Urzędy pytają o opóźnione e-doręczenia

Przesunięcie do 30 grudnia 2023 r. obowiązku wprowadzenia nowego systemu nie oznacza, że podmioty, które już go uruchomiły, mają czekać. A te, które cały czas nie są gotowe i liczą na kolejny nowo wyznaczony termin, mogą spać spokojnie. Nawet jeśli go nie będzie, to za opóźnienia nie przewidziano kar

Pod koniec listopada minister cyfryzacji cofnął swoją wcześniejszą decyzję w sprawie 10 grudnia 2023 r. jako terminu granicznego, w którym olbrzymia część urzędów miała obowiązkowo korzystać z systemu e-Doręczenia. Ta wiadomość może ucieszyć urzędy administracji, które do zmian nie zdążyły się przygotować. Są jednak i takie, które już system przygotowały i teraz się zastanawiają, czy powinny czekać z jego uruchomieniem. Ale to niejedyna wątpliwość, jaka się pojawia w związku z przesunięciem. Przedstawiamy odpowiedzi na wybrane pytania.

► Dlaczego minister cyfryzacji przedłużył termin obowiązku stosowania systemu e-Doręczeń tylko do 30 grudnia 2023 r.? Czy jest możliwe dalsze przesunięcie?

TAK. Od razu należy jednak zaznaczyć, że dalsze przesuwanie w czasie obowiązku stosowania systemu e-Doręczenia w podmiotach, które pierwotnie były zobowiązane do jego wdrożenia od 10 grudnia 2023 r., wymaga nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych (dalej: u.d.e.). Konstrukcja jest bowiem następująca: zgodnie z art. 155 u.d.e. termin wdrożenia e-Doręczeń w podmiotach zaliczanych do administracji rządowej oraz samorządowej ustala w drodze komunikatu minister właściwy ds. informatyzacji, mając na uwadze uwarunkowania techniczne i organizacyjne niezbędne do doręczania korespondencji zgodnie z trybami opisanymi w u.d.e. I rzeczywiście stosowny komunikat ministra cyfryzacji został wydany 29 maja 2023 r. (Dz.U. poz. 1077) i wskazywał 10 grudnia 2023 r. jako wspomniany termin obligatoryjnego stosowania e-Doręczeń w dużej części polskiej administracji. Wobec niezadowalającego stopnia przygotowania urzędów do realizacji tego obowiązku minister cyfryzacji podjął działania mające na celu modyfikację powyższej daty. W ramach upoważnienia ustawowego mógł jednak przesunąć termin maksymalnie do końca grudnia br. I tak zrobił, czego wyrazem jest komunikat z 22 listopada 2023 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 2540), w którym następuje przesunięcie terminu obowiązkowego stosowania e-Doręczeń z 10 na 30 grudnia 2023 r.

Odłożenie w czasie opisywanego obowiązku w większym zakresie nie jest możliwe z inicjatywy samego ministra, ponieważ art. 155 ust. 11 u.d.e. wskazuje, że termin określony w ministerialnym komunikacie nie może być późniejszy niż 1 stycznia 2024 r. W takiej sytuacji minister zapowiedział złożenie do Sejmu projektu ustawy nowelizującej u.d.e., aby określoną w tym akcie prawnym datę graniczną przesunąć o dodatkowy rok. Dopóki jednak proces legislacyjny nie zostanie zakończony (a na ten moment etap sejmowy nawet się nie zaczął), wiążącą datą dla obowiązku wdrożenia systemu e-Doręczenia pozostaje 30 grudnia 2023 r.

► W naszym urzędzie wdrożyliśmy już system, mając na względzie obowiązującą przez wiele miesięcy datę 10 grudnia 2023 r. jako dzień wejścia w życie obowiązku stosowania e-Doręczeń w administracji. Czy mamy obowiązek korzystać z systemu, nawet jeżeli podmioty, które nie wyrobiły się z wdrożeniem, dostały na to więcej czasu? Czy w ogóle jest wskazane jego użytkowanie, zanim więcej podmiotów będzie gotowych?

TAK . Jeżeli jednostka wdrożyła system e-Doręczenia, to ma obowiązek z niego korzystać w związku z tym, że zarówno w świetle przepisów kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.), jak i ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) jest to obecnie podstawowy tryb przekazywania korespondencji urzędowej. Jeśli więc urząd jest technicznie przygotowany do stosowania e-Doręczeń, to zgodnie z przepisami k.p.a. i o.p. ma obowiązek w pierwszej kolejności stosować system, a dopiero uzupełniająco pozostałe sposoby doręczeń.

