Dotacje celowe na podręczniki dla szkół. Jak krok po kroku przebiega procedura

Już od początku kwietnia dyrektorzy szkół mogą składać wnioski do gmin z zapotrzebowaniem na przyszły rok szkolny. Kolei samorządy muszą przesłać zbiorcze dane do wojewody w terminie od 15 kwietnia do 15 września.

Od 1 kwietnia br. obowiązuje rozporządzenie z 12 marca 2025 r. ministra edukacji w sprawie dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe w 2025 r. (dalej: rozporządzenie). W stosunku do poprzedniego rozporządzenia procedura ubiegania się o dotacje nie zmieniła się znacząco. Natomiast inne są załączniki do rozporządzenia, które zawierają formularze wniosków.

Przypominamy jak krok po kroku przebiega procedura, wskazując istotne terminy, o których muszą pamiętać m.in. jednostki samorządu terytorialnego oraz dyrektorzy szkół.

Krok 1: Szkoły przedstawiają informacje o zapotrzebowaniu do gminy

Dyrektor szkoły przekazuje do gminy informacje niezbędne dla ustalenia wysokości dotacji celowej dla danej placówki. Korzysta w tym celu z odpowiednich formularzy, które stanowią załączniki do rozporządzenia.

W przypadku publicznych szkół podstawowych i szkół artystycznych realizujących kształcenie ogólne, prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego dyrektorzy muszą wypełnić:

• załącznik nr 1 do rozporządzenia – zawiera informacje niezbędne dla ustalenia wysokości dotacji celowej na wyposażenie szkoły w podręczniki, materiały edukacyjne lub materiały ćwiczeniowe w 2025 r. (składa się on z trzech tabel) oraz ewentualnie
• załącznik nr 2 – z informacjami niezbędnymi dla ustalenia wysokości dotacji celowej na wyposażenie szkoły w podręczniki, materiały edukacyjne lub materiały ćwiczeniowe, dostosowane do potrzeb edukacyjnych i możliwości psychofizycznych uczniów niepełnosprawnych posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, w 2025 r.

►Terminy. Zgodnie z rozporządzeniem dyrektor szkoły przekazuje informacje organowi prowadzącemu o zapotrzebowaniu w omawianym zakresie w terminie od 1 kwietnia do 10 września.

Krok 2. Gmina składa wniosek do wojewody

Po zebraniu informacji ze szkół o zapotrzebowaniu na dotację w poszczególnych placówkach jednostka samorządu terytorialnego składa do wojewody wniosek o udzielenie dotacji celowej. Obejmuje on zbiorcze dane uprzednio przekazane przez poszczególne placówki. Gmina składa więc:

• załącznik nr 4 do rozporządzenia – wniosek o udzielenie dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne lub materiały ćwiczeniowe w 2025 r.;
• załącznik nr 5 do rozporządzenia – wniosek o udzielenie dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne lub materiały ćwiczeniowe, dostosowane do potrzeb edukacyjnych i możliwości psychofizycznych uczniów niepełnosprawnych posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, w 2025 r.

Ważne!

Jednostka samorządu terytorialnego może złożyć więcej niż jeden wniosek (np. jeśli po złożeniu pierwszego wniosku okaże się, że liczba uczniów będzie większa niż szacowano pierwotnie).

► Terminy. Jednostka samorządowa przekazuje do wojewody wniosek o udzielenie dotacji celowej w terminie od 15 kwietnia do 15 września. Jednakże warto się pośpieszyć, bo im później JST złoży wniosek, tym później wojewoda przekaże gminie dotację celową.

Krok 3. Minister przyznaje środki dla województw

Minister Edukacji Narodowej dokonuje podziału środków budżetu państwa przeznaczonych w 2025 r. dla jednostek samorządu terytorialnego na dotacje celowe między poszczególne województwa. Uwzględnia przy tym między innymi informacje od wojewodów, zebrane w gminach.

►Terminy. Minister dzieli środki w okresie od 15 kwietnia do 26 września br.

