra kultury określające wymagania obejmujące nie tylko warunki lokalowe, lecz także wymagania związane z zatrudnieniem osób o określonych kwalifikacjach.