Czy urząd musi zażądać od pracownika zwrotu zawyżonego ryczałtu za używanie prywatnego samochodu?

PYTANIE: Gmina wypłaciła pracownikowi urzędu w ostatnim miesiącu zawyżony ryczałt za używanie samochodu prywatnego w celach służbowych, bo w wyniku błędu nie uwzględniła, że pracownik ten był nieobecny przez 8 dni. Czy naruszyliśmy przepisy? Czy powinniśmy wystąpić do pracownika o zwrot kwot?

ODPOWIEDŹ: Za dni nieobecności pracownika w pracy ryczałt powinien być pomniejszony. Pracodawca – urząd gminy – powinien wystąpić do pracownika o zwrot nadpłaconych kwot.

Zwrotu kosztów za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych

Z sytuacji opisanej w pytaniu można wysnuć wniosek, że z pracownikiem urzędu gminy została zawarta umowa, której podstawy normatywne stanowią przepisy rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie). Zgodnie z par. 1 ust. 1 rozporządzenia zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu. Maksymalne stawki za używanie pojazdów do ww. celów określa par. 2, w myśl którego koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 km. przebiegu pojazdu (nie przytaczamy ich wysokości, bo nie jest to przedmiotem porady).

Znaczenie ma także par. 3 rozporządzenia, z którego wynika, że miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca. Przy czym rozporządzenie ustala górne limity kilometrów:

• 300 km – w gminie lub mieście liczącym do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km – gdy jest ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km – gdy jest ponad 500 tys. mieszkańców.

Potrącanie ryczałtu za dni nieobecności

W myśl par. 4 ust. 1 rozporządzenia zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu, o której mowa w par. 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w par. 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno:

• zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny),
• określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także
• wskazywać liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Zgodnie z ust. 2, „kwotę ustalonego ryczałtu, o którym mowa w ust. 1, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych”.

Zatem kwota wskazanego wyżej ryczałtu wynikającego z limitu nie jest kwotą stałą, ale jest zmniejszana w zależności od liczby dni nieobecności pracownika w miejscu pracy.

Konieczny zwrot nadpłat ryczałtu

Taką interpretację przepisów potwierdziła Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie w wystąpieniu pokontrolnym z 9 grudnia 2024 r. (znak WK.6130.34.24). Zarzuciła ona kontrolowanej gminie „niestaranną weryfikację oświadczeń o używaniu samochodu prywatnego w celach służbowych, skutkującą nieprawidłowym wyliczeniem i wypłaceniem ryczałtu miesięcznego za używanie pojazdów prywatnych w celach służbowych trzem pracownikom urzędu gminy poprzez: przyjęcie do obliczeń liczby dni nieobecności wskazanej w oświadczeniach, niezgodnej z listą obecności”. Dotyczyło to dwóch oświadczeń: za marzec 2023 r. (w ogóle nie policzono absencji, podczas gdy pracownik był nieobecny przez jeden dzień) i za sierpień 2023 r. (odliczono jeden zamiast 10 dni). W efekcie wypłacono pracownikom zawyżony ryczałt o odpowiednio 7,84 zł i 70,57 zł. Zdaniem RIO świadczyło to o nieprzestrzeganiu par. 4 pkt 1 i pkt 2 rozporządzenia. W ramach wniosku pokontrolnego izba nakazała, aby starannie weryfikować oświadczenia o używaniu samochodu prywatnego w celach służbowych. Zobowiązała również gminę, aby wystąpiła do dwóch urzędników o dobrowolny zwrot kwoty ryczałtu pobranego w nadmiernej wysokości.

Warto dodać, że w opisanej sytuacji urząd naruszył również podstawowe reguły wydatkowe zawarte w art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, w myśl którego „wydatki publiczne powinny być dokonywane (...) w sposób celowy i oszczędny” ©℗