Krok 4. Wojewoda przekazuje pieniądze do gmin

Przekazanie dotacji następuje przez przelew środków na rachunek budżetu gminy.

►Terminy. Wojewoda udziela dotacji w terminach odpowiednio do:

• 3 czerwca – w przypadku złożenia wniosku o udzielenie dotacji celowej przez jednostkę samorządu terytorialnego w terminie od 15 kwietnia do 6 maja br.;
• 8 sierpnia – w przypadku złożenia wniosku o udzielenie dotacji celowej przez jednostkę samorządu terytorialnego w terminie od 7 maja do 10 lipca br.;
• 14 października – w przypadku złożenia wniosku o udzielenie dotacji celowej przez jednostkę samorządu terytorialnego w terminie od 11 lipca do 15 września br.

Krok 5. Gmina przekazuje dotacje celowe do szkół

Przyznane dotacje organ prowadzący przekazuje szkołom. Rozporządzenie nie określa szczegółowego mechanizmu przekazania środków. Zatem następuje to z uwzględnieniem specyfiki rozliczeń środków z jednostkami budżetowymi. W praktyce odbywa się to poprzez zwiększenie planu finansowego danej placówki (szkoły) o środki dotacji celowej.

►Terminy. Przepisy nie określają terminu na przekazanie środków dotacji celowych do szkół publicznych prowadzonych przez samorządy. W praktyce środki powinny być przekazane możliwie szybko, aby placówki mogły przed początkiem kolejnego roku szkolnego zrobić zakupy.

Ważne!

Dla placówek publicznych, dla których jednostka samorządu terytorialnego nie jest organem prowadzącym, dotacja musi być przekazana przez samorząd w terminie 14 dni od dnia otrzymania pieniędzy od wojewody.

Krok 6. Nauczyciele składają zamówienia

Dyrektorzy powinni pamiętać, że choć kwoty zakupu podręczników czy innych materiałów zwykle nie przekraczają wartościowo progów, określonych w prawie zamówień publicznych, to jednak mają w takich przypadkach zastosowanie przepisy wewnętrzne jednostki dotyczące zamówień poniżej progu (np. wymagające wysłania zapytań ofertowych).

►Terminy. Przepisy nie precyzują, od kiedy nauczyciele mogą rozpocząć składanie zamówień na podręczniki, materiały dydaktyczne oraz na materiały ćwiczeniowe. Co oczywiste, powinni wstrzymać się z zamówieniami do momentu przyznania środków przez wojewodę i przydzielenia ich szkole przez włodarza.

Krok 7. Dyrektor rozlicza dotację

Przepisy rozporządzenia nie określają szczegółowo procedury rozliczenia dotacji przez szkołę publiczną. W praktyce poszczególne placówki przekazują informacje do ujęcia zbiorczego sporządzanego przez JST (gminę).

Natomiast placówki, które mają organ prowadzący inny niż JST, rozliczają dotację z gminą na formularzach, które stanowią załącznik nr 6 i 7 do rozporządzenia.

►Terminy. Przepisy rozporządzenia nie określają terminu – trzeba go wewnętrznie ustalić z placówkami.

Krok 8. Przekazanie rozliczenia przez gminę

W rocznym rozliczeniu wykorzystania dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne lub materiały ćwiczeniowe w 2025 r. jednostka samorządu terytorialnego uwzględnić musi:

• prowadzone przez siebie szkoły podstawowe i szkoły artystyczne realizujące kształcenie ogólne w zakresie szkoły podstawowej oraz
• szkoły podstawowe prowadzone przez osoby prawne niebędące jednostką samorządu terytorialnego lub osoby fizyczne.

Formularz tego rozliczenia to załącznik nr 8 do rozporządzenia.

►Terminy. Rozliczenie wykorzystania dotacji celowej przez jednostkę samorządu terytorialnego oraz zwrot niewykorzystanej dotacji muszą nastąpić do 31 stycznia następnego roku. Dotacja celowa może być wykorzystana do końca roku budżetowego, na który została udzielona. ©℗