Czy sołtys może być sygnalistą?

W wielu jednostkach samorządu terytorialnego pojawiają się pytania, kto może za pośrednictwem działających już kanałów zgłoszeń wewnętrznych informować o naruszeniach prawa w gminie, zyskując należną ochronę. Wyjaśniamy wątpliwości.

Kontekst związany z pracą
Kto nie może zgłosić
Szczególny parasol

Znaczna część gmin 25 września 2024 r. została zobowiązana do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych od sygnalistów (pisaliśmy szczegółowo o tym m.in. w tekście „Gminy muszą przygotować dwie procedury zgłoszeń – wewnętrznych i zewnętrznych” w dodatku Samorząd i Administracja z 31 lipca 2024 r., DGP nr 148).

Jednak sygnalistą nie może być każda osoba, ale tylko taka, która spełnia kryteria wskazane w art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów (dalej: u.o.s.). Jest to przede wszystkim osoba fizyczna. Ponadto osoba ta informację o naruszeniu prawa, które zgłasza, musi uzyskać w kontekście związanym z pracą. I chociaż, kim jest osoba fizyczna, tłumaczyć nie trzeba, to terminy „kontekst związany z pracą” i „informacja o naruszeniu prawa” są pojęciami nowymi, wprowadzonymi przez u.o.s. i trudnymi w interpretacji. Dlatego w wielu gminach pojawiają się pytania, jak je w praktyce rozumieć.

Kontekst związany z pracą

Pojęcie „kontekst związany z pracą” odnosi się do szeroko pojętego zatrudnienia. Ustawodawca w objaśnieniu pojęć użytych w u.o.s. wskazuje, że chodzi o przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych. Powyższe oznacza, że chodzi nie tylko o osoby, które wykonywały pracę zarobkową na rzecz gminy bądź nadal ją wykonują, lecz także o osoby, które ubiegają się o zatrudnienie i wiedzę na temat naruszenia prawa powzięły w procesie rekrutacji czy negocjacji umowy, na podstawie której miałyby współpracować z gminą. Wówczas ‒ niezależnie od tego, czy finalnie ta osoba zostanie zatrudniona, czy też nie ‒ będzie ona mogła dokonać zgłoszenia wewnętrznego.

Warto też zwrócić uwagę, że kontekst związany z pracą nie dotyczy tylko pracowników, których łączy z urzędem gminy stosunek pracy. Dotyczy on także osób zatrudnionych na podstawie innego stosunku pracy lub usług lub pełnienia funkcji w gminie lub na rzecz gminy. A zatem sygnalistą w urzędzie gminy może być zarówno pracownik (w tym pracownik tymczasowy), stażysta, wolontariusz, praktykant, jak i osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej, a nawet radny czy sam wójt.

Kto nie może zgłosić

Jeżeli naruszenie zgłosi osoba, która w myśl u.o.s sygnalistą nie jest – takie zgłoszenie nie będzie procedowane. Na przykład nie jest sygnalistą sołtys czy petent, który będąc w budynku urzędu gminy, był świadkiem naruszenia prawa, o którym mowa w u.o.s., np. korupcji. Osoby te mogą skorzystać z innych prawnie dopuszczalnych możliwości, np. złożyć zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.

Wspomnieć również należy o tym, że nie każde zgłoszenie wewnętrzne sygnalisty będzie procedowane. Nie będą np. te dotyczące naruszeń w przedmiocie prawa pracy, gdyż nie zostały ujęte w katalogu zawartym w art. 3 u.o.s., chyba że takie naruszenie prawa zostało przewidziane w procedurze przyjętej w danym urzędzie gminy.

Więcej sołtysów ruszy po 300 zł. Zmieniły się warunki

►Czym jest informacja o naruszeniu prawa?

Zgodnie z definicją ustawową jest to informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacja dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

Z powyższego wynika, że nie tylko wiedza, lecz także uzasadnione podejrzenie naruszenia prawa może być podstawą do dokonania zgłoszenia. Co więcej, zgłoszenie może dotyczyć zarówno zaistniałego (tzn. takiego, które już miało miejsce), jak i potencjalnego (tzn. takiego, które może wystąpić) naruszenia prawa. Nadal jednak istotne znaczenie ma kontekst związany z pracą. Musi on bowiem wystąpić, by informacja o naruszeniu prawa była procedowana na podstawie u.o.s. i procedury wewnętrznej sporządzonej zgodnie z u.o.s.

Przykład 1

Potencjalne naruszenie też można zgłosić

Pracownik gminy X, przechodząc obok gabinetu pracownika Y, usłyszał jego rozmowę telefoniczną, z której wynikało, że za dwa dni przekaże on rozmówcy dane osobowe mieszkańców gminy na nośniku w zamian za odpowiednią korzyść majątkową. Nośnik danych pracownik Y schował do szuflady. Pracownik X, by nie umknęły mu szczegóły, sporządził notatkę dotyczącą przebiegu rozmowy, opisał nośnik danych oraz wskazał, gdzie został schowany. Pracownik X może dokonać zgłoszenia wewnętrznego co do naruszenia prawa, które potencjalnie może w najbliższym czasie wystąpić.

Ustawa mówi, że sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego w formie ustnej lub pisemnej. Szczegółowo ta kwestia musi być uregulowana w procedurze zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej w danej gminie. Istnieją obecnie rozbieżne stanowiska co do tego, czy wystarczy ustanowienie tylko jednej z form. W mojej ocenie zasadne jest wskazanie w procedurze obu form.

Szczególny parasol

Sygnalista uzyskuje szczególną ochronę od momentu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Ochrona ta nie jest jednak nieograniczona i zależy od intencji osoby dokonującej zgłoszenia. Warunkiem jest, by sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja, którą przekazuje, jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia, oraz że stanowi informację o naruszeniu prawa. Osoby, które dokonują zgłoszenia, wiedząc, że przekazują informacje nieprawdziwe, muszą pamiętać, że grozi im grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch (co wynika z art. 57 u.o.s.).

Przykład 2

Fałszywe oskarżenie

Pracownik urzędu gminy X, chcąc zaszkodzić pracownikowi Y, zgłosił naruszenie prawa przez pracownika Y zgodnie z procedurą zgłoszeń wewnętrznych. Faktycznie jednak już na etapie zgłoszenia pracownik X wiedział, że informacje, które przekazuje, nie są prawdziwe, co zostało ujawnione podczas podstępowania kontrolnego zgłoszenia podjętego w ramach działań następczych. Pracownik X nie uzyska ochrony, o jakiej mowa w u.o.s. W tej sytuacji wójt powinien zgłosić taką sytuację na policję.

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, które mają na celu „odegranie się” za to, że dokonał zgłoszenia. Działania odwetowe zasadniczo związane są ze stosunkiem pracy. Sygnalista jako pracownik w związku z dokonanym przez siebie zgłoszeniem nie może doświadczać ze strony pracodawcy działań, które będą miały negatywny wpływ na jego dalszą pracę i sposób traktowania go w pracy. Reguła ta co do zasady odnosi się również do sytuacji, gdy praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego.

Sygnalista, który doświadczył działań odwetowych, ma prawo domagać się odszkodowania lub zadośćuczynienia z tego tytułu.

Gmina jako podmiot wprowadzający procedurę zgłoszeń wewnętrznych zobowiązana jest także zapewnić poufność i ochronę danych osobowych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, tak by osoby do tego nieupoważnione nie miały do nich dostępu. ©℗