Implementacja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w sektorze finansów publicznych oznacza rewolucyjne zmiany, nie mniejsze niż te, które zaszły w związku z centralizacją rozliczeń VAT w 2017 r.

rozwiń ›

Proces ten wymaga kompleksowego podejścia, obejmującego perspektywy różnych jednostek, które mogą być zaangażowane w obieg faktury: sprzedawcy, nabywcy (którym co do zasady jest gmina czy powiat), a także wystawcy i odbiorcy faktury (którymi są jednostki wewnętrzne, np. szkoły, zakłady wodociągowo-kanalizacyjne, domy pomocy społecznej). Co istotne, wdrożenie KSeF nie sprowadza się tylko do kwestii technicznych, takich jak dostosowanie oprogramowania do nowych wymogów fakturowania elektronicznego. Jest to złożony proces organizacyjny, który wymaga ścisłej współpracy wydziałów informatycznych, organizacyjnych i prawnych, a także komórek merytorycznych oraz finansów i księgowości.

Wyzwania te nabierają większego wymiaru szczególnie w przypadku jednostek samorządu terytorialnego w większych miastach, które mają setki jednostek organizacyjnych (jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych), co wynika z wyjątkowej formy rozliczeń jako scentralizowanego podatnika VAT. Mimo że na potrzeby VAT jednostki oraz zakłady budżetowe działają jako jeden podatnik i posługują się wspólnym NIP przypisanym do gminy, to w pozostałym zakresie funkcjonują najczęściej jak odrębne jednostki, a na gruncie np. przepisów ustawy o rachunkowości są zobowiązane do prowadzenia osobnych ksiąg na potrzeby rachunkowe. Większość jednostek ma również swoje NIP nadane na potrzeby rozliczania PIT.

Jakie działania powinny zatem podjąć JST przed wprowadzeniem KSeF, jakie są problemy i jak je rozwiązać? Odpowiadamy na wybrane pytania. ©℗

O co pytają na szkoleniach

Powołanie zespołu

PROBLEM Jakie kroki powinna w pierwszej kolejności podjąć gmina, przygotowując się do wdrożenia KSeF?

ODPOWIEDŹ Przede wszystkim gmina powinna powołać zespół, który zajmie się procesem wdrożenia systemu w urzędzie, zapewni odpowiedni poziom wiedzy oraz w razie potrzeby – wsparcie zewnętrznych ekspertów (np. poprzez zorganizowanie warsztatów merytorycznych dla pracowników JST). W kolejnym kroku należy przeprowadzić analizę istniejących procedur wystawiania i odbioru faktur, a także dokonywania płatności oraz rozważyć, jak wprowadzenie KSeF wpłynie na te procedury. W tym kontekście równie ważna jest decyzja dotycząca narzędzi informatycznych, których jednostka będzie używać do komunikacji z KSeF, w szczególności:

  • czy stosowane oprogramowanie obsługujące wystawianie i odbiór faktur może być modyfikowane, albo
  • czy zewnętrzny dostawca oprogramowania zapewni niezbędne aktualizacje pozwalające na korzystanie z KSeF, a jeśli tak, to jakie będą szczegóły techniczne tego rozwiązania.

Przy analizie, jakie rozwiązanie techniczne będzie najlepsze, trzeba wziąć pod uwagę możliwość dostosowania specyficznego obiegu dokumentów w jednostce, sposobu przesyłania załączników, których nie można przesyłać w KSeF, oraz momentu, w którym jednostka będzie księgować fakturę.

Kluczowe dla JST jest rozważenie modelu wystawiania i odbioru faktur, który będzie stosowany w jednostkach organizacyjnych gminy (powiatu), w szczególności, czy jednostki te będą korzystały ze specjalnego modelu uprawnień przewidzianego dla JST. Model ten umożliwia dostęp w KSeF wyłącznie do faktur danej jednostki wewnętrznej. Istotne będzie również to, kto i w jaki sposób będzie zarządzał uprawnieniami dla jednostek organizacyjnych na poziomie gminy (powiatu).

