Jeśli jednostka samorządu terytorialnego jako organ prowadzący szkołę wyrazi na to zgodę, to dzienniki lekcyjne mogą być prowadzone nie na papierze, ale wyłącznie w formie elektronicznej. Główną zaletą takiego rozwiązania jest szybkość zestawiania danych i przekazu informacji.
Przepisy umożliwiają przedszkolom, szkołom i placówkom oświatowym prowadzenie w formie elektronicznej dzienników m.in. zajęć przedszkola, lekcyjnych, zajęć wychowawczych, zajęć dydaktyczno-wyrównawczych czy specjalistycznych.
Dzienniki mogą być prowadzone wyłącznie w formie elektronicznej, pod warunkiem jednak uzyskania na to zgody organu prowadzącego daną szkołę lub placówkę oświatową. W przypadku szkół podstawowych i gimnazjalnych zgodę taką wyrazić musi wójt (burmistrz, prezydent miasta), a w odniesieniu do szkół ponadgimnazjalnych właściwy starosta. Wymóg uzyskania zgody wynika m.in. stąd, że wprowadzenie systemu informatycznego, umożliwiającego prowadzenie dzienników w formie elektronicznej wiąże się z koniecznością poniesienia określonych nakładów finansowych związanych z wyposażeniem szkoły np. w odpowiedni sprzęt komputerowy i oprogramowanie, a nierzadko związanych również z potrzebą przeszkolenia kadry pedagogicznej. Poza tym elektroniczna wersja dziennika szkolnego sprawdza się przede wszystkim tam, gdzie większość rodziców ma dostęp do internetu. Tą drogą można na bieżąco śledzić dane wprowadzane do dziennika elektronicznego.
Wymogi dla systemu
Warunki, jakimi powinien charakteryzować się system informatyczny, służący do prowadzenia dzienników w formie elektronicznej, określone zostały w ostatniej nowelizacji rozporządzenia ministra edukacji narodowej i sportu w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2009 r. nr 116, poz. 977). Wymagane jest m.in. zachowanie selektywności dostępu do danych stanowiących dziennik elektroniczny, zabezpieczenie zbiorów informacji stanowiących dziennik elektroniczny przed dostępem osób nieuprawnionych oraz przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą, rejestrowanie historii zmian i ich autorów. Przepisy określają też warunki rejestrowania, przechowywania i dostępu do danych stanowiących dziennik elektroniczny po zakończeniu roku szkolnego lub semestru.
Zbiory danych stanowiące dziennik elektroniczny powinny być zapisane na informatycznym nośniku w taki sposób, aby zapewniona była możliwość sprawdzenia ich integralności poprzez zastosowanie podpisu elektronicznego (przy zapewnieniu możliwości weryfikacji podpisu elektronicznego lub danych identyfikujących), a także możliwość odczytania wszystkich informacji zawartych w dzienniku elektronicznym w okresie odpowiadającym okresowi przechowywania dzienników w formie papierowej. Dodatkowo w terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego, a w przypadku szkół policealnych dla młodzieży oraz szkół dla dorosłych – w terminie 10 dni od dnia zakończenia semestru, dane stanowiące dziennik elektroniczny powinny być zapisywane na informatycznym nośniku danych, odpowiednio według stanu na dzień zakończenia roku szkolnego oraz na dzień zakończenia semestru.
Niewielkie zastosowanie
Jak wynika z danych Ministerstwa Edukacji z połowy tego roku, tylko ok. 0,3 proc. szkół w Polsce prowadziło, obok dziennika tradycyjnego (w formie papierowej), również dziennik lekcyjny w formie elektronicznej. Szkoły te korzystają z dostępnych na rynku programów komputerowych, służących do rejestracji różnych informacji o uczniu i informacji o prowadzonych zajęciach. Dziennik elektroniczny bywa ponadto stosowany w szkołach jako dodatkowa forma kontaktu pomiędzy szkołą a rodzicami uczniów. Główną zaletą dziennika prowadzonego w formie elektronicznej jest szybkość zestawiania danych i przekazu informacji. System informatyczny służący do prowadzenia dzienników elektronicznych powinien umożliwiać eksport danych do formatu XML oraz sporządzenie dzienników w formie papierowej.
Wymogi konieczne dla e-dziennika
Prowadzenie dziennika elektronicznego wymaga:
● zachowania selektywności dostępu do danych stanowiących dziennik elektroniczny,
● zabezpieczenia danych stanowiących dziennik elektroniczny przed dostępem osób nieuprawnionych,
● zabezpieczenia danych stanowiących dziennik elektroniczny przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą,
● rejestrowania historii zmian i ich autorów.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra edukacji narodowej i sportu z 19 lutego 2002 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. nr 23, poz. 225 ze zm.).