Czy pisma kierowane do samorządów, w których organy proponują wyłączenie stosowania e-Doręczeń ze względu na wprowadzony okres przejściowy, nie stoją w sprzeczności z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia br.?

Czy pisma kierowane do samorządów, w których organy proponują wyłączenie stosowania e-Doręczeń ze względu na wprowadzony okres przejściowy, nie stoją w sprzeczności z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia br.?
ikona lupy />
Anna Durmaj, zastępca dyrektora Departamentu Kanałów Cyfrowych w Centralnym Ośrodku Informatyki / Materiały prasowe

Odpowiedzialność za prawidłowe doręczenie korespondencji spoczywa na podmiocie, który wysyła pismo, a nie na urzędzie, do którego jest ono kierowane. Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (u.d.e.) podmioty publiczne mają obowiązek doręczania korespondencji wymagającej potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Należy je wysyłać na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych. Dla większości podmiotów publicznych obowiązek ten wszedł w życie od 1 stycznia 2025 r.

Przepisy art. 5 i 6 u.d.e. określają wyjątki od obowiązku korzystania z e-Doręczeń, a art. 147 wskazuje przypadki, w których możliwe jest stosowanie alternatywnych form doręczeń, oraz terminy ich obowiązywania (mimo możliwości doręczenia przesyłki w pewnych przypadkach na ePUAP do końca 2025 r.).

Podmioty publiczne są zobowiązane do działania na podstawie i w granicach prawa. W związku z tym ich działania w zakresie doręczeń powinny opierać się wyłącznie na przepisach u.d.e. oraz kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.) albo ordynacji podatkowej (o.p.), a wszelkie żądania, polecenia czy sugestie doręczania korespondencji w zakresie, w jakim stanowią odstępstwo od doręczeń elektronicznych, powinny być zawsze oparte na konkretnych wyjątkach ustawowych (m.in. art. 5, art. 6 albo art. 147 ust. 3 lub 5 u.d.e.). I tak jak padło na wstępie, to nadawca odpowiada za prawidłowe doręczenie korespondencji.

Czy – mimo wszystko – zgodnie z art. 147 ust. 1 podmioty publiczne mogą między sobą wymieniać korespondencję – tak jak dotychczas – za pośrednictwem ePUAP aż do końca września 2029 r.? To tworzy bardzo długi okres przejściowy dla komunikacji między podmiotami publicznymi.

Tak, do końca września 2029 r. doręczenie korespondencji przez podmiot publiczny do podmiotu publicznego na ePUAP jest możliwe i skuteczne na podstawie art. 147 ust. 1 u.d.e. Natomiast od 1 stycznia 2025 r. zgodnie z u.d.e. podstawowym sposobem powinno być doręczenie przez podmiot publiczny do innego podmiotu publicznego na jego ADE. Ponadto, jeżeli jeden z podmiotów publicznych jest stroną postępowania, oprócz przepisów u.d.e. w postępowaniach administracyjnych i podatkowych należy uwzględnić odpowiednie przepisy k.p.a. oraz o.p., które wskazują hierarchię doręczeń. Dodatkowo doręczenie korespondencji na ePUAP do podmiotu publicznego występującego jako strona postępowania możliwe jest do końca 2025 r. na podstawie art. 147 ust. 3 albo ust. 5 u.d.e.

Jeśli podmiot publiczny otrzymuje pismo przez ePUAP od innego podmiotu publicznego, to nie ma obowiązku sprawdzenia ADE i odpisania na ADE?

W takim przypadku w pierwszej kolejności znajdzie zastosowanie obowiązek doręczenia na ADE. Natomiast stosownie do art. 7 ust. 1 u.d.e. każdy podmiot (w tym również publiczny) jest informowany, że wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres. ©℗