Konieczne jest także dokonanie zmian w procedurach wewnętrznych, które będą uwzględniać obowiązki i odpowiedzialność poszczególnych osób/komórek we wszystkich jednostkach, tak aby każda jednostka odpowiadała wyłącznie za swoje faktury. W szczególności jest to wskazane, gdyby JST nie zamierzała korzystać ze specjalnych uprawnień i każda jednostka budżetowa czy zakład budżetowy miałyby dostęp do wszystkich faktur odebranych/wystawionych w KSeF dla całej gminy (powiatu). Należy pamiętać, że takie działanie może wiązać się z nieuprawnionym dostępem do danych innych jednostek organizacyjnych.

Zarządzanie dystrybucją i dostępem

PROBLEM Jak zapewnić, aby faktura wystawiona w systemie KSeF była kierowana do odpowiedniej jednostki działającej w ramach JST?

ODPOWIEDŹ Kwestia dystrybucji oraz dostępu do otrzymywanych i przesyłanych z wykorzystaniem KSeF faktur przez różne jednostki lub zakłady budżetowe wchodzące na gruncie VAT w skład JST jest z perspektywy tych podmiotów kluczowym zagadnieniem, którym trzeba zarządzić, przygotowując się do wprowadzenia KSeF. Domyślnie faktura zostanie przypisana w KSeF do nabywcy według numeru NIP, tj. do gminy/powiatu, w ramach której funkcjonują jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe, które posługują się jednym NIP.

W praktyce dla JST, która ma wiele jednostek organizacyjnych, oznaczałoby to otrzymywanie na jedno konto w KSeF znacznej liczby faktur, co do których po ich ściągnięciu z KSeF należałoby dokonać odpowiedniej identyfikacji i przypisania do właściwych jednostek organizacyjnych (urzędu miasta/gminy oraz jednostek i zakładów budżetowych).

Odpowiedzią na powyższy problem jest jednak specjalny model uprawnień przeznaczony dla JST, w ramach którego dopuszcza się nadawanie specjalnych, ograniczonych uprawnień dla jednostek organizacyjnych JST, zidentyfikowanych na podstawie ich NIP.

Model uprawnień

PROBLEM Jak skonfigurować model uprawnień JST?

ODPOWIEDŹ Przede wszystkim, aby skutecznie nadać uprawnienie dla jednostki organizacyjnej funkcjonującej w ramach JST, NIP wybranej jednostki albo zakładu budżetowego musi zostać zgłoszony na formularzu NIP-2 złożonym przez JST.

W ramach uprawnień pierwotnych JST można nadać uprawnienia dla osoby fizycznej do zarządzania jednostkami organizacyjnymi. Wydaje się wskazane, żeby taka osoba fizyczna była pracownikiem JST i następnie dla każdej z jednostek budżetowych i zakładów budżetowych nadała jednej osobie uprawnienia do nadawania i odbierania uprawnień w ramach wskazanej jednostki organizacyjnej.

Taka osoba będzie funkcjonowała jako pewnego rodzaju administrator dalszych uprawnień, który powinien mieć uprawnienia do:

  • nadawania uprawnień w ramach jednostki budżetowej,
  • wystawiania faktur, w których jednostka budżetowa występuje jako Podmiot3,
  • dostępu do faktur, w których jednostka budżetowa występuje w systemie jako Podmiot3, w tym przypadku jako dodatkowy podmiot niebędący nabywcą ani sprzedawcą.

Dane na fakturze

PROBLEM Jakie dane muszą się znaleźć na fakturze, aby trafiła ona do właściwej jednostki organizacyjnej JST?

ODPOWIEDŹ Aby dana jednostka wewnętrzna miała dostęp do swoich faktur w KSeF w modelu właściwym dla JST, wystawiający fakturę musi umieścić dane jednostki organizacyjnej wraz z jej NIP w sekcji Podmiot3 i wskazać rolę JST-odbiorca. W przeciwnym razie dostęp do faktury będzie możliwy jedynie w ramach standardowego modelu uprawnień dla osób uprawnionych bezpośrednio przez nabywcę (JST).

