O kontroli urząd może powiadomić przedszkole telefonicznie

Nasze miasto dotuje kilka niepublicznych przedszkoli. W celu poprawy nadzoru nad środkami dotacji wprowadzono w uchwale dotacyjnej zapis: „o zamiarze przeprowadzenia kontroli urząd może powiadomić podmiot kontrolowany telefonicznie”. Organy prowadzące przedszkola złożyły skargę do sądu na taki sposób zawiadomienia. Czy wprowadzona regulacja jest prawidłowa?

W art. 38 ust. 1 ustawy z o finansowaniu zadań oświatowych (dalej: u.f.z.o.) postanowiono, że organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego w drodze uchwały ustala tryb udzielania i rozliczania dotacji, o których mowa w art. 15–21, art. 25, art. 26, art. 28–31a i art. 32 u.f.z.o., oraz tryb przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania, w tym zakres danych, które powinny być zawarte we wniosku o udzielenie dotacji i w rozliczeniu jej wykorzystania, termin przekazania informacji o liczbie odpowiednio dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju, uczniów, wychowanków, uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych lub słuchaczy kwalifikacyjnych kursów zawodowych, o których mowa w art. 34 ust. 2 u.f.z.o., oraz termin i sposób rozliczenia wykorzystania dotacji.

Uprawnienia rady

W orzecznictwie sądowym akcentuje się, że organ stanowiący JST w drodze uchwały ustala tryb udzielania i rozliczania dotacji, a więc organ ten uprawniony jest także do uchwalenia trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania. Tym samym można stwierdzić, że z powołanej delegacji ustawowej wynikają dla JST dwa podstawowe zadania do ustalenia w drodze uchwały, a mianowicie: tryb udzielania i rozliczania dotacji oraz tryb przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 27 stycznia 2023 r., sygn. akt I GSK 412/22). W innym wyroku NSA z 27 stycznia 2023 r. (sygn. akt I GSK 151/22) wskazano zaś, że pobieranie środków publicznych wiąże się nierozerwalnie z poddaniem się trybowi kontroli rozliczenia i wydatkowania tych środków. „Z tego względu organ stanowiący JST wykonując delegację ustawową zawartą w art. 38 ust. 1 u.f.z.o. uprawniony jest do stworzenia systemu kontroli, który będzie pozwalał na pełną weryfikację wykorzystywania przez beneficjentów dotacji. Nie jest natomiast akceptowalna sytuacja, w której jednostka ta nie miałaby możliwości, lub miałaby utrudnioną możliwość skontrolowania prawidłowości wydatkowania przyznanej dotacji” – podkreślono.

Z powyższych stanowisk sądowych należy wnioskować, że kwestia ustalenia reguł kontroli dotyczącej dotacji oświatowych jest traktowana dość elastycznie. Kładziony jest bowiem akcent na stworzenie wydajnego systemu kontroli pobrania i wykorzystania dotacji. Oczywiście takie założenie może budzić wątpliwości interpretacyjne, dlatego też każdy przypadek wymaga odrębnej i indywidualnej oceny prawnej.

Kwestia zawiadomienia

Sytuację podobną do przedstawionej w pytaniu weryfikował Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 29 września 2023 r. (sygn. akt III SA/Po 352/23). Sąd oceniał legalność „uchwały rady miejskiej w przedmiocie trybu udzielania i rozliczania oraz trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji dla niepublicznych szkół, przedszkoli, oddziałów przedszkolnych oraz innych form wychowania przedszkolnego prowadzonych przez osoby fizyczne i osoby prawne niebędące jednostkami samorządu terytorialnego”. Skarga dotyczyła m.in. punktu uchwały stanowiącego: „kontrolujący mogą zawiadomić podmiot kontrolowany o zamiarze przeprowadzenia kontroli telefonicznie”. Zdaniem skarżącego czynności kontrolne jako mające charakter czynności z zakresu administracji publicznej powinny mieć formę pisemną. Powoływał się przy tym na zasadę pisemności z art. 14 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.). Przypomnijmy zatem, że w par. 1a tego artykułu postanowiono, że sprawy należy prowadzić i załatwiać na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią. W art. 14 par. 1b k.p.a. postanowiono zaś, że sprawy mogą być załatwiane z wykorzystaniem pism generowanych automatycznie i opatrzonych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej. W przypadku pism generowanych automatycznie przepisów o konieczności opatrzenia pisma podpisem pracownika organu administracji publicznej nie stosuje się. Co więcej, w art. 14 par. 2 k.p.a. podano, że „sprawy mogą być załatwiane ustnie, telefonicznie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2020 r. poz. 344) lub za pomocą innych środków łączności, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawny nie stoi temu na przeszkodzie. Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji”.

WSA zauważył jednak, że powołany przepis k.p.a. wymaga „załatwienia sprawy w formie pisemnej”, natomiast „załatwieniem sprawy” nie jest zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli, gdyż nie rozstrzyga o prawach czy obowiązkach strony. „Niewątpliwie zaś w przypadku wątpliwości, co do tego czy telefoniczne zawiadomienie nastąpiło i jaką miało treść, organ kontrolujący będzie miał obowiązek wykazania tych okoliczności. Nie sposób zatem uznać, że tak i zapis uchwały w sposób istotny narusza prawo” – wskazał sąd.

Podsumowując: rada ma relatywną swobodę w kształtowaniu zapisów uchwały dotyczącej trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji. Zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli nie jest sprawą administracyjną i nie wymaga stosowania formy pisemnej. Organ, stosując takie rozwiązanie, powinien jednak udokumentować zawiadomienie, np. poprzez notatkę służbową. ©℗