Jak prawidłowo wyliczyć dodatek za wieloletnią pracę

Po przeprowadzeniu kontroli w urzędzie miasta regionalna izba obrachunkowa zarzuciła nam, że w 2023 r. wypłacaliśmy kilku pracownikom zaniżony dodatek za wieloletnią pracę. Uznano, że błędem było nieuwzględnienie w wyliczeniach okresu odbywania stażu. Czy rzeczywiście powinniśmy skorygować wypłaty dla pracowników?

Tak, okres odbywania stażu pracy powinien zostać uwzględniony przy obliczaniu dodatku za wieloletnią pracę dla pracownika samorządowego. Tak wynika z przepisów, a potwierdza to orzecznictwo RIO.

Składniki wynagrodzenia

Ogólne przepisy związane z wynagrodzeniem pracownika samorządowego zawarto w ustawie o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.). W art. 36 u.p.s. postanowiono, że pracownikowi samorządowemu przysługują: wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wieloletnią pracę, nagroda jubileuszowa oraz jednorazowa odprawa w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy oraz dodatkowe wynagrodzenie roczne na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Przysługują mu również inne świadczenia, w tym dodatek specjalny czy funkcyjny.

Natomiast w art. 38 u.p.s. wskazano, że dodatek za wieloletnią pracę przysługuje po pięciu latach pracy, w wysokości 5 proc. miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Dodatek ten wzrasta o 1 proc. za każdy kolejny rok pracy, aż do osiągnięcia 20 proc. miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Ponadto do okresów pracy uprawniających do dodatku za wieloletnią pracę, nagrody jubileuszowej i jednorazowej odprawy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy wlicza się wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Wydatek budżetowy

Wspomniany dodatek stanowi jeden z elementów wynagrodzenia pracowniczego, a jednocześnie wydatek budżetowy. W konsekwencji podlega tym samym ogólnym regułom co inne wydatki budżetowe. Z art. 44 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych (dalej: u.f.p.) wynika, że jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych ich rodzajów. Wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Przywołane wyżej regulacje prawne nakazują więc jednostkom sektora finansów publicznych, w tym jednostkom samorządu terytorialnego oraz jednostkom budżetowym, dokonywanie wydatków z uwzględnieniem przepisów dotyczących poszczególnych wydatków.

I tak w par. 7 rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (dalej: r.w.p.s.) postanowiono, że dodatek za wieloletnią pracę wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia:

1) począwszy od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym pracownik samorządowy nabył prawo do dodatku lub wyższej stawki dodatku, jeżeli nabycie prawa nastąpiło w ciągu miesiąca;

2) za dany miesiąc, jeżeli nabycie prawa do dodatku lub wyższej stawki dodatku nastąpiło pierwszego dnia miesiąca.

Dodatek za wieloletnią pracę przysługuje pracownikowi samorządowemu za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie, oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik samorządowy otrzymuje zasiłek z ubezpieczenia społecznego.

Pracownikowi samorządowemu, który wykonuje pracę w urzędzie lub jednostce w czasie urlopu bezpłatnego udzielonego przez pracodawcę w celu wykonywania tej pracy, okres zatrudnienia u tego pracodawcy poprzedzający dzień rozpoczęcia urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy uprawniającego do dodatku za wieloletnią pracę.

Z kolei w art. 70 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy postanowiono, że okresy pobierania zasiłku i stypendium przyznanych na podstawie art. 41 ust. 1, art. 53 ust. 6 i art. 53g ust. 1 wlicza się do okresu pracy wymaganego do nabycia lub zachowania uprawnień pracowniczych oraz okresów składkowych w rozumieniu przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

RIO potwierdza

W wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach z 17 listopada 2023 r. (znak WK.60.22.2023) stwierdzono nieprawidłowość polegającą na tym, że „W latach 2021‒2022 ustalono i wypłacono pracownikowi dodatek za wieloletnią pracę w zaniżonej wysokości łącznie o kwotę 292,40 zł, ponieważ nie wliczono do okresu pracy uprawniającego do tego dodatku okresu odbywania stażu pracy”. Jak dodano: „Nieprawidłowość narusza art. 38 ust. 1 i ust. 5 u.p.s. oraz par. 7 ust. 1 pkt 1 r.w.p.s.”. W ramach wniosku pokontrolnego nakazano, aby do okresów pracy uprawniających do dodatku za wieloletnią pracę wliczać wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeśli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, stosownie do art. 38 ust. 1 i 5 u.p.s., mając na uwadze par. 7 ust. 1 pkt 1 r.w.p.s.

W opisanej w pytaniu sytuacji urząd miasta powinien zatem odpowiednio skorygować naliczenie dodatku i wypłacić pracownikom samorządowym odpowiednie wyrównanie. ©℗