Choć konieczność zaadresowania faktury na właściwą jednostkę organizacyjną jest problemem, z którym JST mierzą się także dziś, to z pewnością wraz z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF konieczne będzie wprowadzenie odpowiednich procedur, aby np. już w umowach z dostawcami zapewnić podawanie w fakturach ustrukturyzowanych odpowiednich danych jednostki. Powyższe działanie jest niezwykle istotne, bowiem sekcja Podmiot3 nie jest obowiązkową częścią faktury ustrukturyzowanej, a faktura bez dodatkowych danych jednostki nie zostanie przypisana w KSeF do odpowiedniej jednostki budżetowej. Gmina jako podatnik nie ma także możliwości samodzielnego przypisania danej jednostki do faktury już wystawionej w KSeF.

Korygowanie danych

PROBLEM Czy da się skorygować fakturę, aby zawierała dane jednostki lub zakładu budżetowego w sekcji Podmiot3?

ODPOWIEDŹ Na ten moment nie istnieje możliwość korekty Podmiotu3 (w zakresie roli JST) w fakturze korygującej. Technicznie można jedynie dopisać nowy Podmiot3, ale takie działanie nie sprawi, że dopisana jednostka albo zakład budżetowy otrzymają fakturę pierwotną, której dotyczy faktura korygująca. W takim przypadku, jeśli pracownikom jednostki budżetowej nie zostaną nadane uprawnienia zapewniające dostęp z poziomu gminy, fakturę będzie musiała odnaleźć osoba mająca uprawnienia w gminie. Następnie fakturę tę trzeba będzie przekazać do właściwej jednostki drogą wewnętrzną, poza KSeF.

Poprawianie błędów

PROBLEM Jak powinna postąpić jednostka, jeśli nie zgadza się z treścią faktury otrzymanej w KSeF? Czy trzeba ją zaksięgować?

ODPOWIEDŹ Faktury przesłanej do KSeF nie można anulować, dodatkowo system uznaje ją za otrzymaną w momencie nadania jej numeru KSeF. Nie oznacza to jednak, że taka faktura musi zostać zaakceptowana i zapłacona przez odbiorcę. Tak jak obecnie istotna jest ścieżka akceptacji faktury.

Jeśli faktura zawiera błędy, to odbiorca powinien wystąpić do wystawcy faktury o jej korektę. Jeśli faktura jest całkowicie błędna (towar nie został otrzymany lub usługa nie została wykonana), to faktura nie powinna być księgowana. Natomiast w sytuacji, gdy jednostka ma jedynie częściowe zastrzeżenia do kwoty faktury, można zaksięgować fakturę pierwotną, a następnie fakturę korygującą.

Warto jednak zaznaczyć, że ujmowanie VAT naliczonego w swoich rozliczeniach jest prawem, a nie obowiązkiem podatnika. Jeśli zatem jednostka wie, że treść faktury jest błędna, może z ostrożności nie ujmować jej w swoich rozliczeniach VAT (możliwe jest późniejsze odliczenie VAT w ciągu trzech kolejnych miesięcy po otrzymaniu faktury).

Odbieranie przez jednostki budżetowe

PROBLEM Czy jednostki budżetowe niebędące podatnikiem VAT również muszą odbierać faktury z zastosowaniem KSeF?

ODPOWIEDŹ Zakładając, że dana jednostka jest scentralizowana w ramach JST, to w istocie jest ona podatnikiem VAT w ramach gminy/powiatu i powinna odbierać faktury w KSeF (konieczne będzie przesłanie takiej faktury przez gminę do jednostki poza KSeF albo nadanie jej właściwych uprawnień w modelu przewidzianym dla JST i jednoczesne zobowiązanie dostawców do ujmowania na fakturze odpowiednich danych).

Jeśli jednostka budżetowa nie jest jednostką organizacyjną podmiotu, który jest podatnikiem VAT, czyli np. jest państwową jednostką budżetową i w związku z tym nie jest podatnikiem VAT, to będzie odbierać faktury w nieco inny sposób niż podatnicy VAT.

Wystawca faktury dla takiej jednostki będzie zobowiązany zapewnić dostęp do faktury ustrukturyzowanej, poprzez:

  • podanie kodu QR umożliwiającego dostęp do tej faktury w KSeF oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury, albo
  • oznaczenie kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF, w przypadku gdy faktura jest użyta poza tym systemem (np. dostawca wysyła nabywcy wizualizację faktury w formacie PDF e-mailem). ©℗