Uwagi i wnioski składane e-mailem po terminie konsultacji organ pozostawia bez rozpatrzenia

PYTANIE: Wójt prowadzi postępowanie w sprawie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach. Etap udziału społeczeństwa w zakresie zgłaszania uwag i wniosków został już formalnie zakończony, tymczasem na adres poczty elektronicznej urzędu strona społeczna wniosła dodatkowe uwagi. Jak powinien postąpić włodarz?

ODPOWIEDŹ: Opisany problem często pojawia się w praktyce. W sposób przekonujący rozstrzygnął go NSA w wyroku z 3 grudnia 2024 r. (sygn. akt III OSK 2575/23). Wskazał, że zgodnie z art. 35 ustawy o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko (dalej: ustawa środowiskowa) uwagi lub wnioski złożone po upływie terminu, o którym mowa w art. 33 ust. 1 pkt 7 tej ustawy, pozostawia się bez rozpatrzenia. Jednocześnie dodał, że jeżeli podanie od strony postępowania wpłynęło na adres poczty (e-mail) organu po terminie konsultacji, to organ ten powinien zgodnie z art. 63 par. 1 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.) pozostawić je bez rozpoznania – bez wzywania do uzupełnienia braków.

Sprawa rozpatrywana przez NSA

Stan faktyczny rozpatrywany przez NSA był następujący. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wyrokiem z 16 lutego 2023 r. (sygn. akt IV SA/Wa 912/22) po rozpoznaniu skargi na decyzję generalnego dyrektora ochrony środowiska z 10 lutego 2022 r. w sprawie ustalenia środowiskowych uwarunkowań dla przedsięwzięcia uchylił zaskarżoną decyzję. Powodem było to, że skarżący pismem wniesionym na adres poczty elektronicznej organu wniósł dodatkowe uwagi do postępowania, które organ odwoławczy pozostawił bez rozpoznania, powołując się na art. 63 par. 1 k.p.a. Przepis ten w ostatnim zdaniu stanowi, że „jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, podania wniesione na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej pozostawia się bez rozpoznania”.

Skarżący przed sądem I instancji podnosił jednak, że zgodnie z art. 34 ustawy środowiskowej uwagi i wnioski mogą być wnoszone: w formie pisemnej; ustnie do protokołu; bądź za pomocą środków komunikacji elektronicznej bez konieczności opatrywania ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym. WSA w Warszawie przychylił się do stanowiska skarżącego i uznał, że przed przepisem art. 63 par. 1 k.p.a. jako lex generalis, zastosowanie ma przepis art. 34 ustawy środowiskowej – jako lex specialis.

Naczelny Sąd Administracyjny wyrok WSA uchylił. Sąd wyjaśnił, że organ prowadzący postępowania o środowiskowych uwarunkowaniach, w których jest wymagana partycypacja społeczna, powinien wskazać 30-dniowy termin składania uwag i wniosków (art. 33 ust. 1 pkt 7 ustawy środowiskowej). Ustawa środowiskowa przewiduje skutek złożenia uwag i wniosków po upływie terminu wskazanego przez organ w tej procedurze: zgodnie z jej art. 35 pozostawia się je w takim przypadku bez rozpoznania. „Z powyższych regulacji wynika, że udział społeczeństwa jest jednym z etapów postępowania w sprawie wydania decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach, jak również to, że możliwość występowania w sprawie, w ramach udziału społeczeństwa, jest ograniczona w czasie, zgodnie z informacją organu prowadzącego postępowanie w sprawie wydania decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach” – wskazał NSA.

W związku z tym należy do nich stosować ogólne przepisy z k.p.a. Zgodnie z art. 63 par. 1 k.p.a. podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) wnosi się na piśmie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu. Podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej. Jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, podania wniesione na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej pozostawia się bez rozpoznania.

Skutki wprowadzenia adresu do e-doręczeń

Przywołany wyżej art. 63 par. 1 k.p.a. obowiązuje od 5 października 2021 roku. W orzecznictwie dotyczącym wersji przepisu przed tą datą, dominował pogląd (wyrażony np. w wyrokach NSA z 6 czerwca 2017 r., sygn. akt I OSK 203/17; z 26 listopada 2020 r., sygn. akt II OSK 1989/20), że zgodnie z art. 63 par. 1 k.p.a. odwołanie przesłane e-mailem należy traktować jako wniesione na piśmie do organu, które zawiera jedynie brak formalny, bowiem nie jest opatrzone podpisem wnoszącego (art. 63 par. 3 k.p.a.). Brak ten podlegał więc uzupełnieniu w drodze wezwania organu, w trybie art. 64 par. 2 k.p.a.

Zmiana art. 63 par. 1 nastąpiła na podstawie art. 61 pkt 17 ustawy o doręczeniach elektronicznych (dalej: u.d.e.). W art. 63 par. 1 u.d.e. znowelizowanym od 5 października 2021 r. ustawodawca jednoznacznie odrzucił jednak możliwość kwalifikowania podań wniesionych na adres poczty elektronicznej organu administracji jako wniesionych skutecznie, jednak dotkniętych brakami, i stwierdził, że podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych, a podania wniesione na pocztę elektroniczną organu pozostawiane są bez rozpoznania. Adres poczty elektronicznej organu administracji nie jest bowiem tożsamy z adresem do doręczeń elektronicznych korespondencji kierowanej do tego organu.

W orzecznictwie przyjmuje się, że organ nie ma możliwości wezwania strony do uzupełnienia braków formalnych w trybie art. 64 par. 2 k.p.a. i właściwego podpisania złożonego e-maila (por. postanowienie NSA z 24 sierpnia 2022 r., sygn. akt II OZ 466/22; postanowienie WSA w Łodzi z 4 kwietnia 2023 r., sygn. akt II SA/Łd 310/23). Dopiero w razie wniesienia podania na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym możliwe byłoby stosowanie wymogów określonych w art. 63 par. 3a k.p.a., a w razie ich niespełnienia art. 64 par. 2 k.p.a. (por. wyroki: NSA z 6 kwietnia 2023 r., sygn. akt III OSK 7475/21; WSA w Gliwicach z 7 czerwca 2023 r., sygn. akt II SA/Gl 356/23). ©℗