Należy bowiem rozróżnić dwa zagadnienia. Pierwszym jest obowiązywanie przepisów umożliwiających wykorzystywanie przez podmioty publiczne usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego w celu skutecznego przekazywania do adresatów korespondencji urzędowej. Ogólną podstawą do stosowania systemu e-Doręczenia w bieżącej działalności administracji publicznej jest art. 4 u.d.e. Ponadto zarówno art. 39 par. 1 k.p.a., jak i art. 144 par. 1a o.p. statuują e-doręczenia jako podstawową metodę wysyłania korespondencji przez organy do stron i uczestników postępowań administracyjnych i podatkowych. Te przepisy już obowiązują i jeżeli dana jednostka już wdrożyła opisywany system, to może z niego korzystać w sposób, który wywołuje skutki w obrocie prawnym, a mianowicie prowadzi do skutecznego doręczenia korespondencji urzędowej.

Drugim zagadnieniem są komunikaty ministra cyfryzacji, z których wynika termin wdrożenia systemu e-Doręczenia w dużej części podmiotów publicznych. Otóż dokumenty te wskazują jedynie maksymalny graniczny termin, w którym zobowiązane jednostki mają rozpocząć stosowanie systemu. Nie wpływa to w żaden sposób na możliwość skutecznego korzystania z e-doręczeń przed datami wynikającymi z przywołanych komunikatów, tj. przed 30 grudnia 2023 r. (wcześniej: 10 grudnia 2023 r.), jeżeli dany podmiot już dostosował się do stosowania usługi.

► Jesteśmy niewielkim urzędem gminy. Nie zdążyliśmy z wdrożeniem systemu e-Doręczenia do 10 grudnia 2023 r., zapewne nie wyrobimy się również do 30 grudnia 2023 r. Potrzebujemy więcej czasu. Czy grożą nam konsekwencje z tym związane?

NIE. Od administracji publicznej wymaga się, aby przestrzegała przepisów ze szczególną starannością. Skoro więc ustawodawca zdecydował, że system e-Doręczenia ma być wdrożony w określonym terminie, to urzędy mają obowiązek doprowadzić do tego, by przepisy były realizowane. Tyle że takie sformułowania mają charakter ogólny i oczywisty. Natomiast na poziomie szczegółowych regulacji ustawodawca nie zdecydował się na ustanowienie sankcji za brak realizacji obowiązku wdrożenia, a potem stosowania e-Doręczeń. W przeciwieństwie chociażby do przepisów o ochronie danych osobowych w przypadku systemu e-Doręczenia nie znajdziemy więc przepisów, na podstawie których można nałożyć karę na organ.

Negatywnych konsekwencji próżno też szukać na gruncie przepisów prawa administracyjnego procesowego. Brak wdrożenia e-Doręczeń bynajmniej nie uniemożliwi organom skutecznego doręczania korespondencji urzędowej do stron i uczestników postępowań administracyjnych. W takiej sytuacji organy będą bowiem mogły się odwołać do wyjątku od korzystania z systemu e-Doręczenia, który został opisany w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. e u.d.e. Wskazuje on, że usługi rejestrowanego e-doręczenia oraz usługi hybrydowej nie stosuje się w przypadkach, gdy powodem są ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny. W praktyce, zasłaniając się tym wyjątkiem, organy będą mogły wysyłać korespondencję w ten sam sposób co obecnie.

Dobrą wiadomością dla osób kierujących urzędami jest także to, że wskutek braku wdrożenia systemu e-Doręczenia nie można im przypisać odpowiedzialności na gruncie finansów. – To nie kwalifikuje się jako naruszenie dyscypliny finansów publicznych – stwierdza radca prawny Marcin Nagórek. Dzieje się tak mimo tego, że jednostkowy koszt skorzystania z systemu e-Doręczenia (4,40 zł) – określony w cenniku operatora systemu, tj. Poczty Polskiej – jest co do zasady niższy, aniżeli wysyłka papierowego listu poleconego (min. 9,80 zł). Z ekonomicznego punktu widzenia korzystanie e-Doręczeń według obecnie obowiązujących cen będzie tańsze niż przesyłanie tradycyjnej korespondencji.

► Zakładamy, że będziemy gotowi ze stosowaniem e-doręczeń dopiero w pierwszych miesiącach 2024 r. Czy po 30 grudnia 2023 r. podmioty piszące do urzędu będą mogły skutecznie wyegzekwować od nas użytkowanie systemu, mimo że nie osiągniemy jeszcze odpowiedniego poziomu gotowości?

NIE. Nie ma takiego zagrożenia. Należy jednak pamiętać, że w praktyce osoby trzecie, czyli np. obywatele, w opisanej w pytaniu sytuacji mogą kierować do urzędu skargi dotyczące tego, że uniemożliwia się im porozumiewanie się z daną jednostką przy pomocy systemu e-Doręczenia. Urzędnicy będą musieli wówczas taką skargę rozpatrzyć zgodnie z zasadami opisanymi w k.p.a., niemniej w trybie skargowym obywatel nie może niczego na urzędzie wymusić. Również w przepisach odnoszących się do standardowego postępowania administracyjnego próżno szukać instrumentów, po które mogliby sięgnąć strony i uczestnicy tych postępowań, aby wyegzekwować od organu obowiązek uruchomienia komunikacji za pośrednictwem systemu e-Doręczenia. Nawet bowiem gdyby strona zażądała, aby w toczącym się postępowaniu doręczyć jej np. decyzję administracyjną przy wykorzystaniu opisywanego systemu, a organ zignorowałby to żądanie i doręczył dokument inną drogą, to nie stanowiłoby to dolegliwości dla strony na tyle istotnej, żeby wydać wobec takiego dokumentu przez organ odwoławczy decyzję kasatoryjną w trybie art. 138 par. 2 k.p.a. Najważniejsze w ocenie uchybień procesowych jest bowiem to, czy do skutecznego doręczenia w ogóle doszło, zaś forma przekazania korespondencji ma wtórne znaczenie.

► Na mocy u.d.e. znowelizowano kodeks postępowania administracyjnego w ten sposób, że dopuszczono składanie przez strony pism opatrzonych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Czy w takiej sytuacji na etapie formalnej analizy wniosku w postaci elektronicznej złożonego przez spółkę i opatrzonego wyłącznie e-pieczęcią powinniśmy uznać, że wymóg jego podpisania został spełniony?

NIE. Zgodnie z art. 63 k.p.a. podania wnosi się na piśmie, za pomocą telefaksu, ustnie do protokołu lub elektronicznie. Dokument taki powinien zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres stacjonarny (również w przypadku podań składanych w postaci elektronicznej) oraz żądanie, aby czynić także zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych. Podanie wniesione na piśmie, niezależnie od tego, czy chodzi o pismo w postaci papierowej, czy elektronicznej, powinno być podpisane przez wnoszącego.

Jeśli chodzi o wymogi co do podpisu, to kwestię ich spełnienia należy rozpatrywać również w kontekście art. 14 k.p.a. W par. 1d tego artykułu wskazano, że pisma kierowane do organów administracji publicznej podpisuje się analogicznie do zasad obowiązujących organy, które to zasady zostały wskazane w art. 14 par. 1a k.p.a. Tymczasem art. 14 ust. 1a stanowi, że pisma elektroniczne powinny być opatrzone jednym z trzech rodzajów e-podpisu, tj.: kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracyjnego.

– Przepis ten należy interpretować w ten sposób, że w k.p.a. dopuszczono możliwość opatrywania pism kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, ale tylko organu administracji publicznej. Artykuł 14 par. 1a k.p.a. należy – zgodnie z par. 1d – stosować do podmiotów zewnętrznych, które piszą do urzędu, odpowiednio, a więc nie w sposób bezrefleksyjny i w 100 proc. dosłowny, za to z uwzględnieniem przywołanego ograniczenia. A więc użycie kwalifikowanej e-pieczęci podmiotu, który nie jest organem administracji publicznej, nie zastępuje obowiązku podpisania pisma przez osobę fizyczną upoważnioną do reprezentowania tegoż podmiotu – wyjaśnia prof. Dariusz Szostek, partner w Kancelarii Prawnej Szostek_Bar i Partnerzy.

Warunek podpisania pisma przez stronę lub innego uczestnika postępowania administracyjnego, którym jest spółka, nie będzie więc spełniony, jeżeli e-dokument zostanie opatrzony wyłącznie kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną spółki. Organ administracji publicznej powinien dodatkowo wymagać, aby e-dokument był zabezpieczony e-podpisem osoby fizycznej, która pozostaje uprawniona do reprezentowania spraw spółki. Profesor Szostek podkreśla, że formułowanie wymogu użycia e-podpisu reprezentanta spółki nie zostanie uznane za nadmierny formalizm ze strony organu. – W postępowaniach podatkowych wymaga się, by reprezentanci spółki, działając w imieniu tej ostatniej, w kontaktach z organami podatkowymi mieli co najmniej podpis zaufany. Nie widzę problemu, by taki wymóg stosować również w postępowaniach administracyjnych – dodaje ekspert. Wzmacnia to zasadność przywołanego sposobu rozumienia art. 14 k.p.a. i jego relacji z art. 63 k.p.a. ©℗